如何做好新時期檔案館保密工作

黃小冊

一、做好新時期檔案館保密工作的必要性和緊迫性

檔案館是國家檔案事業的主體，是集中保管黨和國家各類檔案的基地。檔案館保存了黨和國家各級機關、社會組織以及不少民間團體和個人活動的各類歷史記錄，其秘密包括國家秘密、商業秘密、個人隱私等，涉及國防、外交、邊界爭議、民族團結、科技經濟情報、人身安全、民事外事糾紛、個人聲譽權益等。憲法規定：保守國家秘密是每個公民應盡的義務。做好保密工作是檔案館的重要職責，嚴格保守國家秘密是檔案館工作人員的法定責任；忠實保守商業秘密、個人隱私是檔案館的義務，也是對檔案人員的職業和道德要求。保守黨和國家秘密，是對黨和國家的安全和利益的護；保守商業秘密、個人隱私則是對經濟秩序和社會穩定的維護。

目前我國共有各級各類檔案館4000多個，其中縣市區檔案館占三分之二。對于做好保密工作方面，在新時期眾多的檔案館特別是縣市區檔案館面臨兩方面問題：一方面是大部分縣市區檔案館普遍領導重視不夠、資金緊張、館庫簡陋、專業人員少，保密思想認識不高、教育不到位、制度不健全、落實不力；另一方面是新時期檔案大量增加、種類更加豐富、解密劃控更加復雜、檔案信息化全面開展，使得檔案保密工作的環節和范圍增加，因此保密安全隱患也在增加。因此，做好檔案館特別是區縣檔案館的保密工作具有重要的意義。

二、如何界定檔案保密范圍

做好檔案館的保密工作，首先要明確檔案館保密工作的對象——需要保密的檔案是指哪些。筆者認為沒有向社會開放的所有檔案，針對不同的人群，都有其保密范圍，如案件檔案、企業財務數據、個人婚姻、病歷檔案，單位的領導會議記錄都并無密級，但對其他人和單位來說，顯然都是需要保密的。所以，檔案保密是相對的，對不同的群體，應保密的檔案的范圍是不同的，不應將保密檔案的范圍僅僅局限于有密級的檔案，應該針對不同的群體，確定檔案保密的范圍，當然，也不能將檔案的保密范圍隨意擴大，而不正確地限制檔案的利用，妨礙檔案作用的發揮。另外，檔案的秘密性是有時效的，一成不變地看待檔案的秘密性，和隨意擴大開放利用范圍一樣都是錯誤的。因此，檔案館的保密工作不但要做好有密級檔案的保密，而且也要做好未開放檔案的保密工作。

三、如何做好檔案館檔案保密工作

（一）思想重視，教育到位，制度完善

如前所述，保密工作關系黨和國家的安全和利益，關系民族團結、社會穩定，關系企業興衰、個人隱私等，保密工作非常重要，因此，檔案館人員首先思想上要高度重視，要有政治責任感、使命感、要有事業心，要樹立強烈的保密意識，認真學習并嚴格遵守保密法律和規定，學習保密工作的規律與技巧，針對檔案工作的各個環節，建立完善有力的保密制度，以制度做保障，堵塞漏洞。在具體操作中要嚴格遵守制度，謹小慎微，確保萬無一失，做到對黨和國家負責，對社會和人民恪盡職守。

（二）做好檔案管理各環節的保密工作

檔案管理過程中的諸個環節構成了檔案館的工作，做好檔案管理各個環節的保密工作是做好檔案館保密工作的前提。

1.做好檔案整理環節的保密工作。檔案整理時檔案暴露于開放的環境中，給檔案保密造成許多不確定因素，主要體現在四個方面：一是整理場所選擇不當容易泄密，檔案整理時檔案需要全面鋪開，文件鋪滿整理桌面，件件畢現，無關人員來回走動，一覽無遺，容易泄密。涉密文件易與非密文件混淆丟失。對此，在檔案的整理過程中應該注意檔案排放場所的保密管理和對接觸檔案人員的控制，檔案整理應與辦公分開，有獨立的場所，無關人員不能擅自進入，待整理的檔案按立檔單位分門別類有序排放，整理好的檔案隨即入柜上架。二是目前許多單位因人手少或覺得整理檔案煩瑣辛苦而將檔案都委托檔案事務公司或檔案整理個體戶整理。整個單位的整年整批的檔案都被檔案事務公司或個人帶離辦公場所，檔案的去向和會被哪些人接觸不能確定、無法控制，存在泄密甚至丟失的很大可能性。對這種情況，有效的方法是將涉密文件分選出，由本單位人員整理。但這種方法，檔案無法統一整理，分類編目存在銜接難等問題。因此，加強對檔案事務公司和檔案整理人的管理顯得重要而緊迫。首先、委托整理檔案應該根據有關檔案事務公司資質的規定，選擇資質強、信譽好的公司整理檔案，對個體戶要選擇可靠的、固定的、信譽好的、有長期整理檔案經歷的整理人。其次。應對檔案事務公司和檔案整理人進行保密教育，與之簽訂保密協議，進行剛性約束。三是在檔案整理中區分出的不歸檔檔案，在處理時易發生泄密。許多人習慣認為不需歸檔的檔案就不重要，可以隨便亂扔亂放。實際上不歸檔的檔案不一定就不涉密。因此，對不歸檔檔案，要按規定進行銷毀，以防泄密。四是整理過程中要注意對密級的著錄標識，即在歸檔文件目錄的密級欄目中著錄密級，以便于在檔案管理的其他環節和信息化建設中對密級文件的識別與管理。

