衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施探索

蔡露露

摘 要：檔案的記錄和保存，對于我國衛生事業的發展有十分重要的作用和意義。因此對于衛生和計劃生育局檔案的管理，必須要端正態度，做好全面的研究和分析。筆者在本文中對衛生和計劃生育局檔案管理的重要性進行了全面的研究和分析，然后對其中存在的不足進行了研究，并針對性的提出了衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施和方法，希望可以實現檔案管理水平的全面提升。

關鍵詞：衛生和計劃生育局；檔案管理；優化措施；探索

1 衛生和計劃生育局檔案管理的重要性

對于任何工作來說，都是需要進行檔案管理的，通過檔案管理，能夠確保檔案信息的準確收集和記錄，為以后的工作開展打下良好的信息基礎。另外檔案管理直接關系到人民群眾的利益，所以一定要重視檔案的管理工作，提升檔案管理工作的標準化水平。通過衛生和計劃生育局的檔案管理工作，能夠實現我國衛生事業的全面快速發展，做好信息基礎。另外檔案管理工作對于衛計部門的形象有十分重要的塑造作用，能夠提升我國衛計事業的全面合理快速發展。

2 衛生和計劃生育局檔案管理存在的不足

2.1 體系不夠健全

通過對我國衛生和計劃生育局檔案管理的情況進行分析得知，目前存在較為嚴重的體系不健全的問題，主要缺乏全面的激勵約束機制，沒有實現各個部門之間的聯動協作。沒有全面的激勵約束機制，就會導致員工的工作沒有動力，無法發揮出工資待遇的激勵效果。而且檔案管理本身就是整個單位的事情，不能夠緊緊作為檔案管理部門的工作，不進行各個部門的聯動協作，會導致整個檔案管理過程十分被動。

2.2 工作方法落后

目前的檔案管理工作，存在工作方法落后的問題。而且很多工作和方法都沒有達到較高的精細化水平。檔案管理本身屬于精細化工作，在進行日常工作操作的時候，需要確保整體的精細化，做好其中每項信息的收集和記錄。但是由于沒有較高的精細化工作要求，所以工作起來十分容易出現詳細信息的遺漏。另外很多檔案管理部門到目前還沒有事前全面的電子信息化操作模式，仍舊采用傳統的紙質化操作，導致整個操作過程十分落后，無法達到現代社會經濟發展的要求。

2.3 檔案管理人員的素質偏低

有的衛生和計劃生育局對于自身的檔案管理并沒有相應的重視，進行檔案管理的人員一般都是兼職進行工作，甚至有的身兼數職，導致整個檔案管理工作的開展十分被動。再加上很多檔案管理人員自身的工作比較繁忙，所以沒有充足的時間進行培訓，提升自身的工作水平，導致衛生和計劃生育局的檔案管理人員存在自身素質偏低的問題。一些檔案管理人員并沒有較高的檔案管理技術，而且見識較差，所以在進行檔案管理的時候，容易出現各種各樣的問題和不足，導致衛生和計劃生育局的檔案管理差強人意。另外檔案管理人員普遍認為檔案管理工作不重要，所以對此工作沒有正確的認識，并沒有正式這份工作，導致工作時沒有發揮出自身的工作熱情，無法發映出檔案管理人員的高素質。

2.4 管理設施不能滿足檔案管理的需求

從我國目前衛生和計劃生育局的檔案管理設施使用情況分析發現，很多檔案管理設備都比較老舊，無法達到現代檔案管理的要求。隨著我國社會經濟的不斷發展，很多新技術都逐漸的使用在各行各業中，而且人們對于檔案管理有了更高的要求，需要全面提升對檔案管理的設施水平。但是由于衛生和計劃生育局本身的資金規劃比較有限，而且很多地方資金相對緊張，在設施引進方面還存在一些缺口。而且檔案管理設施在更新后，也無法確保長久的使用，需要進行持續的更新，導致對衛生和計劃生育局本身的資金使用有較大的壓力。因此我國目前的陳舊設施的使用是十分正常的，但是為了進一步提升我國衛生和計劃生育局檔案管理的水平，需要實現設施的購買和提升，確保滿足檔案管理的高標準高要求。

3 衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施

3.1 完善管理體系，提高管理水平

完善管理體系，首先需要健全激勵約束機制，通過激勵約束機制，提升工作人員的自身工作積極性，做好相應的日常檔案管理工作。對于以往的工作考核管理評價制度，需要進行相應的改革和創新，確保符合目前的工作要求。另外還需要做好各個部門的聯動協作加強，制定明確的綜合檔案管理的制度，實現各個部門的全面參與，確保檔案工作的規范化和科學化管理。檔案管理是多個部門的事情，需要做好各個部門之間的全面協作，提升各個部門的協作水平，才能夠實現檔案管理工作的全面開展。

3.2 強化學習意識，提高工作水平

強化學習意識，是確保提升業務學習能力的關鍵。一名檔案管理工作人員，一定要認清自身工作的重要性。通過不斷的強化學習，提升檔案管理工作的水平，實現檔案管理工作的全面開展。另外對于一些高新技術的使用，一定要進行積極的學習和掌握，做好檔案管理的信息化水平的提升。對于電子檔案，不但要做好相應的記錄和收集，還需要降低出現被盜和篡改的概率。全面提升自身的學習意識，做好工作水平的全面提升。

3.3 提高檔案管理人員的專業素質

對于衛生和計劃生育局的檔案管理來說，其本身所包含的內容很多，而且檔案管理起來十分的繁瑣和復雜。這對于檔案管理人員的專業素質是一種考驗，作為檔案管理人員，必須要對以往檔案管理中的錯誤觀念有全面的認識，做好當檔案管理工作的正確認識。另外作為檔案管理人員，必須要進行全面的專業素質培訓，做好專業知識的學習。通過學習，更新自身的檔案管理知識，提升檔案管理水平，提高自身的專業素質，為確保檔案管理工作的快速完成打下素質基礎。

3.4 完善檔案管理的設備

檔案管理設備的完善，是從硬件方面提升檔案管理的工作水平。對于衛生和計劃生育局來說，其本身所需要建立的檔案很多，而且檔案中的內容比較多樣化，所以沒有較為良好的檔案管理設備，在進行檔案管理的時候，會出現較為嚴重的工作效率低下的問題。衛生和計劃生育局必須要全面加強檔案管理的專注度，加大設備資金的投入量，實現檔案管理設備的健全。另外國家需要更加注重對檔案管理設備的研發，研發出更加快捷穩定的檔案管理設備，實現衛生和計劃生育局檔案管理效率的全面提升。

結束語：從整體上來說，檔案管理工作在衛生和計劃生育局中有十分重要的作用，能夠發揮出檔案的重要使用效果。以往的檔案管理工作主要是進行紙質化和手工化的操作，導致整個過程比較復雜和費時。但是目前我國的衛生事業檔案管理正在朝著信息化自動化的方向發展，逐漸轉變原有的檔案掛歷思想，全面提升檔案管理經費的投入。通過完善管理體系，引進高新的檔案技術和設備，提升檔案管理人員的自身素質，真正實現衛生和計劃生育局檔案管理水平的全面穩步提升。

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