加強事業單位檔案信息化建設工作的探討

杜元

摘 要：隨著信息技術在各行各業中的廣泛應用，事業單位檔案工作也加快了信息化建設的進程，并取得了一定的成效。但在具體實踐過程中，還存在一些不足之處，因此需要積極采取有效的措施來加強事業單位信息化建設的進程，進一步提升檔案工作的職能。文中分析了事業單位檔案信息化建設的標準， 并進一步對加強事業單位檔案信息化建設的途徑進行了具體的闡述。

關鍵詞：事業單位；檔案；信息化建設；重要性；途徑

在當前信息化時代，信息技術的應用，有效的提高了各行業工作和生產的效率。信息技術的廣泛應用也對事業單位檔案管理工作提出了更高的要求。當前事業單位需要對信息化建設對檔案工作產生的積極作用進行重點關注，積極推動檔案信息化建設的進程，實現檔案資源的安全保存和合理利用，進一步提高事業單位檔案管理的信息化水平。

1 事業單位檔案信息化建設標準

1.1 檔案信息數字化、網絡化管理

在開展檔案信息化建設過程中，需要以檔案信息數字化和網絡化作為基本標準和前提條件。檔案部門需要通過對歷史進行掃描、加工和處理，實現紙質檔案向數字化的轉換，為檔案信息化管理的實現提供良好的條件。在新的檔案形成過程中，還要及時對電子檔案進行收集整理和歸檔，確保電子檔案的安全和完整。在對電子檔案保存過程中，還需要對相同版本的紙質文件進行歸檔保存，實現紙質檔案與電子檔案的共存。

1.2 檔案信息接收、傳遞、存儲、利用一體化管理

在檔案信息化建設過程中，需要實現檔案信息的接收、傳遞、存儲和利用的一體化管理，因此對檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員要具備自身專業知識和技能的基礎上來，還要能夠熟悉對計算機進行操作，及時完成電子文件的接收、傳遞和存儲，同時通過運用網絡，實現檔案信息資源的有效共享。

1.3 檔案信息歸檔雙軌制，高度共享

在今后較長的一段時間內，電子檔案與紙質檔案會保存共存的狀態，二者在檔案信息化建設過程中都具有不可或缺性。由于紙質檔案具有較強的原始性特點，其法律作用和憑證作用會延續較長的時間。當前電子檔案的法律地位還沒有得到認可，無法取代紙質檔案的地位，因此還要實施檔案信息歸檔雙軌制，更好的推動檔案信息資源的高度共享。

2 加強事業單位檔案信息化建設工作的途徑

2.1 不斷強化事業單位檔案信息化管理

在當前事業單位檔案信息化建設過程中，需要通過不斷強化檔案的信息化管理工作，并進一步提高檔案管理人員的綜合素質和檔案工作意識，使其能夠在實際工作中不斷充實和完善自己，加快自身知識的更新，熟練掌握相關技能。事業單位還要定期開展相應的培訓，確保檔案管理人員綜合素質的全面提升。另外，事業單位檔案管理工作中，還要建立健全評估體系和獎懲機制，以此來激勵檔案管理人員的工作積極性，更好的推動檔案信息化建設工作的有序開展，全面提高事業單位檔案信息化管理的水平。

2.2 擴充檔案信息資源，加快基礎設備建設

事業單位檔案信息化資源的豐富，在檔案管理中起著重要的作用，因此豐富檔案信息資源至關重要。在進行檔案信息化管理的過程中，管理者要充分地利用網絡自身的優勢，準確地把握住網絡的特點，利用搜索引擎功能對檔案信息進行整合、搜集，并在整合之后通過網絡的功能進行豐富完善，將及時獲取到的資源進行分享，讓每一位工作人員都可以分享到資源。同時在事業單位里檔案信息管理的設備也要不斷進行更新，所增加的設備等必須要滿足高質量、使用壽命長等基本特點。由于計算機是進行信息化管理的基礎前提，所以事業單位一定要注重計算機設備等的性能，盡量減少丟失檔案損失的發生情況。在購買設備的時候，單位要加大力度，精心挑選高質量的設備，因此要加大投資力度，用于選擇大容量、高品質的計算機設備，有了高質量、大容量的計算機設備才能進一步保證檔案管理工作。另外，對于防毒軟件的安裝也要加大力度進行管理，用于保障檔案工作的進行。

2.3 建設檔案信息網站，確保網絡安全

事業單位通過建立檔案信息網站，利用網絡的方式來進行檔案記當，并運用網頁提供檔案信息服務。網頁能夠實現在線查找，可以有效的提高檔案管理工作的效率。在實際工作中，需要建立檔案管理信息系統，并將現有檔案全部錄入到系統中，以此來實現檔案管理的信息化。檔案網絡化和信息化實現，還需要事業單位不斷完善檔案管理體系，更好的發揮出信息技術的優勢，加快對各部門的信息進行整合，從而實現檔案信息資源的有效共享。

在檔案信息化建設過程中，需要重視網絡安全建設工作。通過建立檔案數據備份和恢復機制，針對于檔案安全級別不同來設計不同的訪問權限。對于檔案信息資源的安全保密工作要高度重視，并樹立良好的安全保密意識。在實際安全管理工作中，檔案部門局域網不允許與外網連接，并在安裝防火墻和實時更新的殺毒軟件，定期對歸檔檔案信息進行備份。進一步完善檔案管理的相關辦法和規定，確保檔案信息系統的安全性、可控性和可靠性，保證檔案信息管理系統的穩定運行。

2.4 建設并使用搜索引擎

在進行事業單位檔案信息化管理工作，建立以及使用搜索引擎便于查找檔案的資源，富有便利性。而搜索引擎功能在計算機本身就存在使用，通過一些關鍵字符就可以進行信息資源搜索，大大的增加了搜索的效率，減少了一些不必要的時間，并且超前完成指定的工作。將計算機的搜索引擎合理科學地運用到內部信息系統中，將內部建立起搜索引擎，方便工作人員進行管理工作；將單位的檔案信息進行有效的管理，也可以方便領導人員進行查看了解。這充分地體現了檔案信息化管理所具的特點，讓事業單位檔案信息化管理工作得到了進一步實現，無論是檔案管理效率還是質量都得到了進一步提高。

2.5 積極引進信息化建設專業人才

事業單位若想全面推行檔案管理工作的信息化建設，還應積極引入專業的信息化人才，以此實現可持續穩定發展，與此同時，也更加有助于信息化網絡平臺的搭建，進一步提升該建設工作的安全性、簡便性和高效性。在信息化平臺建設過程中，應完善的落實好測試工作，在確保其無任何失誤和漏洞之后才能開始正式使用。通過專業信息化建設人才的引入，可確保整個操作流程的合理性和規范性，達到改善和優化工作效果的目的，更加有利于信息化檔案管理平臺自身優勢和作用的充分發揮。

3 結束語

由于事業單位檔案管理工作能夠為事業單位發展提供重要的信息支持，因此在當前信息化環境下，需要將信息技術與檔案工作有效結合，加快推動事業單位檔案信息化的進程，實現事業單位檔案工作的信息化、數字化和網絡化發展，為檔案信息資源的開發利用打下堅實的基礎，更好的促進事業單位的健康、持續發展。

參考文獻

[1]孫冬云.新時期檔案管理信息化的對策研究[J].信息技術，2011，（12）.

[2]張瑩.創新檔案管理理念實現檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2013，（8）.

[3]莊培忠.淺談事業單位檔案管理信息化的途徑[J].科技資訊，2012，（15）.