ERP環境下DF公司庫存管理內部控制研究

王成 韓笑

[摘 要] 目前，ERP系統以其自身高度信息化、一體化的優點，在企業管理內部控制中得到廣泛應用。以DF糖業有限公司為研究對象，由于該公司的庫存數量大、種類多，因此在庫存管理內部控制方面易出現問題，如組織結構設置不合理，庫存目標制定不規范，系統數據風險防范缺失，收購結算系統與ERP系統無法數據共享，倉儲人員缺乏監管制度等。為了優化庫存，降低生產成本，提升控制能力，增強市場競爭力，公司應營造良好的內部控制環境，運用MRP模塊制定物料需求計劃及基于抵消規則的MTO-MTS混合模式產品需求計劃，強化系統數據風險管控，加強對倉儲部門的監管。進而實現DF公司庫存管理從人為操作控制向系統控制的轉變。

[關鍵詞] 內部控制；庫存管理；ERP

[中圖分類號] F253 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009-6043（2018）05-0018-03

一、引言

內部控制對于企業至關重要，現今企業也越來越重視企業內部控制的發展，ERP系統的問世代表了在企業資源管控方面的巨大進步，它實現了從人為操作控制向系統控制的轉變。國內學者，近年來開始重視ERP系統對內部控制的影響，曹磊等（2016）研究了ERP與企業內部控制關系，通過分析ERP環境下企業內部控制的要求，針對內控環境、風險識別等問題提出了相關對策。企業庫存管理的內部控制作為內控中較為重要的一環，更是引起了眾多關注。楊已德（2016）以K公司為研究對象，認為需求預測與安全庫存設置等方面為導致K公司庫存管理出現問題的主要原因，并對ERP環境下K公司庫存管理進行優化分析。

DF糖業有限公司是黑龍江省較大的甜菜生產加工企業之一，企業主要產品包括白砂糖和綿白糖。該公司的庫存數量大，種類多，因此在庫存管理內部控制方面易出現問題，導致增加企業生產成本。通過對DF公司ERP環境下庫存內部控制現狀進行分析，對DF公司內部環境優化、產品需求計劃、系統數據安全防范等提出了相關對策，在提高企業庫存管理水平方面具有現實意義。

二、DF公司庫存管理基本情況

2016年DF公司庫存種類大致分為四種：公司自產的產成品（包括糖、粕、蜜）、公司生產所用原材料（甜菜）、大宗材料（煤、石灰石、焦炭）、生產用備品備件。在庫存數量上，生產所用原材料甜菜的庫存量最高，占庫存量的一半以上，是庫存管理的關鍵部分。DF公司在實施ERP系統的前提下，采購入庫、完工入庫、生產領用、銷售出庫等業務模塊有著相應的流程規定，對加強企業庫存的保管、領用、清查等環節的內部控制，減少挪用、盜竊、毀損的行為，提高企業的資源利用效率有著重要意義。

三、ERP環境下庫存管理內部控制存在的問題

（一）組織結構設置不合理

企業沒有單獨設立倉儲部門，負責倉儲管理的僅有5人。公司實施ERP系統后，倉儲部專設1人操作系統，由于對ERP系統的操作流程不熟練，只是負責填入大量的簡單數據，管理層對單據的審核復核又不及時，導致時常出錯。

（二）庫存目標制定不規范

首先，物料采購計劃沒有充分利用MRP系統，是各車間、部門按公司制訂的預算，結合本單位實際情況自行手工編制報批；其次，公司沒有運用科學的定量方法制定產品需求計劃，非正常的客戶訂單可能會導致公司的采購、生產計劃有變，進而造成產成品庫存積壓或生產原材料短缺。

（三）系統數據風險防范缺失

企業雖然已經實施ERP系統，但在信息系統數據安全方面監管不力，可能會發生人為的系統信息舞弊現象。例如，負責公司系統維護的人員因有權操縱公司服務器，查看各個系統的后臺服務數據，容易存在私填單據、篡改數據、越權訪問審批等舞弊行為。

（四）收購結算系統與ERP系統無法數據共享

公司為了強化對收購過程的管理，維護企業和農戶的切身利益，委托開發了一套甜菜收購結算系統，制定了規范的收購及結算流程，但是收購結算系統無法實現和ERP系統的數據共享，ERP系統采購入庫模塊需要倉儲保管員根據結算系統的數據手工入賬，保管員填寫單據工作量增加，出錯率提高，同時收購結算系統與ERP系統采購管理模塊相脫節。

（五）倉儲人員缺乏監管制度

DF公司對庫管員工沒有嚴格合理的監督、檢查機制，各項監督管理工作只是由部門的領導負責，其內部控制制度只是自上而下的監督和檢查，各部門之間缺乏橫向的監督檢查。

四、DF公司ERP系統下庫存管理內部控制改進措施

（一）營造良好的內部控制環境

1.設立獨立倉儲部門

公司應設置獨立的倉儲部門，由常務副經理直接領導，在組織結構上獨立于供銷部，直接負責原材料庫房、產成品庫房以及綜合庫房的管理工作、以及公司的物資入庫出廠工作。倉儲部應設立倉儲主管，每個庫房都應設立保管員、盤點員、驗收員、記錄員，倉儲主管應根據不同庫房的工作特點制定存貨管理制度以及控制流程并監督執行。

2.加強員工培訓

DF公司可以從以下兩方面進行員工培訓：一是建立公司倉儲部門培訓體系，確定各工作崗位應具備的能力和水平，并且由管理者選擇針對性課程；二是提高倉儲人員ERP專業素質，倉儲人員作為庫存管理模塊的業務負責人，需要對相關的ERP模塊業務流程與運行方式進行最大程度的熟悉，使倉儲人員的業務水平得到提升。

