探究新形勢下人事檔案管理信息化建設

付玉環

摘 要：隨著經濟的發展，社會的進步，人事檔案管理受到了廣泛的關注。隨著互聯網和計算機技術的推廣和普及，我國企業原有的生產管理方式得到改變。作為事業單位管理中非常重要的部分，人事檔案的管理工作和單位的生存與發展有著直接關系。文章通過分析當前企事業單位人事檔案的管理工作中存在的問題，指出人事檔案管理工作對于企事業單位的重要性，并就建設人事檔案管理的信息化提出了建議。

關鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；問題；解決措施

所謂人事檔案，就是對家庭情況、工作業績和個人經歷等各方面信息的記載，可以說是一個比較完善的個人信息儲存庫，其對于企事業單位進行人才的選拔、晉級和晉升等人力資源方面的開發和管理工作有著重要作用。而面對新的時代背景以及人事制度改革的不斷深入，人事檔案的管理工作也由傳統人工手工的管理方式向著現代信息化的管理方式轉變，這種高效化的人事檔案管理方式已然成為新的研究課題。

1 建設人事檔案信息化建設的重要作用

1.1 能夠實現人事檔案信息資源的全面共享

在當前市場經濟條件下，信息資源是一種重要性資源。在一定程度上講，積極開展人事檔案信息化全面建設，能夠發揮人才價值，同時還能實現資源的共享，進而為現代化建設提供相關的服務。另外，將科學化管理運用其中，能夠給人事信息進行加密措施，進而促進人才的有效發展。

1.2 能夠對人事檔案信息進行有效查閱

以往在查閱檔案過程中，需要花費較長的時間。但當前只需運用計算機就能進行集成處理，對于復雜性數據來講，能夠在短時間內進行快速處理。不僅查閱時間較短，同時查閱程序十分簡化。相對而言，數字化能夠促使檔案查閱具有一定的便捷性。當前數字化已經取代了館藏人事資料的信息，進而給人們查閱信息提供一定的便利性，最終充分發揮了檔案的使用價值。

1.3 檔案資源能夠得到充分性利用

在新的形勢下，將計算機進行充分性利用，促使應用檔案信息資源這樣的比重逐漸提高。在人事檔案管理中，發揮了較大的作用。對于人事檔案來講，主要是為人事工作提供相關服務，將軟件進行充分性利用，能夠構建出全面化的人事檔案資源模式。這樣的管理模式，不僅能夠滿足檔案管理實際需求，同時還能促進社會的快速發展，進而為經濟建設提供相關服務。

2 當前人事檔案信息化建設面臨的現狀

2.1 缺乏足夠的重視

目前來說，許多企事業單位都沒有給予人事檔案管理工作足夠的重視，很多單位的領導還存在著“人事管理沒有效益”的錯誤觀念，因此忽略了對人事檔案管理的投入，以至于檔案管理工作的基礎薄弱，管理制度也不夠完善且形同虛設，而這一切都導致人事檔案管理的工作不能發揮其真正的作用。

2.2 缺乏專業的人才

當前我國多數的企事業單位中，進行人事檔案管理工作的人員都存在著年齡較大的問題，而且有些工作人員還是照顧性調進，這些專業素質低下、未受過專業培訓的工作人員給正常的人事檔案管理工作帶來許多阻礙。管理人員的思想陳舊，進行檔案管理還是守著老一套，不利用新技術，而懂得利用新技術的年輕工作人員卻缺少管理人事檔案的基礎原則、知識和流程。專業人才的缺乏給人事檔案的管理工作帶來了很大難度。

2.3 缺乏先進的手段

面對當前信息技術高速發展的新形勢，我國很多企事業單位在進行人事檔案的管理工作還依然墨守成規、故步自封，依靠傳統紙質檔案建立和保管的方式，即使部門配備了電腦，卻無法充分利用，沒有建立電子檔案、進行網絡查詢與檢索的意識，白白浪費了大好資源，也使得人事檔案管理的工作效率極低。

