新形勢下創新水利工程檔案管理的途徑

王輝

一、水利工程檔案管理中所存在的主要問題

（一）對于檔案管理工作沒有足夠的重視

一般情況下，在水利部門中都會設有檔案的存放室，也就是我們所說的檔案室。但是，目前在部分地區還存在著相關領導對于檔案的管理不夠重視，也就導致了檔案室的設立成了擺設，在檔案管理人員的安排上，也只是隨意的安排或者是尋找兼職人員來管理檔案工作，這些非專業的工作人員非但沒有檔案管理的專業知識，甚至不能熟練使用計算機及相關設備。如果是從水利部門抽調的人員，至少還有水利工作的相關背景知識，但如果主管部門單單為了節約用人成本而找來一些并非水利專業出身的編外人員或兼職工作者，將會給水利檔案管理的工作雪上加霜。這也就導致對深入推進現代新形勢下所要求的檔案管理信息化工作形成了阻礙，也就沒有辦法將檔案管理的相關政策實地落實下去。

（二）缺少有效的管理制度

目前，在很多檔案管理部門都沒有做到在工作中因地制宜，根據部門自身的實際情況，制定出一套適用于本單位的可實施性強的檔案管理方法，要么照搬照抄其他的管理體系，要么根本沒有成系統的管理規程。也缺乏一套成型的能夠涵蓋收集、保存檔案內容的管理機制，使得檔案管理制度沒有核心支撐，成為了一具空殼。雖然部分工作單位針對如何高效的進行檔案管理制定了相關的管理制度，但是卻沒有完善的監督管理方法，不受監督的制度同樣是無法發揮有效作用的。在工作人員管理方面，也沒有形成行之有效的激勵政策，也不能給他們一個明確的未來發展方向。這會造成檔案的管理工作者無法看到自己這個崗位的發展前途和光明前景，所以容易滋生負面情緒，對工作的態度有所松懈，責任心也不復從前，這會直接影響到檔案管理工作的效果。

（三）檔案管理者的專業素質不足

一般情況下為將更多人員安排在人員需求量較大的位置，在各單位的檔案管理處都盡可能地削減人數，水利工程單位也不例外。所以在水利工程的檔案管理處的工作人員少之又少，通常是抽調其他部門的人員去兼管檔案的管理工作，甚至不會對沒有檔案管理專業知識的人員進行培訓，這會造成檔案管理因缺乏科學的排列而混亂不成體系，從而對后續的查找、審閱以及研究工作增加難度。比如，工作人員未能將某個工程中的每一個實施階段的記錄檔案歸類整理，檔案存放也沒有清晰的思路及標識，那么時間久了，工作人員不能準確記憶每一份資料的放置位置，要快速且準確的找到該工程記錄檔案的某個階段記錄，就會成為難于上青天的任務，屆時，勞心傷力。另外，兼管檔案管理的人員因為有其他工作在身，常常感到無暇分身，這時就會萌生將“不太重要”的檔案管理工作暫且擱置的想法，導致該項工作效率低下。

在過去檔案管理的工作之中，檔案的記錄一般都是以紙為載體，所以要管理的一般都是紙質文件，隨著時間的推移，還有保存環境中各種不利因素對紙質的破壞，或者是突發事件導致檔案容易損壞或者丟失。隨著科學技術的發展，電子計算機已在各行各業得到廣泛應用，我們已經進入了信息化管理時代，將信息化引入檔案管理工作本能夠大大提高檔案的保存效果及工作效率，但是由于檔案管理者自身對于信息化管理認知不足，也缺乏與時俱進的工作思想，囿于傳統不愿嘗試新方法，或者是對于計算機的應用不夠熟練，而導致高效便捷的信息化管理檔案遲遲不能夠落實。

二、水利工程檔案的創新管理途徑

（一）實行統一化領導，分等級制管理

要想做好水利工程的檔案管理，就要了解水利工程項目建設的具體工作流程和管理體系。考慮到水利工程項目實踐工作中的多方合作問題，應該倡議所有參與了項目建設的單位，都由分管的領導帶領參與管理檔案的記錄整理工作，建設“一把抓”的責任機制，由專人對水利工程建設的檔案管理工作進行監管。然后在本人管轄的參建單位內部，對檔案實行分級化管理，每一級的工作總結和問題都要和上一級的專人對接，具體負責檔案的人員要確保檔案的記錄完善和保存完整，能夠做到出現問題可以直接找到其負責人，共同為檔案的質量和完整性擔負起責任。

（二）建立完善的檔案管理制度

完善的管理制度是檔案的管理工作中舉足輕重的要素，如果缺乏完善的檔案管理制度，那么難免會出現檔案丟失的問題，要么是因為安放系統不完善，管理人員自身找不到某檔案的存放處所，要么是沒有完整嚴謹的借還記錄，借出查閱過后沒有按時歸還或者檔案有損壞沒有及時發現等問題。所以在檔案的管理體系中一定要設置完善的管理制度。比如，針對需要借閱的檔案設計專門的借閱登記表，以免出現借閱者不按期歸還或者歸還后管理人員未及時發現損壞，之后找不到責任人的現象發生；還要考慮要求檔案管理者每天對檔案的相關工作做出總結并將其歸納到個人工作表現的考核當中，這又要求監管者提早做好考核標準的預案，并設置獎勵和懲罰相關措施。

（三）提高管理者的專業技能和素質

在如何提高管理者自身的專業技能和素質方面，首先監管部門應該針對提高檔案管理者專業技能，經常性不定時的組織技能學習及培訓，并對培訓學習成果進行考核。其次，在學習及培訓過后仍然遲遲無法提升自己的管理技能與實踐水平者，上級部門可以考慮將其調崗或者做其他安排，對于通過學習培訓后不僅提升自身技能還能夠舉一反三的并落實到工作中的工作人員要予以一定的獎勵。再次，建立獎懲分明的激勵機制。為了提高工作者的工作積極性，促進工作者主動去尋求專業化的技能學習，可以按照該機制定期組織考核并評選出不但工作表現優異，而且能夠對當前工作中存在的問題予以指出和提供有效建議者，監督部門可考慮予以物質獎勵與精神表彰。最后，應設立并完善淘汰與晉升機制，及時篩除不能稱職的尸位素餐者，給認真負責且業務能力強者進一步的發展空間。

結語：水利工程體系中，檔案管理是整個水利建設工程的重中之重，在社會高速發展的推動之下，研究新形勢下的檔案管理專業化操作已經是迫在眉睫，該怎樣做好檔案的管理工作并有效的提升，是現如今相關領導和檔案管理者應首要考慮的問題，結合自身的管理經驗，改革管理方法已經是現如今檔案管理工作的首要前提。筆者就此提出一些建議，誠摯希望能夠為水利工程檔案管理事業的發展提供一些思路。

（作者單位：河北省南運河河務管理處）