淺談當前人事檔案管理工作面臨的問題及應對

辛燕

人事檔案工作是個人職稱評定、職位晉升、表彰獎勵和責任追究的重要依據，也是一個單位記錄發展變革、工作開展的有力證據。良好的人事檔案管理可以為今后的工作提供寶貴經驗。將人事檔案工作做到細致入微，更能激發單位廣大干部職工的工作積極性，促進公平公正工作環境的形成，保障單位工作穩步推進。

一、現階段人事檔案管理工作存在的問題及原因

（一）對人事檔案管理工作重視程度不夠

人事檔案管理工作因其繁瑣、復雜的工作特點，管理起來費時費力，尤其是工作任務重、人員信息多的單位，往往很難做出成效。相對于單位的主要業務，人事檔案管理工作難以引起領導和職工們的重視，這將導致很多不利后果，形成惡性循環。一方面，干部職工在填寫信息時不嚴謹，消極應付。檔案內時間、期間沖突，邏輯關系混亂等現象時有發生。增加了檔案管理中核對、審查、認定等原本可以省略的工作量。另一方面，干部職工檔案上交不及時，造成歸檔拖拉、檔案不完整等問題，久而久之，各類問題疊加，使得人事檔案管理工作愈加困難復雜。

（二）人事檔案管理工作缺乏有序制度

一是每個單位對材料填寫內容要求不同。例如職工檔案中的“三齡一歷”的填寫，有大量前后依據不一致的問題存在。陰陽歷、推算工齡與實際工齡、全日制學歷與在職學歷等常被混淆。二是檔案材料填寫格式不同。各單位所做的表格模塊，在名稱、排版上有較大出入，在涉及不同單位間較多檔案變動時，針對本質相同的材料要花費更多精力去分類歸檔。三是檔案管理未形成閉環式管理程序。材料的提報、初審、復審、保密性審查、存檔等工作需要環環相扣，責任壓實到人，在日常工作中缺乏有序制度和監督，落實往往不到位。

（三）人事檔案管理設施不完善

檔案管理設備的應用，體現在檔案的查閱和檔案保管兩個方面。檔案管理工作的復雜，多來自于檔案資料數量巨大，隨著工作的推進和人員的變化，檔案資料呈現出激增的趨勢，而現代化的信息設備缺失，只依靠人力去完成資料存檔、查閱等工作，不利于提升工作的精確度和工作效率，造成人力資源的浪費。因長期以來的技術問題，現如今的檔案還多為紙質版資料，紙質檔案的保管對環境提出了更高要求，防潮、防蟲、防火等需求，繼續高科技設備來滿足。

（四）人事檔案管理人員綜合素質有待提高

一是檔案管理工作的人員構成老齡化。檔案管理工作枯燥、進步空間小，難以受到年輕人青睞。人員構成老齡化中，普遍存在人員學歷不高、所學專業不對口等問題，不能做到專人專管。二是繼續教育后續動力不足。由于人員構成的客觀存在，管理人員多憑借多年經驗開展工作，沒有踏踏實實進行繼續教育，面對科技飛速發展的時代，掌握計算機、數字化設備的能力不足，不能滿足工作需求。三是工作積極性不高。檔案管理工作長期不受單位領導重視，有過于費時費力不見成效，會使得工作人員積極性受到打擊，甚至出現消極怠工、推脫責任等現象，對待工作的責任心下降。

二、對提高人事檔案管理工作質效的幾點建議

（一）加強引導，提升重視程度

一是多項領導溝通、匯報檔案管理工作進度和工作重點難點，讓領導了解并更加深刻地了解檔案管理工作的重要性。形成自上而下的有力工作支撐，從而推動檔案管理工作良好發展。二是增加宣傳渠道。通過通知公告、宣傳欄、宣講會等多種形式，宣傳檔案對個人及單位工作的重要性，號召大家積極配合檔案管理工作，以案例通報等形式，提醒廣大干部職工重視檔案歸檔、整理、和按流程查詢等方面的工作。

（二）梳理流程，形成規范制度

一是填寫標準。從更高層面制定統一的書寫規范，將最大限度降低檔案出錯率，對老舊檔案的審查也應盡快統一口徑，減少因制度變更而增減的檔案整理次數。二是理順檔案管理思路，盡快根據單位發展戰略制定檔案管理信息化總體規劃。結合近期與遠期單位檔案工作，形成流程化工作制度，促進單位工作有序開展。三是建立檔案管理工作的監督制度。不論是對檔案的填報還是檔案的日常管理，多組織“回頭看”，查擺問題，及時發現檔案管理工作中存在的隱患。

（三）做好調研，完善人事檔案室設備

對于紙質版檔案，根據檔案室具體情況，設置防盜、監控、干濕器等設備，保證珍貴的紙質版材料完整。對于現代資料，多應用電子信息化設備，通過掃描等錄入系統，保留電子版和紙質版兩套材料，既有原件可供核對，又有電子版方便查詢。對檔案的查詢需要運用到先進軟件，將檔案形成電子版書本化管理，通過姓名、身份證號等可快速找到本人檔案，實現觸摸屏翻閱等高科技查檔方式。

（四）狠抓教育，提高從業人員綜合素質

檔案管理工作的逐步精細化，對檔案管理人員的綜合素質要求越來越高，在繼續教育中要多增加人事審批、工資薪金、學歷學制、黨建管理、獎懲和晉升等各項制度的專項教學和計算機等多媒體運用的課程。針對工作積極性不高、責任心不強等現象，除了增加考評機制外，必要的黨性教育不可缺少，通過三會一課等方式增強檔案管理人員的擔當奉獻精神和使命感，從而更好的完成工作任務。積極吸收新鮮血液，招收對口專業的畢業生，用專業的人做專業的事，既能讓人才學有所用，又能激發檔案管理工作新的活力。

（作者單位：山東省日照市公路管理局）