新時期社保檔案管理中的不足點及改進措施分析

王艷芝

摘 要：隨著科技的不斷發展進步，當今社會已經進入信息時代，在這樣的時代背景下，社保檔案管理工作也進入新的階段。社保檔案管理作為保障我國人力資源能夠正常運行的工作，其功能性受到社會各界的重視。然而，在目前我國社保檔案管理工作中還存在著不足，需要實施改進措施，提高社保檔案管理工作的質量。在本文中，筆者將結合自身在人社局中檔案管理工作經驗，對新時期社保檔案管理工作中的不足提出改進措施，希望能夠為此項工作提供有價值的參考。

關鍵詞：新時期社保檔案管理；管理不足；改進措施

社會保障是為我國人民提供基礎生活保障，促使國家穩定發展的重要基礎，是讓我國達到“國泰民安”狀態的前提條件。隨著我國經濟水平呈上漲趨勢，人們的物質水平富足的同時，對社保的關注程度越來越高。對于我國社保檔案管理來說，將會面臨更大的挑戰。在新時期的發展下，想要社會穩定發展，必須要確保社保業務的有效性，因此，社會保障局需要制定科學合理的檔案管理制度并且做到不斷完善、認真施行是非常有必要的[1]。

1 社保檔案管理的意義

對于社會保障工作來說，社保檔案管理是保障投保人權益、實現社保信息共享、將社保檔案信息利用率提高必要環節。在我國檔案資源系統中，社保檔案是非常重要的組成部分。而社保檔案管理工作的效率，不僅可以凸顯工作人員的工作態度，同時也可以顯現出管理層人員的管理水平，因此，積極發展社會保險檔案工作是新時期的必然要求。對此，作為社保檔案管理的工作人員，首先應該提高自己的思想認識，在日常工作中，對其管理應當嚴格按照規章制度操作，加強工作人員的工作能力，使其認識到社保工作的重要性，讓我國社保檔案管理工作能夠規范進行[2]。

2 新時期檔案管理的必然性

2.1 加強社保改革工作的深化程度。社會保障工作需要順應時代的發展做出相應改變，對于社保檔案工作來說，完成的信息記錄是基本要求，丟失原始資料會讓社保工作停滯不前，無法繼續進行，因此，想要保障社保工作有效開展并順利進行，首先要建立完善的管理體系，加強對檔案的管理工作。在過去的很長一段時間內，檔案是以紙張為載體，有非常大的局限性。隨著科學進步的不斷發展，為社保工作帶來新的形式，對此，完善檔案信息是必要前提。

2.2 更有利于社保業務的開展。檔案中通常會記錄著大量的信息，一旦出現丟失現象，無法辦理社保業務，然而，由于社保工作本身具有繁雜性，不僅形式復雜，同時具有大量的信息。此外，隨著各單位人事變動，各被保人的投保單位也會隨之變動，這些在檔案信息中都有著詳細的記載，人才從原有單位流動到新的用人單位，其檔案資料會發生部分變化，而社保的繳納是在雙方共同協商下完成的，對檔案進行有效管理，是為了防止因各單位人事變動導致基金繳納混亂的情況，也是為了能夠讓社保工作持續穩定發展。就社保本身來說，已經擁有非常完善的制度，加強檔案管理能夠讓社保業務更好的開展[3]。

2.3 對提升工作人員的專業素質和專業技能非常有利。嚴格加強對檔案的管理，需要管理層認真落實管理制度，檔案管理人員認真執行，在為需求者提供服務時可以做到規范、高效。管理人員需要定期對檔案內的資料進行檢查并在其中發現檔案管理工作中存在的問題，有針對性的制定出改善方案。如果放置不理，只會讓檔案管理不嚴格的情況愈發嚴重，影響社會服務性，需求者的問題無法得到有效解決。因此，加強對檔案管理，改善其中不足點，讓社保工作的開展得到有力保障。

3 新時期下社保檔案管理中存在的不足

3.1 檔案管理重視程度不足。如今人們對于社保的重視程度越來越高，經調查結果顯示，我國投保人的數量每年都有增長，使得社保檔案數量越來越多。但是，檔案管理人員并沒有對此加以重視，沒有充分認識到檔案管理的重要性，就當前的社保檔案管理制度來說，略顯落后，在一些較為偏遠的地區，由于管理者本身的思想認識不足，再加上經濟條件較差，甚至出現沒有引進先進的設施、缺乏專業人員、資金投入不足的現象，嚴重制約社保工作的發展。

3.2 對社保檔案的管理水平不足。信息時代下，計算機和網絡已經廣泛應用于各個行業。然而，在我國只有少部分社保檔案管理機構實現檔案信息化，建立電子檔案。就整個社保管理體系來說，由于相關工作人員缺乏相關的技術，對此項工作產生嚴重制約，多數檔案還是以紙張為載體，電子檔案數量非常少，其功能無法得到充分發揮[4]。這就造成檔案管理工作雖然投入大量人力、物力、資金，但是卻沒有得到應有的效果，工作效率低且成本較高，降低檔案管理工作的整體質量。另外，由于大多數檔案管理人員年紀較大，很多處于退休邊緣，缺乏創新意識，對社保檔案管理工作模式較為傳統，是造成社保檔案形式落后的最主要原因。

