醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中“加減乘除法”的有效應(yīng)用研究

沈棟

摘 要：為了提高醫(yī)院檔案管理的精細(xì)化程度，就需要有效運(yùn)用“加減乘除”法，實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的高效管理。其中“加法”“乘法”是指要提高醫(yī)院檔案管理的精確性程度，擴(kuò)大檔案管理范圍，將醫(yī)療糾紛案件等納入檔案管理中；“減法”“除法”是指要可利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)高效管理，降低檔案管理中的不穩(wěn)定因素?；诖耍疚暮?jiǎn)要分析醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，同時(shí)應(yīng)用“加減乘除法”實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化程度，以供參考。

關(guān)鍵詞：加減乘除法 醫(yī)院檔案 精細(xì)化管理

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）02（b）-0121-02

近幾年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，人均生活水平也不斷發(fā)展，健康問題逐漸成為人們關(guān)注的重點(diǎn)話題，因此對(duì)于醫(yī)院醫(yī)療水平和服務(wù)質(zhì)量的要求也不斷提高。加之，檔案管理工作在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要作用，與其他各項(xiàng)工作的開展息息相關(guān)。為此，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)該運(yùn)用“加減乘除法”進(jìn)行精細(xì)化管理，提高檔案管理工作效率，提高醫(yī)療水平和服務(wù)質(zhì)量。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

現(xiàn)階段檔案管理過程中主要存在以下兩方面的問題：其一，管理制度不合理。尤其對(duì)于中小型醫(yī)院而言，甚至缺乏醫(yī)院檔案管理的相關(guān)條例，使得醫(yī)院檔案管理工作不能順利開展，無法發(fā)揮檔案儲(chǔ)存、保管的作用，更不用提進(jìn)行科學(xué)化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。這對(duì)醫(yī)護(hù)工作者查閱往年手術(shù)檔案、資料產(chǎn)生了極大影響，降低了醫(yī)院的醫(yī)療水平。其二，管理模式比較呆板、單一。一方面醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)沒有對(duì)檔案管理工作有足夠的重視，導(dǎo)致檔案管理人員在管理檔案時(shí)工作方式比較單一、工作效率比較低，給檔案資料的管理和查閱帶來的一定影響。另一方面醫(yī)院檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)，不能使用科學(xué)有效的管理方式進(jìn)行管理。同時(shí)作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，檔案管理工作的低效，也會(huì)影響其他工作的開展[1]。

2 “加減乘除法”在醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中的應(yīng)用策略

“加減乘除法”是數(shù)學(xué)中的基本運(yùn)算方法，其應(yīng)用到醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中，有更加深刻的含義。其中“加法”是指擴(kuò)大檔案管理的范圍，不斷增加醫(yī)院有關(guān)的資料信息，不斷豐富檔案管理方式；“減法”是指采用更加先進(jìn)的管理方式，利用高科技技術(shù)從而降低管理過程中的成本投入；“乘法”是采用更加科學(xué)有效的管理方法進(jìn)行管理，從而調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，進(jìn)而提高醫(yī)院工作整體工作效率；“除法”是指將檔案管理工作中可能存在的問題和不良因素降到最低，提升檔案管理工作效率[2]。

2.1 “加法”：增加檔案管理范圍

根據(jù)我國(guó)與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)可知，檔案管理的內(nèi)容包括所有與社會(huì)發(fā)展相關(guān)的文字、圖像以及視頻信息。因此醫(yī)院在檔案管理過程中，需要將一切與本院發(fā)展以及具有社會(huì)效益和公共利益的信息進(jìn)行保存，例如醫(yī)院的獎(jiǎng)杯、證書、與醫(yī)院相關(guān)的協(xié)議、合同以及規(guī)劃等。檔案管理的方式多種多樣，一般來說有電子或者紙質(zhì)兩種形式。隨著我國(guó)醫(yī)療水平不斷發(fā)展，人們對(duì)于醫(yī)院檔案管理的要求越來越高。為此，檔案管理也應(yīng)該不斷增加管理范圍，將醫(yī)患糾紛事件也納入管理范圍內(nèi)。醫(yī)患糾紛是指醫(yī)患雙方對(duì)于治療結(jié)果產(chǎn)生糾紛的事件，或者患者認(rèn)為在治療過程中生命權(quán)等權(quán)益受到損害要求賠償?shù)氖录?。同時(shí)，檔案管理人員在記錄醫(yī)患糾紛案件時(shí)，需要將事件內(nèi)的細(xì)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，尤其對(duì)于與事件相關(guān)的相關(guān)責(zé)任人、出現(xiàn)醫(yī)患糾紛的原因以及最后的解決方式等。在對(duì)醫(yī)療糾紛事件進(jìn)行詳細(xì)記錄以及相關(guān)資料收集之后，需要由科室相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并以紙質(zhì)的形式保存下來[3]。

