數字檔案室建設工作的幾點思考

王鳳

隨著科技的發展，檔案信息化、數字化已經走入人們的視野。如何建設好數字檔案室是目前面臨的一個問題。下面就如何建設好數字檔案室提出幾點思考。

一、數字檔案室建設的現狀

目前數字檔案室建設仍處在發展階段，存在諸多問題。

1.缺少復合型檔案人才

目前，科技與專業知識相結合的復合型人才十分短缺，現階段的數字檔案管理人員大多數是計算機領域的人才，對檔案管理的專業知識欠缺，而很多專職的檔案人員計算機知識又相對薄弱。

2.數字檔案室建設工作目標意識不明確

有些部門沒有真正理解檔案數字化真正的意義，只是為了完成上級任務而去建數字檔案室，導致數字檔案室建設完成后并沒有真正起到其應有的作用，最后成為“擺設”。

3.數字檔案室建設水平不均衡

電子檔案伴隨信息化發展而產生，數字檔案室建設受電子政務、信息化環境、經濟條件以及領導的重視程度等因素的影響比較大。一是開展數字檔案室建設的主觀意識不強，再加之領導重視程度不夠就會導致數字檔案室建設發展速度緩慢。二是在不同地區不同行業內，由于辦公網絡環境不統一，技術不過不硬，就會加大對電子檔案的集中控制的難度。三是電子檔案管理系統缺少統一標準指導，導致內部組織及管理方式無法適應新的業務流程，造成前端管理不可控，后端歸檔功能缺失，進而影響到電子文件及電子檔案全程管理的各個環節。

二、數字檔案室建設需注意的幾個方面

1.強調數字檔案室建設的重要性

數字檔案室建設對于各行各業的發展都有著許多現實意義，但是有些部門對數字檔案室建設還不夠重視，還未充分意識到數字檔案室發展的重要性。所以應從源頭抓起，一是領導要重視，把數字檔案室建設滲透信息化目標建設當中落實到位，數字檔案室建設才有發展的可能。二是成立數字檔案室建設領導辦公室，統籌規劃和組織協調本地區數字檔案室建設工作，研究制定相關政策，審定相關制度規范，為數字檔案室建設創造條件，掃清障礙。三是加大宣傳力度，可以在官網上設立數字檔案室建設版塊，宣傳、普及國家政策，播報數字檔案室建設進程以及成功的建設案例。

2.完善數字檔案室建設工作管理體系

隨著檔案數字化建設工作的全面推進，各級檔案行政管理部門不能只局限于對傳統檔案的收集、接收、整理、保管、利用等環節的指導、監督，而應將其工作的職能延伸到對各部門檔案數字化建設的引導上來，使檔案工作管理體系構架通過網絡進行直接連接，讓管理結構更加標準和緊密。另外，檔案數字化建設中檔案部門的職責、管理對象、信息移交時限、信息的利用職權和信息的發布等也應根據實際工作需要，逐步上升為法律法規內容，從而保障數字檔案室建設工作的順利開展。

3.組建數字檔案室建設工作研究咨詢機構

數字檔案室建設工作中新技術的研究、推廣和應用工作是檔案信息化技術含量能否站在時代前列的關鍵。檔案部門可以在實際工作中捕捉到的檔案數字化建設新動向或帶有共性問題的新課題，如果都交由每個檔案部門去自行研究解決，不僅人力物力資源將造成重復浪費，而且會由于其他諸多因素的局限影響到問題解決的質量。組建數字檔案室建設工作研究咨詢機構能更加集中精力為在數字檔案室建設過程中遇到的重點和難點問題提供技術咨詢服務，這樣不僅可以加速以點到面的推進速度，還可以減少建設中的隨意性和盲目性。

4.加強與信息管理部門的聯合將檔案數字化建設納入社會數字化規劃中去

通過檔案數字化建設來實現各行業信息資源集成是今后信息資源實現共享的一種備選方案。檔案部門通過檔案數字化建設工作實現和信息化工作主管部門的聯合，在信息化的發展規劃和政策措施框架內運行，實現 “數字檔案信息資源庫”建設對“國家信息資源庫”的支持作用，達到能效雙贏的目的。這樣既可以借助信息部門已開發建設的信息網絡平臺，又利于貫徹國家有關檔案信息產業技術標準，盡快實現對傳統檔案信息管理對象的升級改造。

5.豐富數字檔案采集途徑，實現檔案信息價值利用最大化

要實現數字檔案信息的最大化利用，一是保證數字檔案的生成環境和生成的質量，這是實現檔案信息價值利用最大化的基礎。二是規范檔案室接收數字化檔案的渠道，保證各類信息傳送的通暢。三是要對各類異構數據庫檔案信息進行遷移和集成，管好、做好、做大檔案信息資源庫的規模。四是選擇適宜發布的網絡平臺。基于以上四點才能在更高的層面上、更廣的空間中、更多的領域里將數字檔案室建設工作做大做強。

6.提高檔案管理人員的綜合素質

檔案復合型人才是實現數字檔案室建設的關鍵。傳統的檔案工作思維已跟不上時代發展的步伐，新時代的檔案工作者必須是具有足夠的計算機操作能力、檔案管理能力和信息技術應用能力的高素質、多技能的復合型人才。而針對復合型檔案人才的培養，首先加強人才隊伍建設，開展各種學習、調研、交流活動，采用“走出去，請進來”等方式鼓勵檔案工作人員學習檔案管理的經驗和方法，提高檔案工作人員對數字檔案室建設相關知識理論的理解和實際工作技能的提高。

數字檔案室建設工作任重道遠，在某些方面還不太成熟和完善，需要從建設、使用、管理中不斷總結經驗，逐步形成建設與應用的一套理論，走出一條實踐--理論--實踐--新理論的科學建設之路，只有理論與實踐并進，才能推動數字檔案室建設工作的穩步向前發展。

（作者單位：滄州市審計局）