3.3 缺乏完善的社保檔案管理制度。雖然我國近幾年出臺很多關于社保檔案管理的相關制度，但是其中對材料的收集、整理等相關內容并沒有做出嚴格規定，總之，目前我國還沒有具備統一性、規范性的社保檔案管理制度，造成對于社保檔案的管理存在地方性，制度的不健全造成檔案歸納不及時、不合理，分類不明確，不能形成良好的工作秩序，影響整個社保機制的運行[5]。

4 新時期社保答案管理工作的改進措施分析

4.1 加強對社保工作的認識程度。構建完善的社保檔案管理制度，需要從提高根本思想認識開始。為了能夠解決因資金短缺、庫房緊張的問題，首先應當加強對工作人員數量、資金投入，保障物資、人資豐富，才能夠建設標準化的社保檔案管理機制。與此同時，社保機構的管理人員、工作人員需要提高自己的思想認識，要明白新時期的社會檔案管理具有著重要意義，在實際行動中做到深切落實，做到讓社保檔案管理工作能夠與時俱進。為了保證檔案的完整性，防止受到外界因素的破壞或丟失，需要人為構造安全的檔案存儲環境，比如：在檔案室中配備除濕防塵設備，在檔案室中禁止吸煙，防止發生火災，進入檔案室的人員必須由檔案管理人員陪同，并簽字，進入之后需要禁止飲食、飲水，防止出現人為破壞現象等等。

4.2 社保檔案管理必須規范化。為了能夠制定出符合實際情況的、具有統一性的檔案管理制度，檔案管理機構需要對各地的情況進行深入了解分析，制度科學合理的社保檔案管理制度，在制度中需要將檔案管理工作人員的責任、庫房管理規章制度、檔案室設備、社保檔案的內容涉及范圍、建立電子檔案等明確列出，并制定出相應的制度。對于推動社保檔案管理規范化建設，是非常有效的方式[6]。

4.3 建立電子信息檔案實現檔案信息共享性。傳統的紙質社保檔案存在一定局限性，比如：在同一段時間內，只能提供給一個人使用。在新時代的要求下，需要檔案資源社會化，提高其共享性，更好的服務給有需求的人。社保機構需要積極建設信息化檔案，建立電子信息檔案，在保證數據庫豐富性、準確性的同時做好分類，添加檢索條目，需求者通過在條目中輸入自己需要的檔案信息，檢索出具體檔案。另外，電子檔案雖然方便快捷，開展各個部門的管理工作、日常工作更為順利，但是也存在著一定的風險，比如：數據丟失、損壞等等，因此，完善病案信息管理的安全系統是非常重要的。對此，工作人員需要對電子檔案進行備份，一旦出現因意外情況造成信息丟失、損壞的現象，可以及時有效的恢復，較少損失。

4.4 提高檔案管理人員的專業素養。檔案管理人員作為檔案管理工作的具體實施者，其自身的專業素養直接影響檔案管理工作質量。新時期對檔案管理工作人員提出新的要求，為了能夠提高工作人員的專業素養，可以從幾個方面入手：首先，定期對檔案管理人員進行培訓，讓其從思想認識上提高，學習先進的管理經驗，提高自身的管理水平；其次，加強對管理人員的技術培養，讓全體社保檔案管理人員能夠掌握熟練的計算機技術，對此，各社保機構可以為管理人員提供對外交流學習的機會，通過借鑒、學習其他人員的管理經驗，提高自身的專業素養。最后，各社保機構可以請一些管理專家，對其進行指導，以座談會的形式，展開討論交流活動，提出日常工作中遇到的問題，讓專家幫助分析解決，打造順應時代發展、促進新時期社保檔案管理工作的管理團隊[7]。

5 結束語

為了保障我國人民的個體利益，社會保障機構需要積極制定出完善的檔案管理制度并嚴格執行，而檔案管理人員需要提高自身的思想認識，不斷增強自身的管理素養，重視檔案管理工作，并做到能夠確保此項工作的順利開展進行，為促進我國社會穩定發展盡自己最大努力。

參考文獻

[1]張偉.新時期社會保障局檔案管理探究[J].辦公室業務，2015（17）：54-54.

[2]魯艷麗.論新形勢下社保業務檔案工作規范化建設[J].辦公室業務，2017（5）：103.

[3]胡金亮， 饒惠.新時期社保檔案管理中的不足點及改進措施[J].中國高新技術企業（中旬刊），2016（8）：191-191，192.

[4]張藝菲.新時期優化社保檔案管理工作的路徑分析[J].赤子，2017（14）：136.

[5]王淑敏.如何做好新形勢下社會保險檔案的管理工作[J].企業改革與管理，2016（6）：29-29，30.

[6]張華為.新時期加強社保檔案管理的幾點思考[J].城建檔案，2016（2）：49-50.

[7]孫元勛.優化社保檔案管理的新思路、新方法[J].辦公室業務，2016（9）：127-127.