試論建筑工程檔案管理的問題與解決辦法

陳娜

摘 要：在建筑工程企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中，檔案管理工作占有重要地位，尤其是在工程質(zhì)量監(jiān)控、工程基礎(chǔ)設(shè)施維修等方便發(fā)揮著不可替代的作用。本文根據(jù)以往工作經(jīng)驗，對建筑工程檔案管理中存在的問題進行總結(jié)，并從對管理意識進行革新、加強人力物力和財力的投入、對管理人員素質(zhì)進行優(yōu)化、對過程監(jiān)督檢查和指導(dǎo)工作進行強化四方面，論述了建筑工程檔案管理問題的解決對策。

關(guān)鍵詞：建筑工程企業(yè)；檔案管理；過程監(jiān)督

中圖分類號：TU761 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）08-0247-01

由于大量工程項目建設(shè)的出現(xiàn)，必然會產(chǎn)生很多建筑工程檔案，而這些檔案不僅可以為后續(xù)建筑維護施工提供指導(dǎo)，還能為建筑行業(yè)未來發(fā)展提供借鑒，屬于一種歷史性的信息記錄方式。因此，為了確保建筑工程企業(yè)的平穩(wěn)運行，對建筑工程檔案管理中存在的問題和對策研究顯得十分重要，為建筑行業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供了有利條件。

1 建筑工程檔案管理中存在的問題

1.1 管理意識較為薄弱

目前，很多建筑企業(yè)對檔案等文件性管理工作沒有進行足夠重視，將重點放在了建筑工程施工和經(jīng)濟效益提升上。相比之下，現(xiàn)代工程建設(shè)模式已經(jīng)出現(xiàn)和很大變化，對檔案管理也提出了更多要求。但很多建筑企業(yè)在檔案管理工作中已然采用傳統(tǒng)老舊的管理形式，對現(xiàn)代化檔案管理方式的實施并不重視，導(dǎo)致現(xiàn)代建筑工程檔案管理的無法得到及時更新。

1.2 缺乏相應(yīng)的管理人才

由于社會的不斷發(fā)展，很多新形式的建筑檔案管理方式不斷涌現(xiàn)。但很多建筑工程企業(yè)檔案管理人員并沒有對新技術(shù)和新手段進行合理掌握，還有很多檔案管理工作人員并不是相關(guān)專業(yè)出身，對很多技術(shù)理念也不了解，這也為建筑工程企業(yè)檔案管理工作帶來了很多困難。就檔案管理工作的本質(zhì)來說，由于管理人才的相對匱乏，降低了檔案管理工作的科學(xué)性和合理性，更無法實現(xiàn)建筑檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展[1]。

1.3 檔案管理工作開展不規(guī)范

在檔案管理工作開展過程中，很多建筑工程單位在立卷、編目等過程中并未按照國家標(biāo)準(zhǔn)進行操作，導(dǎo)致工作效率的直線下降。另外，由于建筑工程的內(nèi)業(yè)資料文字篇幅較長，但影像資料極度缺乏，尤其是在一些隱蔽工程建設(shè)過程中，如果沒有影像圖片等資料，單純依靠理論文字?jǐn)⑹龊茈y讓施工人員理解和信服，也不能將建筑項目實際情況真實的反應(yīng)出來。在日常工作過程中，有的項目的竣工圖歸檔工作進行的也并不完整，導(dǎo)致竣工圖的修改工作難以落實到位，最終引起竣工圖與實際工程不相符的情況出現(xiàn)。在竣工圖實際設(shè)計過程中，有些項目的技術(shù)負(fù)責(zé)人員名字也會出現(xiàn)不全情況，在編制和標(biāo)識上也出現(xiàn)了不統(tǒng)一局面，為數(shù)量對照表的設(shè)計提供了很大難度，再加上執(zhí)行程序的不規(guī)范，很容易引起竣工圖失真問題。除此之外，很多工程項目建設(shè)人員對資料積累工作不夠重視，導(dǎo)致檔案內(nèi)容的制定缺乏真實性，為后期工程建設(shè)質(zhì)量帶來了巨大隱患。

1.4 編制組卷問題

在建筑工程檔案編制過程中，主要包括組卷整理和竣工圖編制兩大內(nèi)容，具有較強的技術(shù)性和專業(yè)性，對組織管理要求也較高。在很多大型工程建設(shè)中，涉及到很多復(fù)雜的施工程序，這些建筑項目可能包括一個單位工程，也可能包括多個單位工程，參與設(shè)計和承包的單位也不止一個。正是由于這些情況的存在，增加了文件形成過程的復(fù)雜程度，在竣工圖的編制上也顯得十分困難。因此，如何對竣工檔案進行合理編制，是建筑工程檔案管理中的一大難題。

