檔案審核在人事檔案管理中的重要作用

郭利新

摘要：人事檔案主要負責記載個人基本信息、成長經歷、思想政治表現及工作情況，是真實反映個人歷史經歷真實性的主要載體，而開展人事檔案審核工作，能規范人事檔案管理流程，提高人事檔案管理效率，增強人事檔案管理水平。本文以人事檔案審核為切入點分析審核內容及審核原因，就提出具體的管理作用及實踐措施進行深入探究，旨在為相關管理人員積累更多的工作經驗，為推進人事檔案管理模式向規范化及體系化轉變奠定夯實基礎。

關鍵詞：人事檔案審核；人事檔案管理；作用

作為記錄個人基本信息及工作生活經歷的主要信息載體，人事檔案為人事部門全面客觀正確選拔人才提供強有力的依據，是人事部門開展工作的常用重要工具。由此可見，做好人事檔案審核工作，對于及時糾正個人檔案材料及人事檔案管理現存問題，提高人事檔案管理工作效率意義深遠作用重大[1]。其中，人事檔案指記錄個人經歷、政治面貌及品德作風等基礎情況的文件材料，具有參考、依據及憑證等作用，尤其是個人轉正定級、申報職稱及辦理養老保險等情況時必須出示個人身份、資歷及學歷等方面信息的證據，與個人工資待遇、組織關系及社會勞動保障存在著密切聯系。鑒于此，本文針對人事檔案審核在人事檔案管理中作用的研究具有重要意義。

一、人事檔案審核對人事檔案管理的重要作用

作為記錄個人基本信息及工作生活經歷的主要信息載體，人事檔案為人事部門全面客觀正確選拔人才提供強有力的依據，是人事部門開展工作的常用重要工具，與個人工資待遇、組織關系及社會勞動保障存在著密切聯系，具有參考、依據及憑證等作用，尤其是個人轉正定級、申報職稱及辦理養老保險等情況時必須出示[2]。由此可見，人事檔案對于人事檔案管理意義深遠。人事檔案屬于人事管理工作范疇，相關工作人員以保證人事檔案真實性為前提條件，必須嚴格把關人事檔案審核環節便于形成具有參考價值的人事檔案。此外，嚴格考察提拔或任用職工個人情況是否屬實，有效落實個人待遇問題。

從企業或單位角度來看，考察提拔或任用職工個人情況是人力資源管理的首要環節。認識檔案與社會保險、民生工作間存在著密切聯系，換而言之人事檔案具有歷史憑證及原始記錄雙重作用，對于提高人力資源管理效率具有不可比擬的積極作用。由此可見，審核人事檔案過程中，能糾正人事檔案歷史遺留問題，以達到提高人事檔案管理效率的目標，確保人事檔案及人事信息的真實性、規范性及完整性[3]。同時，相較于其他人力資源管理，人事檔案審核工作具有保密性及保護性等鮮明特點，客觀上提高人事檔案管理效率有助于深入開發檔案信息，增強人力資源管理組織服務質量，進一步保護檔案的安全性及完整性。

二、人事檔案審核的實踐措施

（一）及時差缺補漏

在實際審核的過程中，相關工作人員遵循實事求是的工作原則積極轉變傳統工作理念，不斷擴大人事檔案審核工作的資金投入及資源投入，將現代化信息技術與人事檔案審核工作相結合，組建具有企業特色的信息化人事檔案審核管理平臺，提高檔案審核工作效率確保檔案審核工作順利開展，針對存在歷史缺失性問題的人事檔案，及時歸檔重建做到查缺補漏積極尋找檔案原件，而無法查出原件的檔案則使用與內容性質相似的相關文件證明材料進行臨時替代，不得擅自更改缺失人事材料中任何信息，以保證缺失人事材料真實性為前提條件，為促進人事檔案審核工作水平發展奠定夯實基礎。

（二）鑒別材料性質

人事檔案主要通過原始記錄法展現個人基本情況及生活工作經歷，而保證檔案信息的真實性對于順利開展一系列人事工作，具有不可比擬的積極作用[4]。因此在實際審核的過程中，相關工作人員遵循具體問題具體分析的工作原則，積極轉變傳統工作理念，從根源上認識到人事檔案利用價值及開展人事檔案審核工作的必要性及重要性，有效鑒別人事材料的真實性，嚴格審核人事檔案中新增歸檔材料保證材料有效性及規范性，并且做好人事檔案細節審核工作，遵循相關審核標準及審核規范歷經初審及復核環節。同時，通過組織相關崗位培訓及專題講座不斷增強審核人員總體素質水平，預防人為因素所引發的審核錯誤。

總而言之，人事檔案審核對于人事檔案管理具有不可比擬的積極作用，而為了規范人事檔案管理工作流程，提高檔案管理效率，相關管理人員加大對于人事檔案審核工作力度意義重大。

三、結語

通過本文探究，認識到為了提高認識檔案管理工作效率保證其管理質量，相關工作人員必須做好人事檔案審核工作，從根源上認識到開展人事檔案審核工作的重要性及必要性，擺正自身認識采取相應的有效措施，不斷增強自身管理水平及總體素質水平，立足于實際出發、嚴格要求、保證人事檔案真實性，促使我國人事檔案審核水平不斷發展，為我國檔案管理水平可持續性發展奠定夯實基礎。