檔案管理現代化的現狀與對策

摘 要：隨著當前信息化技術和網絡技術的高速發展，我國的檔案管理的水平也得到了很大的提升。我國當前的檔案管理水平整體上達到了現代化水平。由于我國當前經濟建設和社會發展的速度過快，導致檔案管理方面提升速度過快而對一些歷史遺留問題沒有得到切實的解決，這些問題仍制約著我國檔案管理的水平。為此本文針對當前我國檔案管理方面的特點和存在的問題進行探究，著重對于檔案管理現代化中因為經驗不足等問題出現的一系列問題，并針對這些問題探究解決的舉措。希望能給相關管理人員一定的啟發，進而提高我國檔案管理水平。

關鍵詞：檔案管理；現代化；現狀；對策

1.引言

檔案、書籍、圖像等資料作為重要的文獻材料實體有著重要的存儲意義。因此完善檔案管理的方式對于我國經濟文化和社會發展有著重要的意義。當前借助于信息化技術和網絡技術，我國的檔案管理科技水平和信息化水平得以巨大的提升，檔案管理現代化具有高科技、高技術含量的特點。這大大提高了檔案管理的效率以及檔案管理質量，這使我國檔案管理人員的工作強度得到了大大的減輕，實現了檔案管理人員的精簡。[1]但是我國當前的檔案管理現代化的過程中，也存在一些問題亟待解決。首先是由于我國檔案管理現代化的技術和管理方法普及不長，導致許多涉及技術含量較高的技術，在使用過程中由于檔案管理人員自身能力不足造成檔案管理現代化工具使用不當，甚至在工作中出現一些操作錯誤，這也大大降低了檔案管理的效率，這不僅不會提升我國檔案管理的水平反而會產生一些不良的影響。為此，必須對檔案管理的技術進行科學的辨別和分析，對于存在的問題要尋找應對措施予以解決。

2.在進行檔案管理現代化中出現的問題

2.1檔案管理人員對檔案管理現代化的認識不到位

當前我國許多檔案管理部門的管理人員都處在中年，這導致許多管理人員在工作崗位上已經工作了多年時間，多年的重復工作使其對于檔案管理的傳統方式非常的熟悉，并在多年的工作中積累了一定的工作經驗，熟能生巧使得他們認為傳統的管理方式已經非常先進和完善了，因此比較排斥當前檔案管理的新技術和新方式。基層的管理人員凝固還有一些人對于當前檔案管理新技術認識不足，且存在誤解。同樣對于檔案管理單位，很多管理層領導未能充分了解到檔案管理的先進技術，對于基層檔案管理人員的培訓和訓練不足，使得管理人員的工作經驗缺乏及專業知識不足，使得采用先進管理技術的工作效率還不如傳統的管理手段高。

2.2檔案管理現代化的準備不充分

我國當前許多檔案管理部門，已經開始了引進現代化的設備和技術進行文件管理，而且也開始了對相關管理人員的培訓工作。但是通過對當前國內的檔案管理工作進行探究發現，我國檔案管理現代化的相關準備工作線的不完善。在許多的檔案管理部門，雖然檔案管理人員已經使用計算機數據庫進行相應的操作，但是對于傳統的數據資料，文件數據都是寫在紙上或者保存在一些老舊的存儲設備上，導致將這些資料存儲到計算機中任務非常的龐大和繁雜。因此在此種狀態下，短時間將數據進行計算機存儲的準備十分不完善。導致沒有充分將數據庫等電子設備能力發揮出來，造成效率低下的問題。

2.3檔案管理現代化的標準不統一以及發展不平衡

由于當前我國各檔案管理部門都是自自主管理，所以在管理水平和管理技術的提升上存在差異。對于一些檔案管理的現代化設備采購上也是根據自身的發展狀況和資金狀況來決定的。由此各檔案管理部門設備采購的性能和型號差別較大。有的設備昂貴性能優異；有的設備老舊，設備落后。在這樣的狀況下，各檔案管理部門的計算機型號差別巨大，由此導致相互之間的通用性和兼容性較差，阻礙了信息之間的交流和共享。[2]這主要是由于當前我國在檔案管理方面沒有統一的檔案管理系統。再者，對于特定的檔案管理部門來講，內部檔案管理設備的使用也極不平衡，有的部門使用的計算機性能較為優良，有的部門未使用計算機設備進行檔案管理，這導致檔案管理部門無法脫離傳統檔案管理方式的的束縛。這是導致我國檔案管理部門發展極不平衡的主要原因之一。