2 建筑工程檔案管理問題的解決對策

2.1 革新管理意識

對建筑檔案管理意識進行革新，首先要做的就是提升相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識程度，提升檔案管理工作的重要性。只有相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識得到強化，才能帶動工作人員對檔案管理工作進行有效開展，整個檔案管理結(jié)構(gòu)也會獲得改善。因此，各個建筑工程企業(yè)應(yīng)建立起以領(lǐng)導(dǎo)為核心的檔案管理隊伍，提升對建筑企業(yè)檔案管理的重視程度，做到對檔案管理意識的積極重建。其次，相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的具體形式，對管理人員的管理意識進行深入強化，并開閘針對性較強的管理思想培訓(xùn)工作，為檔案管理工作的開展提供基礎(chǔ)。另外，還需要對建筑工程檔案管理制度進行積極構(gòu)建，以保證建筑檔案管理工作能夠在合理的標(biāo)準(zhǔn)下得到有效實施[2]。

2.2 加大資源投入

在建筑工程企業(yè)檔案管理理念得到加強之后，企業(yè)應(yīng)該在原有基礎(chǔ)上加強對檔案管理工作的投入力度，這其中包括人力、物力和財力，確保企業(yè)各個部門將建筑工程檔案管理工作放在重要位置上。因此，企業(yè)應(yīng)該單獨成立一個工程檔案管理部門，與項目建設(shè)和施工同步開展，并為其他工作提供有效的數(shù)據(jù)信息支持。與此同時，為了實現(xiàn)工程檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，可在辦公過程中引入自動化技術(shù)設(shè)備，還可以根據(jù)實際情況，下發(fā)針對性較強的專項資金，避免在檔案管理過程中出現(xiàn)經(jīng)費不足等問題。經(jīng)濟條件較好的企業(yè)還可以對相關(guān)設(shè)備進行購買和更新，如計算機、掃描儀、攝像機等，以此來實現(xiàn)建筑工程檔案的現(xiàn)代化管理。例如，建筑企業(yè)還可以與高校保持密切合作，利用各種各樣的活動讓學(xué)生參與到實際檔案管理工作之中，這樣一來，企業(yè)便可以為高校人才培養(yǎng)提供合理方向，在學(xué)生畢業(yè)之后，企業(yè)還能為學(xué)生提供更多的就業(yè)機會，同時為企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化創(chuàng)造了有利條件。

2.3 提升管理人員素質(zhì)

建筑工程檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升應(yīng)該從以下幾方面進行開展：第一，建筑工程檔案管理人員應(yīng)該對檔案管理基礎(chǔ)知識和專業(yè)知識了解進行深入了解，學(xué)習(xí)范圍應(yīng)涵蓋檔案管理知識、法律知識等。第二，需要對管理人員的責(zé)任意識進行有效提升，通過對檔案管理部門的職能強化，對檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)進行合理優(yōu)化，為建筑工程企業(yè)檔案管理工作優(yōu)化提供基礎(chǔ)條件。第三，企業(yè)可以將檔案管理部門當(dāng)做一種職能部門進行設(shè)置，相關(guān)管理人員還應(yīng)該以優(yōu)秀工作人員為自身榜樣，發(fā)揮出愛崗敬業(yè)精神，并通過檔案教育強化和檔案管理強化，對相關(guān)管理知識進行有效強化，并實現(xiàn)檔案管理工作在建筑企業(yè)中的有效傳承，促使檔案信息在建筑施工和管理過程中發(fā)揮出重要作用。例如，為了對管理人員的素質(zhì)進行強化，部分建筑企業(yè)聯(lián)合在一起，開展檔案管理知識競賽活動，對成績較好的檔案管理人員進行適當(dāng)獎勵，并頒發(fā)相應(yīng)榮譽，這樣一來，檔案管理人員的工作熱情將會有效激發(fā)出來，實現(xiàn)整體工作效果的有效提升[3]。

2.4 強化過程監(jiān)督檢查和指導(dǎo)

在相關(guān)制度的完善過程中，只有加強制度的落實程度，才能將其規(guī)范性和約束性有效激發(fā)出來。因此，在大型建筑工程檔案管理過程中，想要將檔案收集和工程不同步問題徹底解決，相關(guān)建筑單位需要在工作中主動出擊，與監(jiān)理單位聯(lián)合在一起，根據(jù)檔案管理中的相關(guān)要求，對建筑單位檔案收集和整理工作進行有效監(jiān)督，確保工作中存在的問題及時被發(fā)現(xiàn)，并提出針對性較強的修復(fù)意見。在監(jiān)督和檢查工作開展過程中，應(yīng)該對以下兩方面提高重視程度：首先，在檢查時間的選擇上，應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)的具體情況對監(jiān)管節(jié)點進行合理選擇，從而將檔案管理工作的效果有效提升。其次，在檢查內(nèi)容的確定上需要選好側(cè)重點，以保證分類信息的同步收集，并對檢測報告進行合理驗證。

3 結(jié)語

綜上所述，由于我國經(jīng)濟改革的不斷深入，促使我國建筑行業(yè)獲得了更多轉(zhuǎn)型發(fā)展的機會，而檔案管理工作作為工程施工管理中的一項重要組成部分，對整個建筑工作的實施影響也十分巨大。因此，在建筑企業(yè)各項工作開展過程中，需要對檔案管理工作提高重視程度，并對其中存在的問題進行改善。只有這樣，才能實現(xiàn)建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻

[1]李穗寧.淺談高校基建檔案管理存在的問題與解決措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（05）：74+76.

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[3]陳錦清.交通工程檔案管理中存在的問題與解決辦法[J].福建交通科技，2016，（05）：118-119.