合資企業檔案管理的措施和創新

陳靜

摘 要：新時期檔案管理工作發生了巨大變化，檔案作為企業發展的參與者、經歷者和見證者，其對于企業的發展十分重要。本文的研究主要以某綜合性水務服務企業為例，通過對新時期合資企業檔案管理工作的現狀進行分析，并據此提出了新時期合資企業檔案管理工作措施與創新方法。此研究的目的在于提高合資企業的檔案管理工作的水平，完成創新性改革任務。

關鍵詞：合資企業；檔案工作；管理創新

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）08-0241-01

合資企業作為我國非公有制的重要組成部分，其發展不斷壯大和進步。檔案管理工作作為我國重要的管理模式，無論在國有企業還是在合資企業都受到黨和國家的高度重視。在信息化高度發達的新時期，如何提升合資企業的檔案管理工作，如何發揮出檔案管理工作的價值，成為企業和社會高度關注的話題。

1 新時期合資企業檔案管理工作現狀

此研究以某綜合性水務服務企業為例，在經濟效益與業務方面，經過50年的漫長發展，現已經位居供水企業龍頭的位置，完成了上千萬卷檔案管理服務任務，為企業創造了可觀的經濟利潤。比如：在某水源開發建設企業和某公司的訴訟案中，為其提供檔案憑證，得到勝訴，獲得近千萬元賠償金。企業包含了300名員工，業務規模日益擴大，范圍涵蓋工程安裝、勘察設計、水質與水表測定和計量、水源開發建設等領域，對該市企業、政府、商業等方面用水發揮重要作用，為城市70萬人口提供用水，水質綜合合格率達100%。在企業精神與創新舉措方面，“服務民生、奉獻社會”是重要精神，并遵循“以水傳情、用心服務”的工作原則，供水質量通過了ISO9001的國際質量管理機制認證，自行研發了供水生產調度系統以及供水管網地理信息系統，逐步完成了供水檔案管理的信息化改革[1]。依靠利益健全的檔案管理服務制度，實時幫助用戶解決問題，達到一條龍服務效果。根據客戶滿意度調查結果可知，企業綜合滿意度高于98%。并先后多次受到省、市表彰，獲得山東省城建行業“文明服務規范管理”先進單位、山東省建設系統“勞動關系和諧企業”、“市直文明單位”等諸多名譽獎勵，并于2009、2010連續兩年獲得年度“山東省人民滿意金牌窗口單位”表彰，社會效益顯著。

2 新時期合資企業檔案管理工作措施與創新

2.1 注重檔案管理并完成管理制度創新

為了保證檔案管理工作持續、高效的開展，要高度重視檔案管理工作[2]。企業能否開展好檔案管理工作關鍵在領導，領導對檔案管理工作的重視程度決定了這個企業檔案管理的地位，從軟硬件上制約著檔案管理工作的開展。另外，作為合資企業，要強化管理人員的檔案管理意識，及時貫徹落實《檔案法》等法律規章制度，從思想上對管理人員進行再教育、再提升。創建良好的檔案管理制度機制與管理辦法是檔案管理工作的前提保障，良好的制度機制與管理辦法可以明確檔案管理的重要意義，將責任落實到人，使檔案管理工作更加具體和規范，防止檔案管理流于形式，做好檔案的保密工作，及時宣講保密制度，防止企業重要文件被竊取。制定好監督管理辦法，明確監督責任人，及時有效的指導企業檔案管理工作健康發展，監督為了更好的貫徹落實檔案管理機制，指導可以看到當前檔案管理工作的不足，明確整改方向。

2.2 提高檔案管理能力并實現管理模式創新

檔案管理人員是檔案管理工作核心，為了提升整體檔案管理工作，應充分認識到專業檔案人員的重要性，提升檔案管理人員的專業素養可以極大的提高檔案工作管理水平。因此，引進專業的檔案管理人才并加強檔案管理人員的業務培訓是提升檔案管理工作的有效途徑。企業可適當組織一些檔案管理實踐活動，進一步提升企業檔案管理工作水平。作為檔案管理人員要及時學習最新技術，提高責任心，檔案文件要按照檔案管理規定做好相關工作，平時要在繁瑣的工作中形成自身獨特的工作方法滿足企業對檔案工作的要求。

新時期檔案管理工作模式發生了巨大變化，檔案的載體也出現了多元化，以往以紙質為主，新時期出現了影像檔案、圖表檔案、移動數據檔案等載體，傳統的單一管理模式已經無法滿足時代的發展，作為合資企業要及時轉變思路，跟上時代的步伐加大檔案管理信息化建設，提倡多應用電子信息化檔案，這樣既減少檔案管理成本，又有利于檔案信息高效使用。用創新思維重新定義檔案管理工作，加強檔案服務意識，使檔案數據及時有效的服務企業，使檔案數據活起來。

2.3 加大檔案創新管理基礎建設力度

檔案作為企業長期積累的財富，是企業每個發展時期的重要記錄者、經歷者、參與者，做好檔案管理工作對于企業發展十分有利[3]。因此，為了提升企業檔案管理工作應加強檔案管理的基礎建設。首先，創建優良的檔案保存室，做好檔案保存室的溫濕度控制，提前做好基礎設施的建設工作，保證檔案管理工作有序開展。其次，采購一定數量的打印機、掃描儀等現代辦公設備，加強檔案管理的信息化建設。最后，定期做好檔案室的檢查工作，注意做好防火、防鼠、防潮工作，從硬件上滿足檔案管理工作的需求。

3 結語

從此次研究的闡述和分析中可知，深入探究合資企業的檔案管理措施，有利于提升檔案管理能力，完成創新性改革任務。本文的研究主要以某市綜合性水務服務企業為例，通過對新時期合資企業檔案管理工作的現狀進行分析，提出了新時期合資企業檔案管理工作措施與創新：注重檔案管理并完成管理制度創新、提高檔案管理能力并實現管理模式創新、加大檔案創新管理基礎建設力度。望此次研究能為合資企業檔案管理工作的開展提供幫助。

參考文獻

[1]楊建軍，葛菁.中國一汽“檔案精益化管理”調研報告[J].機電兵船檔案，2017，19（05）：4-7.

[2]趙麗娜.中外合資企業人事檔案管理模式探析[J].蘭臺世界，2017，22（19）：54-56.

[3]陳愛華.加強合資企業人口與計劃生育檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2012，35（07）：132-133.