基于互聯網的房地產檔案管理思考

黃艷紅

摘 要：房地產檔案的管理是一項細致、嚴謹的工作。由于房地產檔案管理中，房地產的權屬在不斷變更，相應的房地產檔案材料也需要不斷更新，使房地產檔案管理面臨諸多問題。互聯網環境下給房地產檔案管理的問題提供解決途徑。只有依托于互聯網，才能將房地產檔案管理工作做的更好。

關鍵詞：互聯網；房地產檔案管理；應用

1.房地產檔案管理數字化遵循的原則

1.1安全性

“互聯網+”的應用雖然給房地產檔案管理工作帶來了極大的方便，在在運用數字化管理技術的時候，首先需要遵循的就是安全性的原則。由于房地產檔案往往具有極高的商業價值，這樣導致了一旦檔案信息流失將會給房地產業造成無法估量的損失。因此在實際的管理過程中，檔案管理人員需要注重對檔案信息的安全性管理，并定期的對相關的軟件進行升級，從而使得房地產檔案信息能夠得以長時間的保存。

1.2真實性

對于在房地產檔案管理過程中，在使用數字化技術的時候，還需要注重檔案信息的真實性。嚴禁相應的管理人員在實施管理的過程中篡改相應的檔案信息，并且對于檔案信息的記錄和保存需要進行嚴格地核對，以保證所儲存的檔案信息的真實可靠。

1.3簡便性

在進行檔案管理的過程中，之所以需要使用到“互聯網+”技術的應用，主要是為了方便人們更好地進行房地產檔案的管理和查閱。因此，在運用數字化技術的過程中，還需要保證檔案信息管理的簡便性。這樣當相關人員需要查閱檔案信息的時候，能夠一改以往的查閱方法，可以使其在不同的時間、不同的地點都能對所需要的檔案信息進行快速的讀取，更為重要的是還能更改以往一份檔案在同一時間只能一人讀取的缺點，最終更好地為房地產業的發展服務。

1.4可讀性

可讀性是指在對房地產檔案信息進行保存、壓縮和傳送之后，相關的使用者能夠真實準確的對所接收的檔案信息進行閱讀。可讀性的應用原則，其一是需要保證檔案信息處理之后的真實準確性，其二是對于使用者來說能夠進行仔細地閱讀。如果對于數字化技術的應用，喪失了可讀性這一特性，那么在房地產檔案管理的過程中對于“互聯網+”技術的應用將會變得徒勞無功。

2.互聯網在房地產檔案管理應用中存在的問題

2.1房地產存量檔案數字化問題

對于房地產檔案信息，人們一直使用傳統的手工信息加工方式，所耗費時間長，資料占用面積大，查找麻煩，容易損壞和變霉。這樣的處理方式因其效率低、保密性差、費時費力，一旦發生意外難以彌補。更重要的是傳統方式形成與保存的房地產檔案無法在網絡中傳輸，在“互聯網+”環境中無法使用。

2.2房地產電子文件的檔案屬性認定問題

房地產檔案是指房產管理部門在進行房地產管理活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、表冊、卡片以及聲像、電子文件等材料。盡管在房地產檔案定義中已將電子文件列人其中，但是在實踐中，每當要求提供憑證時，仍然要求提供紙質原件或復印件。網絡上可以傳輸的電子文件信息仍然不能作為憑證使用，電子文件的檔案屬性仍沒有得到確定與認可。

2.3信息標準化不統一

房地產檔案信息來源、形式、格式多樣化，程序軟件無統一，入內容也無法保持相同。雖然國家頒布了電子文件相關標準，但對于房地產檔案管理則無相應的行業標準，兼容性較差。

2.4信息安全性較低

“互聯網+，背景下房地產網絡檔案為各企業、監管部門及社會大眾提供了極大便利，然而其安全性卻令人擔憂。房地產檔案管理的硬件設備配備落后，如電源ups系統缺失、硬盤備份不及時、網絡傳輸通道紊亂、密鑰準入制度不健全等，這些都是檔案管理過程中存在的安全隱患。

2.5制度有待完善

“互聯網+”時代對房地產檔案管理更加嚴格，科學合理的制度是重要保證。很多房地產企業并沒有重視檔案管理的制度建設，導致很多制度缺失，如檔案信息安全防范制度、信息安全追責制度、檔案信息共享制度等。制度上的缺失使得檔案管理存在極大的不安全性，人的不安全行為及物的不安全狀態均沒有得到有效制約，使得檔案管理工作更加嚴峻。

2.6信息真實性與唯一性的確認問題

在“互聯網+”環境下，由于多方參與、多家使用、多頭存儲，難免出現涉及同一項目、同一人等的房地產網絡檔案信息不一致的情況，這樣就會有一個在出現這類情況時，由誰，如何判定其真實性與唯一性的問題。

3.基于互聯網的房地產檔案管理問題的解決辦法

3.1提升管理人員水平

房地產檔案管理人員水平直接影響信息準確及安全，企業要加強對相關人員的技能培訓，特別是管理技術、應急能力、安全防范及責任心等方面。有條件的企業可為相關人員提供學習平臺，與其他企業進行而對而交流，不斷汲取別人長處。房地產企業要構建年齡、知識結構合理的檔案管理人才梯隊，通過引入高素質的大學生充實管理隊伍，也可對企業自身的專業人員加強培訓，從而提高相關人員的業務素質。

3.2加快房地產檔案數字化進度

互聯網的發展是迅速的，房地產檔案管理可以借其發展趨勢完成數字化。建立電子檔案，并保持電子檔案和紙質檔案保持一致性。

3.3強化檔案資源標準監理正規體系

對于房地產檔案信息的管理工作，需要有強有力的監督管理體系，這樣能夠使得檔案信息更加的完整和標準，這樣對于數字化技術的應用才能更加得心應手。

3.4明確數字化房地產檔案的認定屬性

目前電子檔案的作用比較有限，一般不會作為有效的證明材料，缺乏法律屬性。主要是目前的證明材料還是以紙質檔案為主。隨著互聯網的發展以及人們對檔案信息調用的方便性要求越來越高，人們對電子檔案的使用范圍會越來越大。

3.5檔案數據動態化管理

房地產數據因主客觀因素時常變動不可避免，如房屋坍塌、繼承、租賃、買賣等，房地產企業要及時更新數據，以確保檔案的時效性和準確性。特別是我國基礎建設加快，街道、地名等變化較快，房地產檔案數據要實行動態化管理及時修正，避免數據遲滯性。因此，房地產各相關單位要與檔案管理部門或機構溝通保持暢通，使檔案數據動態化管理成為常態。

4.結語

互聯網是新時期多行業的創新發展的助推器，互聯網+房地產檔案也是發展是必然的趨勢。通過與互聯網結合，房地產檔案的管理會更加完善，而且能夠解更好的解決目前檔案管理中存在的各種問題。

參考文獻

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（作者單位：齊齊哈爾市不動產登記中心）