3.如何解決檔案管理現代化中的問題

3.1對基層檔案管理人員定期培訓

在檔案管理部門引進先進的檔案管理設備后，需要對相關的檔案管理人員進行相關的培訓。培訓的主要內容有學習計算機等設備的操作流程和具體的檔案管理原理，同時使檔案管理人員充分了解到檔案管理現代化的內涵以及意義，進而提升檔案管理的專業化水平。在培訓的同時，需要給檔案管理人員一些親身實踐的機會，這些實踐活動能讓檔案理人員在實際的管理活動中明確具體的管理方法，并且在使用計算機等設備的過程中對于設備的實際操作具有充分的了解，進而保證檔案管理人員在提升自身能力的情況下，最大化的提升檔案管理的能力。同時對一些上年紀檔案管理崗位上的老員工，要多加開導，使其放開內心的糾葛，明確檔案管理中現代化設備對于檔案管理的意義。再次對于檔案管理的人員進行定期的培訓和教育，使工作人員不斷提升自身的業務能力和實際操作能力，也使的工作人員明確使用現代化設備對于檔案管理效率提升的巨大意義。同時在實際使用現代化的管理技術時，對于一些容易出現的問題要預見性的對基層管理人員提及，以做到未雨綢繆，進而避免一些在實際檔案管理中可能發生的問題。

3.2檔案管理現代化的準備工作

在對基層檔案管理人員進行培訓后，使其充分掌握檔案管理的現代化技術能力。在此之后，檔案部門需要加強檔案管理現代化的準備工作。準備工作中首先是對于檔案進行編號和注引，這是為了后期對檔案信息進行存貯以便深入加工的基礎，這作為檔案管理現代化的重要環節需要倍加重視。更是在當前檔案管理工作變得更加繁復的情況下，提升檔案管理現代化必不可少的途徑。為此在具體的檔案管理單位，管理人員和相關領導要積極引進檔案管理的設備和設施，例如一些性能優良的電腦、存儲設備、輸入設備等。同時為了提升檔案管理人員的自學能力，購置相關的檔案管理現代化有關的數據資料，以便管理人員在實際工作時遇到問題可以親自翻閱查看這些書籍，尋求解決辦法。另外，對于基層檔案管理人員來說，對于先進的管理技術一是很難完全掌握進而應用，因此檔案館或者檔案管理部門需要聘請一些技術能力過硬、經驗豐富、的專業檔案管理人員來進行帶隊或者培訓。通過帶隊培訓可以使基層檔案管理人員通過實地觀察來學習具體的操作過程，進而學習到豐富的管理知識和經驗，進而提高日常管理水平的提高。在帶教活動結束后，可以設置相關的考核手段，這樣將大大提升帶教的實際效果。

3.3檔案管理現代化統一管理

針對當前我國檔案管理部門實行的標準不一、數據交流不暢等問題。需要對檔案管理進行統一的管理。首先對檔案管理中所使用的設備及其配置參數進行統一。并保證這些設備使用的管理系統和操作系統統一，這樣可以大大提升信息和數據的交流能力。當然在進行數據過程中，要注意檔案數據的安全性，避免出現資料破壞或者被不法分子竊取的問題出現。

4.結語

綜上所述，通過在我國檔案管理工作中引進新的技術和管理方式來提升檔案管理的水平，實現我國檔案管理的現代化目標。現代化的檔案管理水平，對于提升我國檔案管理的效率和管理的質量有很大的幫助，未來我國的檔案管理水平仍要不斷提升管理水平，這對于我國經濟和社會發展有巨大的意義。

參考文獻

[1]李燕.檔案管理現代化的現狀與對策分析[J].管理觀察，2014（29）：43-44.

[2]許芳.檔案管理現代化的現狀與對策[J].信息化建設，2016（02）：350.

作者簡介

王勝紅（1975-）男，大專，山西省孝義市，職稱 ：中級，研究方向：辦公室檔案管理