2.2 “乘法”：強(qiáng)化檔案管理力度

為了改變傳統(tǒng)醫(yī)院管理檔案的單一化模式，就需要強(qiáng)化對(duì)于檔案管理的力度。這就需要，首先加強(qiáng)對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，制定詳細(xì)、具有可行性的管理制度。同時(shí)要根據(jù)本院的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)，對(duì)管理內(nèi)容不斷進(jìn)行優(yōu)化補(bǔ)充。其次，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。一方面，需要提高檔案管理人員的聘用門檻，確保管理人員持證上崗；另一方面醫(yī)院方面要定期組織培訓(xùn)教育工作，確保檔案管理人員不斷豐富補(bǔ)充其自身的管理知識(shí)，并且能夠靈活運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理。同時(shí)具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的管理人員能夠確保在醫(yī)院檔案管理過程中，全方面收集各種數(shù)據(jù)和信息，進(jìn)而通過對(duì)數(shù)據(jù)的分析，為后期醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作決策提供數(shù)據(jù)支持依據(jù)。最后，可以將醫(yī)院一些重大事件的收集工作與宣傳工作結(jié)合起來，通過編纂醫(yī)院年鑒等刊物，客觀反映醫(yī)院內(nèi)各項(xiàng)先進(jìn)科研成果以及工作規(guī)劃總結(jié)等[4]。

2.3 “減法”：降低管理成本

醫(yī)院在傳統(tǒng)檔案管理過程中，主要采用紙質(zhì)化的記錄方式，一方面需要大量的人力、物力進(jìn)行記錄、編寫、歸檔，還需要足夠的空間進(jìn)行保管，需要投入大量的成本；另一方面在檔案管理過程中由于工作量比較大，因此出錯(cuò)率比較高。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)化檔案管理方式已經(jīng)不再適應(yīng)快速發(fā)展的時(shí)代需要，需要進(jìn)行改革。加之，互聯(lián)網(wǎng)科學(xué)技術(shù)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)發(fā)展比較快，數(shù)字化管理模式已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)中。因此，醫(yī)院檔案管理可以采用電子化技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)化管理，用電子文件、電子存檔的方式進(jìn)行管理。不僅能夠降低管理過程中的成本支出，而且能夠節(jié)省大量的人力、物力。據(jù)統(tǒng)計(jì)，使用電子管理模式的出錯(cuò)率約是人工管理的0.12倍[5]。

2.4 “除法”：消除安全隱患

在傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理過程中，存在比較多的安全隱患，例如火災(zāi)、潮濕、蟲咬等因素都有可能導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的損壞，除此之外，人工造成的檔案丟失、破損更會(huì)給檔案管理造成嚴(yán)重影響。因此在檔案管理過程中，不僅要加強(qiáng)對(duì)于檔案室的防火、防潮、防竊、防蟲工作，還需要制定嚴(yán)格的檔案使用準(zhǔn)則，實(shí)現(xiàn)檔案管理的精細(xì)化。此外，為了提高紙質(zhì)化檔案保管的安全系數(shù)，還需要加強(qiáng)檔案室的巡邏工作，避免由于機(jī)密檔案丟失造成的嚴(yán)重影響。最后，為了解決紙質(zhì)化檔案管理過程中的不良因素，最有效的方法就是進(jìn)行數(shù)字化管理或者數(shù)字化備份。即將與醫(yī)院相關(guān)的資料信息在進(jìn)行全面收集之后，進(jìn)行掃描、上傳、歸類、編號(hào)等電子化備份工作，再將紙質(zhì)化檔案以及電子化檔案進(jìn)行科學(xué)歸檔。在醫(yī)院職工查詢相關(guān)檔案時(shí)，僅需要輸入關(guān)鍵詞或者檔案編號(hào)，就能夠獲得相關(guān)信息，避免造成紙質(zhì)檔案的丟失危險(xiǎn)，提高查閱效率和安全系數(shù)[6]。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用“加減乘除法”，不僅提高檔案管理的科學(xué)性和精確性，擴(kuò)大了檔案管理信息收錄的范圍，凡是與醫(yī)院工作相關(guān)的信息資料，都由檔案管理部門進(jìn)行收集和整理，而且節(jié)約管理成本，“加減乘除法”打破了傳統(tǒng)檔案管理中分部門建檔案進(jìn)行管理的復(fù)雜局面，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理一體化，大幅度降低檔案管理中的經(jīng)費(fèi)支出。此外，為了充分發(fā)揮檔案信息的作用效果，還需要將醫(yī)院歷年的工作經(jīng)驗(yàn)和工作數(shù)據(jù)等信息進(jìn)行編纂，作為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)管理醫(yī)院的參考依據(jù)，從而提高檔案信息的資源利用率。

參考文獻(xiàn)

[1] 耿玲.醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中“加減乘除法”的應(yīng)用分析[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017（15）：147-148.

[2] 肖中付.精細(xì)化管理在醫(yī)院后勤管理中的應(yīng)用研究綜述[J].中國(guó)管理信息化，2017（19）：109-110.

[3] 李傳琳.精細(xì)化管理在醫(yī)院門診藥房管理中的應(yīng)用探討[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（13）：100-101.

[4] 劉珊珊.精細(xì)化管理在康復(fù)科護(hù)理管理中的應(yīng)用研究[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（9）：106-107.

[5] 劉曉麗.精細(xì)化管理在神經(jīng)內(nèi)科護(hù)理管理中的應(yīng)用研究[J].臨床醫(yī)藥文獻(xiàn)電子雜志，2017，4（38）：7505.

[6] 崔云燕.醫(yī)院檔案精細(xì)化管理研究[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（17）：167-168.