淺析檔案管理的現代化發展

王賀超　馬威

摘要：時代的發展和進步，對各行各業都提出了新的要求。在檔案管理中，我們也不能因循守舊，要做到與時俱進，促進檔案管理的現代化，以提高檔案管理工作的效率。

關鍵詞：檔案管理；現代化；計算機

隨著信息時代和網絡時代的到來，現代化的先進技術和計算機已經被廣泛應用于各個領域當中。在檔案管理中也不能落后于時代的發展，怎樣實現檔案管理的現代化是值得探究的重要問題。

一、計算機技術在檔案工作中的運用

檔案工作技術現代化的核心和關鍵是檔案管理中計算機技術的普遍運用。這是因為計算機能應用于檔案管理工作的各個方面，能帶動其他新技術的應用和發展，并能控制各種現代設備的使用，促進檔案管理工作的全面發展。從1946年出現第一臺電子數字計算機至今，計算機技術的發展已經跨越了四代。第一代是電子管計算機，機器體積大、成本高、可靠性能比較低；第二代是晶體管計算機；第三代是中、小規模集成電路計算機；第四代是大規模集成電路計算機，從1970年開始投入使用。目前，電子計算機技術已進入第五代超大規模集成電路階段。計算機軟件技術、機器系統正在不斷完善，微型計算機日益普遍，計算機的應用普及到人類社會生活的每一個領域。電子計算機具有高效率的信息處理功能，能以極快的速度讀入、存儲和輸出數據，能夠進行邏輯推理和判斷，因而在檔案管理中有著廣泛的用途和明顯的效果。它可以大大提高檔案管理工作存儲、處理、控制檔案信息的能力，并由此推動檔案工作的全面改革和發展。計算機應用于管理系統，無論管理系統的類型、規模和水平怎樣，一般都應經過下列程序，計算機檔案管理系統的設計也應按照這些程序逐項進行。

（一）計算機檔案管理系統具體課題的選擇計算機可以廣泛地運用于檔案管理系統的各個方面，而實際檔案部門一般應根據本身的具體情況（包括經費、檔案數量、檔案利用者、檔案工作人員素質等情況）決定建立怎樣的檔案計算機系統。

（二）對確定的計算機檔案管理系統進行分析在項目確定之后，應圍繞項目進行深入調查研究，主要了解與計算機檔案管理系統有關的一些情況，并進行認真分析。

（三）計算機檔案管理系統設計計算機系統設計一般包括兩個環節，應根據用戶對系統功能的要求和準備使用的計算機狀況，如機型、特點、功能等情況，確定本系統的設計原則。

（四）程序編寫在系統框圖、功能模塊和數據結構確定以后，就進入了程序編寫階段。首先應根據檔案管理系統的要求，選擇采用計算機文件管理方式，或者選擇數據庫系統管理方式。

（五）數據準備在檔案計算機管理系統中，數據的量是非常大的，需根據數據類型的要求收集有關數據，并按一定的格式整理出來，即按規定好的數據結構進行數據的讀寫。由于計算機只能識別規范的符號，所以應按檔案著錄標引規則開展這項工作。

（六）程序調試程序編完后應進行認真的調試，要對各個模塊直至整個系統準備好的數據在編好的程序上進行調試，經過不斷修改、不斷完善，最后投入正式運行。在調試過程中，原來的手工管理系統仍應同時工作，以便對程序作進一步修改和校正。

二、計算機檔案管理系統的幾種具體形式

（一）計算機檔案檢索系統檔案計算機檢索有很大的優越性，在檔案管理中最先運用計算機技術就是從檢索開始的。從20世紀80年代初，一些檔案部門就開始了檔案計算機檢索系統的試驗研制并取得豐碩成果。

（二）計算機文檔一體化管理系統文檔一體化是機關檔案工作發展的一個趨勢。計算機文檔一體化管理系統能夠集文書處理與檔案管理為一體，具有文件處理階段的登記、檢索、注辦、催辦、機要文件清退、不歸檔文件清理、檔案材料歸檔功能，檔案管理階段的收集、分類、劃定保管期限、組卷、編目、檢索、統計、編制銷毀清冊等功能。通過正規的文件著錄，利用計算機輔助著錄系統，可以較快地完成檔案文件信息的輸入，加強文書處理部門與檔案部門的聯系，提高工作效率，減少人工操作和重復勞動。

（三）計算機接待利用統計系統這個系統應具有查檔接待利用工作中各種登記管理功能，如借閱、催詢、預約、查找、利用統計等計算機自動管理；自動形成利用過程中產生的各種工作報表和統計表，可直接顯示或打印出來。同時，利用系統一般都具有利用者身份檢驗功能、多用戶系統，可供多個用戶同時使用，互不干擾。

三、檔案工作組織管理

現代化檔案工作從本質上看是一項管理工作。不僅要管理檔案，也要管理檔案機構。管理檔案人員只有運用科學的思想、方法對檔案工作進行組織管理，才能達到檔案工作的目標。現在我國常見的管理包括：經驗管理，以個人或別人成功的經驗和教訓為依據進行管理；行政管理，以法律、法令、計劃、條例、會議為依據進行管理；科學管理，以管理科學理論為指導，采用現代科學方法和手段進行管理。上述三種管理有著內在聯系，經驗管理、行政管理過程中應加強科學管理方法的運用。

第一，加強管理思想的現代化。檔案工作人員、尤其是組織領導者應根據社會發展和檔案工作的實踐，從指導思想上認識檔案管理現代化的重大意義，拋棄傳統管理中不科學、不合理的因素，代之以科學的組織管理思想。

第二，注意管理方法的科學化。積極采用現代管理方法的優秀成果，改變單純的以行政手段進行管理的做法。在管理方法中把經濟方法、行政方法、法律方法、社會心理方法、政治教育方法等有機結合起來。

第三，強化組織機制，提高組織管理效率。應根據檔案工作實際，按照科學的組織理論對檔案組織的體制、設置原則、內部機構、人員編制、運轉程序、決策過程進行有效管理，通過必要的措施和手段保證組織機構的效率，充分發揮檔案的社會、經濟效益。

第四，進一步加強檔案組織工作的標準化。通過制定檔案工作的組織標準、業務規范標準，更好地、科學地開展檔案工作，指導檔案工作順利開展。在檔案工作現代化進程中，現代化的設備、現代化的技術方法都需要具備現代化思想的人去掌握運用。就中國目前的狀況，很快在檔案工作技術裝備上全面現代化仍是比較困難的，而且即使裝備現代化了，以目前檔案干部隊伍的知識素質也不能充分發揮其作用。國內一些檔案部門的現代化裝備沒有充分發揮作用，甚至處于閑置狀況，其關鍵是人員素質的問題。所以，建設一支具有較高知識素質的檔案干部隊伍是檔案工作現代化的基本保證；沒有這樣一支隊伍，現代化就無從談起。

實現檔案管理的現代化有利于推動我國檔案管理工作的進程，推動我國檔案管理工作的規范化、精細化的進程。