2.檔案保管是檔案館做好保密工作的重要環節。如何做好檔案保管過程中的保密工作呢？首先檔案的保管場所要符合安全規定，配備應有的硬件設施，符合保密要求，如保管場所應與辦公區、整理區、閱覽區等檔案館其他功能區分開，獨立設置，門窗要符合防盜要求，安裝防盜網，最好能布裝防盜監控自動報警系統。其次保管場所的進出、檔案的調閱進出要有健全的制度，并執行有力，禁止無關人員擅自進出保管區，隨便翻閱檔案。嚴格管理檔案保管場所，是維護檔案實體安全的基本保障。

3.利用環節是檔案館保密工作的重點和難點。

檔案利用是檔案管理各環節中最易出現泄密問題的一環，檔案的利用包括查閱、外借、展覽、編研出版、發布、引用等，檔案利用涉及三個因素，即檔案利用者、所利用檔案、所利用檔案內容的擴散范圍。因此，防止檔案利用泄密的關鍵是對這三個因素進行控制。當然，控制檔案利用并不是消極地限制檔案利用。檔案的目的在于利用，在于傳遞檔案信息，而保密的目的是控制信息的傳遞擴散，這既是一對矛盾，但也是一個統一體。矛盾在于要做到保密就必須控制利用，保密使檔案的利用受到限制，而利用則提高了檔案泄密的風險。統一之處在于利用和保密的目的都在于正確發揮檔案的作用，以有益于國家和人民。

哪些人可利用哪些檔案，哪些檔案可由哪些人利用？正確的做法是按照國家檔案局《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的規定》（國檔發[1991]28號），根據檔案利用者的性質、身份，分級確定利用者的利用權限，提供不同密級、不同范圍的檔案，反之亦然，不同密級，不同范圍的檔案也只能由具有相應權限的利用者才能利用。已開放的檔案，根據《檔案法》規定，中華人民共和國公民持有效身分證明就可以利用。利用涉密檔案，要嚴格控制利用，利用者要符合《保密法》的規定條件，經過涉密檔案單位領導批準才能查閱。對在保密期限內不需要繼續保密的，則根據《保密法》第16條規定：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時解密。”待解密后方能提供利用。對到期的涉密檔案，由原定密級機關、單位及時解密。目前檔案館的涉密文件，不少已到期，但由于存在單位協調、收集統計變更等不少工作量，基本未進行及時解密，對檔案的利用造成了一定的影響。對于未開放的檔案，只能在各自特定的范圍內提供利用，如館藏案件檔案只能由形成案件的司法或紀檢監察機關查閱利用；館藏企業檔案，只能由該企業批準或授權，才能提供利用；個人隱私檔案如婚姻檔案、病歷檔案只能由本人或受本人委托利用；人事檔案只能由組織人事部門查閱利用。哪些檔案可在哪些范圍內公開？根據《檔案法》規定，除了已開放的檔案，所有涉密檔案和限制利用的檔案不能以展覽、公布、出版發行等形式向全社會公開。限制利用的非密檔案如果要公開，必須征得原檔案形成單位和當事人的允許。

檔案利用具體操作時，還應注意做好以下保密工作：一是做好傳統案卷檔案的提供利用工作。傳統的文件整理按卷進行整理，按件整理近幾年才開始推廣，因此，目前檔案館保存的檔案絕大部分是以卷為單位整理保管的，在提供案卷檔案利用時，易將同卷中其他涉密檔案內容泄露，因此，提供含涉密文件的整卷檔案供利用者查閱時，應將與所查檔案無關的涉密文件采取密封等措施防止泄密。對各立檔單位新形成的文件提倡采用新的以件為單位的整理方法進行整理，這樣才能從根本上解決涉密檔案與非密檔案的文件之間存在的混卷問題，防止文件混卷在檔案提供利用中造成檔案機密擴散。二是在檔案利用過程中做好對利用者和檔案的監督管理。在提供檔案利用時，根據不同的利用對象和利用目的，有針對地對利用者進行監督管理，防止撕頁或涂改檔案。最好在閱覽室安裝攝像監視器。對一些不愛護檔案的利用者，及時提醒。檔案借閱歸還后，即時仔細檢查歸還的檔案，以便及時發現問題進行處理，挽回損失，保證安全。三是加強檔案館的業務建設，提高檔案檢索和調卷的準確率，盡量減少將無關的案卷讓利用者翻閱，造成利用者誤閱而增加檔案泄密的幾率。