2.4 缺乏完善的制度

如同人事檔案管理的工作手段一樣，很多企業單位同樣缺乏完善的人事檔案管理制度，面對信息化的發展還是依靠過往陳舊的制度，跟不上時代的步伐。就是因為不能根據信息化發展的要求以及自身工作實際而制定出完善合理的人事檔案管理制度，以至于很多企事業的人事檔案管理工作存在著許多問題，甚至阻礙自身單位的發展。

3 人事檔案管理信息化建設的具體對策

3.1 強化認識

目前很多企事業單位不能發揮出人事檔案管理最大效益的一個重要問題就是沒有足夠的認識，因此想要成功開展檔案管理的信息化建設，就必須強化單位的認識。只有單位領導意識到人事檔案管理信息化建設的重要性，轉變傳統的觀念，才能跟上時代的步伐，依靠信息化技術來提高人事檔案管理的工作效率，促進單位管理的高效化。

3.2 積極培養全面化人事檔案管理隊伍

對于檔案管理人員來講，檔案管理信息化需要一定的業務水平。因此，作為檔案管理人員，應加強對專業知識的全面化學習，進而豐富自身的知識儲備，同時還應學習人事檔案管理相關知識，將現代化技術利用其中。促使成為對檔案管理業務具有全面了解，同時還能靈活的運用計算機的管理人員。另外，還應加強對檔案管理人員進行思想政治教育，這樣的方式，不僅能夠強化責任心，同時還能促進政治覺悟的提高。

3.3 配備設備

想要成功開展人事檔案管理的信息化建設，除了要有足夠的重視，還需要實際的“物質條件”，所以企事業必須要加大對人事檔案管理的投入，引進各種先進技術設備，同時也需要建立一套完善的網絡信息的管理系統，這是檔案進行信息化管理的一個重要的硬件設備和物質基礎，同時也是主要的信息傳輸與共享的方式。

3.4 建立制度

制度的保障對于人事檔案管理信息化的建設有著非常重要的作用，正是由于相關管理制度的缺失，才導致現階段人事檔案管理工作中存在著許多問題。所以企事業單位必須要結合當前信息化時代的背景特點以及自身單位檔案管理工作的實際來制定出一套科學合理的規章制度，以保證工作人員在進行檔案管理工作時能有據可依、有章可循，從而促進檔案管理工作的制度化和規范化，最終發揮出檔案管理的真正效益。

4 新形勢下人事檔案管理信息化建設的意義

4.1 有助于查閱人事檔案管理的相關信息

傳統紙質的人事檔案在查閱時通常要花費很多時間，但是信息化條件下的人事檔案管理工作卻不再如此。通過計算機對各種信息進行集成處理，能夠簡化各種復雜數據，而在電子化和數字化的條件支撐下，對檔案進行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質檔案，在網絡上進行檢索，信息能在最快時間內被查閱出來，極大地發揮出了檔案的使用價值。

4.2 有助于共享人事檔案管理的信息資源

信息化時代的背景之下，信息資源已然成為現代市場經濟的條件下的一種重要的戰略資源，加強信息化的關聯效應，利用不同信息交叉管理的應用，能夠創造出各種商機，因此對人事檔案的管理進行信息化的建設也是促進企事業發展的一個重要途徑，加密人事信息，推動人才的建設發展，不僅能夠發揮出人才的最大價值，而且通過信息資源的共享也能更好地服務現代化建設。

5 結語

總而言之，人事檔案管理工作在實際開展中，進行信息化建設，能夠促進人事信息管理水平的提高，還能提升人才信息社會服務質量。就整體而言，人事檔案信息化建設是復雜性任務，在新的形勢下，應對檔案管理人員進行全面培訓，將現代信息技術利用其中，進而對人事檔案進行信息化管理，不僅能夠促進人員綜合素質的提高，同時還能促進檔案管理水平的提升。

參考文獻

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