文書檔案數字化管理模式研究

張鈴鈴

摘要：社會不斷發展，數字化管理方式變得越來越重要。文書檔案管理過程中需要結合實際要求做好管理和評估等工作。根據實際應用要求可知，如果不提前進行管理和實施，則勢必造成不良影響。在后續管控階段必須明確管理流程，本次研究中以文書檔案數字化現狀為基礎，對如何進行管理進行分析。

關鍵詞：文書檔案；數字化；管理模式

文書檔案的整體優勢明顯，為了滿足社會發展要求，在實施階段要了解具體內容。為了滿足社會發展要求。在整個落實過程中要做好文件整理工作。以數字化管控作為前提，需要滿足時代發展要求，在方案實施階段，可能存在很多不同類型的問題，以數字化評估作為基礎，需要做好檢索工作，明確存儲信息的類型，提升整體利用率。

一、文書檔案數字化管理的意義

（一）符合信息要求要求

在信息化管理的過程中，如何做好信息經濟調整是重點，考慮到實際文案類型和模式要求可知，在發展階段要了解具體作用類型。以文書檔案為基礎，只有采用一體化的模式，才能促進整體進步。建立數字化的模式符合實際要求，在評價過程中要滿足現有模式要求，實現整體進步。

（二）符合現代方案管理趨勢

時代不斷進步和發展，文書檔案要想發揮更大的作用，在實施階段采用數字化的模式，能保證各類信息的合理性和穩定性。現代化檔案管理過程中需要了解關鍵技術，此外在數字化管理階段，要了解網絡技術、多媒體技術和信息技術的屬性等，不斷提升工作效率，滿足經濟發展要求。

二、當前文書檔案數字化管理的現狀

檔案數字化管理是個綜合性的過程，在整個實施過程中必須明確實際要求，以數字化管理為前提，需要投入大量的人力、物力和財力資料等。受到其他因素的影響，存在不同程度的問題，如下：

（一）檔案管理形式化

根據各個部門的檔案文書要求可知，可能存在不同程度的繁瑣的現象，由于形式比較多，傳統的管理方式不能滿足檔案要求，甚至浪費時間。此外文書檔案管理占據很多空間，容易出現損壞的現象。考慮到各種問題，如何確定合適有效的解決方式是重點，需要更新觀念理念[1]。

（二）軟件技術需要更新

文書檔案管理對配套設施有嚴格的要求，管理軟件以及系統等要符合保證要求。由于不同影響因素可能存在不同類型的影響，必須了解各種類型的要求。但是在整個控制管理階段存在技術更新不足的現象，系統本身兼容性不足。以檢索管理作為基礎，文書檔案管理如果不能讀取檔案信息，則勢必造成不良影響。

（三）文檔本身不穩定

文書檔案管理對效率有一定要求，在信息管理過程中存在不同類型的問題，根據當前實際管理概況以及其他現象，如果本身管理不穩定，則勢必造成影響。管理人員素質低，對文檔管理缺少認知，導致網絡黑客惡意攻擊系統，對檔案信息安全產生威脅。

三、如何實現文書檔案的合理化管理

文書檔案的合理化管理是個全面的過程，結合實際應用要求可知，在整個管理過程中必須做好管理工作，提升應用優勢。以下對如何實現文書檔案的合理化管理進行分析。

（一）建立文書檔案數字化平臺

在文書檔案管理過程中，對技術人員的操作人員綜合能力有嚴格的要求，在整個管理過程中需要提升數字化管理效率。在數字化技術水平提升過程中，技術人員要構建科學有效的網絡系統，保證網絡的安全性和穩定性。此外技術人員需要做好文案調整工作，在現有管理方案的要求下，以技術培訓作為基礎，在評價階段需要做好溝通和指導，如何實現資源的合理化調控是關鍵，在優化管理過程中，需要提升穩定性，技術人員要做好信息資源分析工作。充分利用數字化技術，對文書檔案進行檢測后，能滿足數字化技術的應用要求[2]。

（二）完善現有管理制度

文書檔案的合理化管理是個全面的過程，相關部門需要完善制度措施，在現有管理基礎上進行。管理人員要構建信息管理制度，技術人員要靈活采用現代化數字化技術。技術人員需要積極應用現有的方案。以綜合性技術方案選擇作為前提，在階段性管理階段，掌握先進的數字化技術，進行專業性的崗位培訓，掌握文書檔案的崗位知識類型，進而提升整體工作效率。

模塊化管理是個全面的過程，在實施管理過程中結合個體化差異，進行崗位側重管理，以不同類型的信息為例，要制定合適的年度計劃、年度總結和政策文件等。在實體化管理過程中原有的紙質管理方式不符合要求，采用數字化方式后，能彌補原有文案的缺失，在保管分類階段，必須做好模塊指標掌握工作，采取合適的檢索模式，實現整體進步。

（三）進行網絡化設計

文書檔案的數字化模塊要符合案例要求，針對文書檔案的實際要求可知，在整個管理階段，必須做好共享管理。以數字化信息管理為前提，在整個操作階段，要了解各種要求，如果存在調控不合理或者信息溝通不暢等現象，都必然造成不良影響。因此在評估階段需要做好內部信息搭建工作，設立一定完善的網絡結構。以結構實施作為基礎，將其和其他系統結合在一起，實現無縫對接[3]。

在網絡化設計階段，對工作人員自身的綜合能力有一定的要求，需要發揮現有控制模式的最大化作用。工作人員要了解各類指標要求，不斷創新和落實。只有做好針對性管理，才能使其符合要求，實現實際情況和理論工作的結合，在數字化信息化技術分析過程中，深化文書檔案的管理，提升專業檔案知識[5]。

結束語

文書檔案管理是個綜合性的過程，結合實際應用要求可知，如何做好文書檔案的管理是重點，在各個階段要密切配合，發揮現有管理方式的最大化作用。根據整個管理要求可知，在數字化分析階段要了解實際模式要求，只有做好各個模塊分析工作，才能提升可行性。本次研究中從建立文書檔案數字化平臺、完善現有管理制度、進行網絡化設計等方面入手，做好數字化評估和管理，促進整體進步，實現有序化管理。

參考文獻

[1]張帆.淺析建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].現代經濟信息，2017，12（02）：444.

[2]魏巖峰.淺談建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].黑龍江科技信息，2016，01（29）：190.

[3]顧玉紅.建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].科技視界，2014，01（11）：207+355.

[4]李娟.建立文書檔案數字化管理模式的必要性[J].黑龍江科技信息，2012，01（30）：127.