（二）運用MRP模塊制定物料需求計劃

DF公司應在充分運用ERP其他模塊功能的基礎上實施MRP功能，具體需要做好以下幾點：首先，在使用此模塊之前要對MRP系統進行優化配置，在MRP功能模塊中設置運行必要的計劃參數，且需要把準確的技術參數錄入到ERP系統中，比如計劃提前期、安全庫存數值等。其次，保證需求預測數據的準確性和及時性。MRP分析的眾多數據中，最為關鍵和基礎的數據是需求預測，DF公司只有制定科學合理的需求計劃才能夠保證提供的需求預測參數合理準確。最后，公司應重視系統維護與優化的定期性和持續性。

（三）基于抵消規則的MTO—MTS混合模式產品需求計劃

基于MTO—MTS混合模式的產品需求計劃，是指將MTO（Make To Order）按訂單生產和MTS（Make to Stock）預測式生產相結合，根據市場預測和已經接收的客戶訂單對未來一段時間的產品市場需求作出預計和安排。客戶訂單相對于市場預測來講數據更加準確，為了提高客戶的滿意度，企業一般要按照訂單的要求按時交貨。

DF公司作為制糖企業，若僅考慮市場預測，進行大批量生產，由于糖類產品長期積壓易變質，易造成財產損失。同時也不能僅考慮客戶訂單，當客戶訂單需求量非正常增加時，可能造成沒有充足的物料滿足生產需求，或者由于產品生產周期大于客戶要求的提貨周期，導致客戶的供貨服務水平受到損害。因此，DF公司在進行產品需求計劃時，應同時考慮訂單和市場預測，那么二者之間在數量上的重復性較高，對產品需求計劃的準確性有影響，所以將市場預測和訂單的重復部分去掉，由于訂單的數據是確定的和真實的，一般采取用訂單去抵消預測的做法。抵消規則有：

1.僅預測

只考慮市場預測，不考慮客戶訂單，適合大批量生產、以零售為主的企業。

2.僅客戶訂單

只考慮客戶訂單，不考慮市場預測，適合面向訂單生產、面向訂單設計的企業。

3.預測+客戶訂單，不抵消

同時考慮預測和客戶訂單，直接相加不進行抵消，適合混合類型的企業。

4.預測+客戶訂單，反向抵消

將客戶訂單與以前的預測進行抵消，如果客戶訂單大于此前的所有預測，則將訂單以前的預測全部抵消，而只保留訂單數據，訂單以后的預測數據不變。如果客戶訂單大于此前預測的部分數據，則訂單只能抵消這部分預測數據。

5.預測+客戶訂單，正向抵消

將客戶訂單與以后的預測進行抵消，如果客戶訂單大于此后的所有預測，則將訂單以后的預測全部抵消，而只保留訂單數據，訂單以前的預測數據不變。如果客戶訂單大于此后的部分預測數據，則訂單只能抵消這部分預測數據。

6.預測+客戶訂單，先反向再正向抵消

將客戶訂單先與以前的預測進行抵消，如果能夠完全抵消訂單以前的預測數據，則繼續抵消訂單以后的預測數據。

7.預測+客戶訂單，先正向再反向抵消

將客戶訂單先與以后的預測進行抵消，如果能夠完全抵消訂單以后的預測數據，則繼續抵消訂單以前的預測數據。

假設DF公司預計2018年11月上旬產品銷售數量為2200噸，日均化后每日銷售數量為220噸，已收到客戶訂單為4月2日交付產品550噸，4月6日交付產品770噸。則預測與客戶訂單之間在不同抵消規則下的產品需求計算結果如下表1所示。由此可得，當基于不同抵消規則用客戶訂單去抵消市場預測時，得出的產品需求計劃結果低于直接將客戶訂單和預測直接相加的結果，高于或等于僅市場預測和僅客戶訂單的數據，說明基于抵消規則得出的預測結果具有一定的科學合理性，對于DF公司生產計劃以及物料需求預算有一定的借鑒意義。

預測與客戶訂單不同抵消規則的產品需求計算結果表

（四）強化系統數據風險管控

企業首先要規范系統操作制度，對操作員進入系統的標準操作規程，程序文件和數據文件的使用要求進行規范化，并對系統使用人員進行定期培訓與考核。其次，應建立相互獨立、制約的權限分配制度，系統各模塊權限按需開放，安全程度不等的數據應賦予不同的訪問級別，對程序源代碼采取保密措施，以防操作者對指令進行篡改。

（五）加強對倉儲部門的監管

DF公司應該對倉儲部門建立清晰規范的崗位職責，設計標準嚴謹的操作流程，倉儲保管員、存貨盤點員、材料入庫驗收員、存貨記錄員、ERP系統操作員之間職責權限應各自分離，并由倉儲主管對業務人員進行不定期檢查和定期考核。同時，應加強各部門之間的橫向監督，銷售、采購及倉儲人員之間應互相獨立、彼此監督，落實存貨損耗的責任與處理制度。

五、結論

庫存管理作為供應鏈管理的重要模塊，對其進行內部控制是加強企業內部控制管理，提升企業管理水平的重要流程。通過以DF公司為例，根據DF公司ERP環境下庫存管理實際情況，分析該公司在庫存管理內部控制方面存在的問題，為DF公司提出相應的改進措施，以達到優化庫存、降低生產成本、提升企業控制能力、增強企業市場競爭力的目的。

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