試分析新時期下檔案管理現代化路徑

鐘幸妮

摘 要：近幾年來，國內信息技術得到飛速的發展，互聯網技術已經應用到人們生產生活的各個領域，在新時期下，檔案管理邁向信息化是檔案工作發展的趨勢。本文對檔案管理的信息化的必要性，分析了現階段檔案管理現代化進程中存在的問題，提出了實現檔案現代化管理的辦法，以供參考。

關鍵詞：新時期；檔案；管理

1、檔案信息化管理的必要性分析

新時期下，隨著科學技術的迅速發展，計算機技術滲透到各行各業，借助計算機技術，實現檔案的信息化有著處理迅速、存儲量大、查閱方便節省人力、減少檔案管理的成本的優點；可以隨時迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率等優勢。在進程越來越快的今天，信息技術日新月異地向前發展，并把利用計算機和網絡作為重要內容，世界各國都把信息使用放在重要位置上，事業單位的檔案工作也不例外。針對以往檔案管理模式存在的弊端，各個單位應該逐步建立信息化檔案管理體系，檔案管理真正達到信息化和自動化的目的，這對于各個單位未來的發展是十分有意義的。

2、現階段檔案管理現代化進程中存在的問題分析

2.1未建立統一的管理標準

若是要開展現代化的檔案管理，首先就要引入嚴格的標準化檔案管理操作流程，這是檔案管理現代化過程中十分重要的一部分。國內檔案管理標準是從上個世紀八十年代之后才開始慢慢制定的，通過相關主管部門那么多年的不懈努力，已經形成了初步的檔案管理標準化體系。但因為我國的國情比較特殊，在檔案管理上基本上處于一種非常疏散的管理環境。再加上檔案中含有許多較為敏感和復雜的內容，一般的企業以及政府部門都是采取檔案自行管理的方式。而各個單位內部自己制定的檔案管理標準就和現階段其他部門檔案管理標準出現了不同的地方，造成沒有辦法實現完美交接的情況出現。若是這種現象一直持續下去，無疑會對國內檔案管理現代化進程造成阻滯作用，再加上檔案管理方面的電子技術還不夠成熟，使得計算機和互聯網發揮的空間十分有限。

2.2缺少檔案管理的專業人員

就目前的情況來看，負責檔案管理的工作人員可以大致分為輔助管理人員、一般管理人員以及高級管理人員三種，在這三種管理人員當中，高級管理人員的學歷和文化水平相對較高，具有檔案管理方面較高的理論研究水平，并且實踐能力也比較強，有著出色的工作能力，能夠出色地完成檔案管理方面的工作，還可以自己制定出檔案管理的相關方案。在線也斷的檔案管理環境之中，由于計算機和互聯網等新的科學技術不斷涉入，這就要求新時期下負責檔案管理的相關人員必須應該具備的計算機基本的操作技能，就現在的情況來那可能，這種復合型人才的數量是非常少的，現階段大多數公職人員很無法很好的操作電腦系統，與此同時，因為目前檔案管理人員群體的結構非常不合理，造成檔案管理人員的整體素質偏低，這就嚴重影響了各個單位檔案管理工作的順利開展。

2.3資金投入不夠高效

現階段，國內大多數單位的檔案自動化管理系統獲得非常大進步，但是因為我國檔案管理信息化發展起步相對西方發達國家較晚，基礎設施還不夠完善，政府以及相關部門對檔案管理的政策支持和資金投入的力度相對較小，在檔案管理現代化的過程沒有穩定的資金以及配套的政策保障，使得工作難以順利開展。

3、實現高校教學檔案現代化管理的辦法

3.1建立檔案數字化長效機制

單位每年新增檔案許多，其中70%因憑證作用而需數字化掃描。為此，借助現代信息技術，建立長效機制，保證順利完成新增檔案的數字化加工。需要廣泛開展檔案工作的科技研究和創新活動，不斷提高檔案工作中的科學技術的含量，不斷引用新的信息技術運用到檔案管理中去，加快檔案的信息化建設，大力推進檔案現代化建設。各個單位要以不斷完善檔案管理系統為依托，不僅確保每一份員工檔案都能妥善保管，每一份員工檔案的去留都能完整紀錄，每一份紙質檔案都有電子數據備案，還要做到每一個檔案柜都可以明確標注。

3.2電子文件的集成歸檔

一是與檔案管理部門研究確定新版OA系統的集成歸檔模式，確保歸檔電子公文的真實、完整、有效；二是與信息技術實力雄厚的相關部門研究討論其員工材料網上歸檔的實現方式及難點問題；三是與企業宣傳部多次溝通協商，明確新聞網網站信息的集成歸檔；四是借鑒國內各個單位經驗，實施單位多個業務系統與員工相關數據庫信息的集成采集，形成檔案數據以便利用。以上有關電子文件管理上的新思路都將在新的檔案管理運行服務綜合平臺中部署實施。

3.3優化數字檔案資源

現階段，對于單位的檔案管理來說，檔案信息資源建設是實現檔案信息化管理的核心任務，是檔案信息化建設獲得實際成效的關鍵步驟，也是整個檔案工作的中重中之重。目前檔案室館藏檔案的目錄及重要的、利用率高的原文數據，其資源形式較為單一。此外，在資源利用過程中，暴露出部分數字化信息有誤、原有目錄著錄信息不便于檢索查閱、數字化原文滿足不了日益增長和變化的利用需求、數字媒體資源相對匱乏等問題。為此，單位要采取多種措施，在服務利用中不斷加以豐富和完善資源，不僅數量上保持增長，而且內容形式上趨于多樣，并建立檔案數字化長效機制。實現檔案的信息化管理不單單只是在技術上實現改變，更為重要的是在高校教學檔案管理的過程中工作人員要從管理觀念、管理方法等各個方面進行提高。

3.4加強對人才的培養

檔案現代化的過程中需要復合型人才的參與，負責檔案管理人員在做好本職工作之外還需要掌握財務管理、計算機技術以及文字編輯等的知識。因此在檔案管理現代化的過程中企業需要培養綜合素質較高的工作人員，借助不同的形式以及多種類型的措施，使參加培訓的工作人員能力可以得到大幅度的提升。現階段，相關部門對此也越來越重視，正在有計劃培養負責檔案管理的工作人員，以滿足目前檔案管理現代化的進程。

3.5加大政府投入力度。

在檔案管理現代化的過程中，政府應該幫助嘁其發展，不斷加大對與檔案管理基礎設施的投入力度，加強培養相關專業人才的力度。政府還需要做好檔案管理工作的預算，對一些重點支出的項目必須要進行詳細說明，除此之外政府還需要做好檔案保存以及檔案借閱等房間的建設以及相關配套設備設備的購買。與此同時，還需要做好檔案保存的工作，避免蟲咬霉變等情況出現，更要做好防盜、放火的工作，有條件還要在檔案室添置中央空調、安裝攝像頭等確保檔案的安全。

4 小結

目前，隨著信息技術的發展，數據存儲已經進入了大數據時代，在檔案管理的過程中也逐步使用現代化的信息技術，開展檔案信息化建設就是要充分利用現有的科學技術，為檔案管理的工作者提供檔案管理的現代化技術，為檔案資源的長時間保管提供一個存儲的基地，為檔案管理的工作者提供一個可以進行檔案信息全過程管理的網絡工作場景。除此之外檔案管理者與時俱進地轉變工作方式，適應檔案信息化建設這一新形勢的需要。

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