（三）做好檔案信息化建設中的檔案保密工作

目前檔案信息化工作在許多地方已經啟動，作為一項新的工作，還有許多問題值得我們討論和思考，但檔案信息化首先要保證檔案數據安全和保密安全。主要措施有：

1.將保密納入信息化建設的設計規劃中，制定保密方案。在信息化開始之前就將檔案的保密考慮詳盡，避免走回頭路，浪費人力財力和時間。

2.要注意選擇檔案信息化硬件設施。硬件設施的安全性是能難以在短時間內發現的，它可能在未來不可預期的某個時候出現。有個事例可以說明不應輕視對硬件的選擇。我國目前個人和普通單位的辦公電腦的CPU都是西方國家研發生產的，其保密安全性不能被完全信賴。為了確保安全，我國最敏感最保密的部門和工作，一般都采用國產CPU的計算機，不直接采用這些非國產的CPU電腦。因此，選擇硬件設施要選擇資質強、信譽好，有權威部門認證的大廠家的產品，以防設計和品質上的有意無意的缺陷造成安全隱患。

3.要注意選擇檔案系統軟件。目前各類檔案系統管理軟件不少，表面上似乎都功能齊全，但要深入了解，仔細檢查，真正安全實用的不多。選擇檔案系統軟件要選擇經過國家保密部門或信息產業部門保密資質認定，符合檔案行業規范和標準的軟件。在設計上必須符合保密要求，有足夠的安全措施，如防入侵、防破壞、防篡改，防數據丟失，防災恢復、備份等措施。四是做好電子文件的保密工作。電子檔案易復制、易傳播、易修改，有效性難以確認和維護。做好檔案館電子文件的保密管理主要要做好兩點，不在非保密網上收發涉密文件，不復制、轉發涉密文件。目前檔案館電子文件數量并不多，大部分的電子文件是由文書人員收發產生，尚未進館，因此電子文件的保密管理重點要前移到檔案室，前移到文書人員，對文書人員進行定期保密和檔案教育，規范管理。

4.在與軟件開發商的合作和與數字化中介服務組織的合作中發揮主導作用。在檔案實體數字化外包中，為了確保檔案信息安全，檔案館要“通過事前明確項目合作的相關義務和權利，事中第三方檢測機構介入，事后強化檔案信息的有效性、完整性和可持續性”等措施，加強對項目的管理，警惕相關工作被企業所把持。這就需要堅持檔案局的主導作用。一是明確合作。在簽署檔案信息系統的開發合作協議時，就事先明確項目實施需要達到的效果以及成果的交接等核心事項，把向業主移交合格的應用軟件以及相對應的源代碼納入項目合作協議。二是加強監督。檔案局館主動引入第三方檢測機構對應用軟件是否達到委托要求、源代碼是否與軟件對應等進行檢測，通過全程監督后將檢測結果作為項目驗收的依據。三是加強管理。原始電子檔案管理的重要性是不言而喻的，可通過多重及異地備份，加強對電子檔案的管理。

5.做好檔案信息網絡安全設置和管理。對未公開的檔案，其電子目錄和原文所在電腦必須與互聯網進行物理隔離。其所采用的網絡，要采用與互聯網物理隔離的專用內部網絡，對進入專用內部網的人進行權限管理，不同權限的人只能查閱相應權限的檔案。

6.做好檔案實體數字化過程各環節的保密工作。檔案工作，安全第一。在檔案實體數字化中海滄區檔案局館主要采取了以下安全措施：①落實數據安全管理制度，確保數字化數據信息的安全。封堵電腦信息輸出接口，加強對掃描人員監控管理，禁止攜帶拷貝介質與手機入場，檔案數據及時備份，杜絕數據損毀和泄密情況。掃描、著錄、檢查、案卷復原等，工作分區合理有序，工作規程和要求上墻。操作人員熟練認真，全部戴手套穿工作服，滅火器和監控探頭等設施裝備齊全。②做好檔案的交接登記和監控記錄，記錄每一卷檔案的流轉軌跡、使每一卷檔案在每一個環節中都有跡可查，確保檔案實體的安全。嚴格執行檔案出入庫登記制度，確保出庫檔案數字化完畢后的齊全完整入庫歸位。③對已破損的檔案重新修補裝訂，對已損壞的檔案盒及時更換，重新填寫封面和脊背。④數字化成果上網及共享利用應嚴格按規定審批。許多經過數字化的檔案，缺乏細致認真的鑒定，上網共享會帶來一些問題，所以在建設數字檔案館的同時，要從物理安全、信息資源安全和安全保密管理幾方面著手，做好數據遷移、備份、恢復；計算機病毒防治；身份鑒別；訪問控制；信息加密；信息完整性校驗等多方面工作，把好安全問題的關。

（作者單位 ： 廈門市第二醫院）