《企業檔案工作規范》解讀

第七章 企業檔案工作業務建設

三、企業文件的整理與歸檔

4.金融企業文件材料及其特點

金融企業一般分為銀行金融企業和非銀行金融企業兩大類。1993年以來，我國政府對金融體制進行了深刻的改革，實現了銀行的企業化管理。而非銀行金融企業是隨著金融市場的擴大和復雜化而出現的，種類很多，一般包括信用合作社、信托投資公司、證券公司、保險公司、財務公司、金融投資公司和租賃公司等企業形式。

由于金融企業職能的特殊性質，其業務文件主要體現出以下特點：（1）內容相對專一。雖然金融企業的業務范圍較廣，但其業務內容基本上圍繞著貨幣和信用這兩個環節而相對集中。（2）作用具有多功能性。由于金融企業特別是銀行的客戶面比較廣，與客戶的利益密切相關，這種特殊性決定了金融企業文件材料不僅是企業活動及創造信用的記錄，同時也是社會各界及自然人經濟權益的重要憑證，其作用范圍遠遠超出了金融企業本身。金融企業文件材料的這種多功能性對金融企業文件材料的管理和利用提出了更高的要求。（3）數量增長速度快。銀行各種業務及信用創造的職能和長期保存的需要，會使文件數量的增長速度相對較快。

5.流通企業文件材料及其特點

流通企業以行業為標準可以分為商業企業和服務企業；以國籍為標準還可以為內銷企業和外貿企業等。

經營管理性文件材料是商業企業文件材料的主體；各種與經營活動相關的管理類文件和財會類文件的形成量和頻率較高；由于商業企業的經營活動必須借助于一定的設施和場地開展，特別是經營規模大、數量品種多、進貨渠道廣、場內結構安排及場內外運輸和搬運業務量繁重的大型商業企業，都擁有一定規模的基建和設備文件材料；同時由于商業企業結算業務的規律性特點，其文件材料呈現出較強的時間性和項目性等特征。

服務企業一般特指兩種類型：一種是生產性服務企業，如信息咨詢、科級服務、包裝、廣告等企業；另一種是生活服務企業，如物業管理、餐飲、旅游等企業。服務企業的文件材料是以經營管理性文件為主體；形成數量相對不是很大；種類相對單一；需要永久保存的文件材料數量不多。

6.郵電通信企業文件材料及其特點

郵電通訊企業的業務范圍一般分為郵政和電信兩大專業，其生產活動不同于一般的工商企業，多數信息或郵件的傳遞過程要由兩個或兩個以上的企業合作才能完成。郵電通訊企業業務文件材料的日生產量較大，但絕大多數的保存期限卻不需很長；設備文件材料內容復雜而且存址分散；相當一部分文件材料是由多個企業共同形成。

7.農業企業文件材料及其特點

農業企業的生產活動受自然條件影響大，生產周期長，具有明顯的季節性和地區性。現代農業的發展又呈現出立體化、大農業化和外向型等趨勢。立體型農業企業在單位面積利用動植物和微生物的特征及對外界條件的不同要求，通過種植業、養殖業和加工業的有機結合，建立多個物種共棲、資源多級利用的農業生態系統，這些都決定了農業企業文件材料具有綜合性的特點。隨著全球經濟一體化趨勢的日益明顯，外向型農業企業逐漸增多，這種以國際市場為導向、以出口換匯、促進本國農業經濟發展為目標的專業化、社會化的農業生產經營體系，產生了大量經營性文件材料；與此同時，大量市場信息和金融信息等不斷地吸納到農業企業的信息系統中，他們與檔案這種內部信息互相結合，成為現代農業企業生存與發展的信息保障，外向型農業企業文件材料又呈現出情報性特點。

總之，行業特點和企業活動性質的不同，決定了不同種類的企業文件材料各有其特殊性，無論是具有共性的還是個性的企業文件材料，只要對現實和長遠具有憑證、依據或參考作用，就具有一定的保存價值，企業都應將其列入歸檔范圍，包括文字、圖表、聲像等各形式的文件材料。各企業應在緊密結合本單位各項職能活動，深入研究文件材料的來源、范圍和價值規律的基礎上，準確把握本企業文件材料特殊性，參照工業企業文件材料歸檔范圍和保管期限，科學制定本單位文件歸檔范圍和保管期限表，使改歸檔的材料不遺漏，該長久保存的不斷檔。

（未完待續）