對電子檔案的移交與接收管理研究

胡江蕓

摘要：隨著數字時代的到來，電子文件的激增及其形成和運行環境的特質，給傳統的文件管理帶來了本質的變革，不可逆轉地推動著文件管理理念、管理方式和管理手段的轉型。電子檔案不斷完善，以其獨特的優勢，逐步取代傳統的紙質檔案。但是，電子檔案在移交和接收管理方面還存在著一些不足之處，本文簡要分析了電子檔案移交接收方面存在的問題，并提出了幾點應對措施，以期為相關研究提供參考。

關鍵詞：移交與接收；電子檔案；接收管理

前言

電子檔案是信息技術發展的產物，他的交接與接收工作是一項全新的工作，需要運用到計算機技術以及信息技術，對技術要求相對較高，在這個過程中面臨著許多技術難題和挑戰。在電子檔案移交與接收工作和系統實現中，電子檔案的接收和管理都要依賴于綜合檔案館的檔案信息系統，綜合檔案館信息系統所要面對的是不同數據類型、不同系統產生的各式各樣的電子檔案。本文筆者查詢相關資料并結合自身相關工作經驗，對電子檔案移交和接收管理做了簡要分析。

1移交與接收管理中的問題

1.1沒有重視電子檔案管理

（1）主管部門沒有重視電子檔案的移交和接收工作。其一，部分主管人員在思想上沒有重視檔案管理，認為檔案工作沒有其他工作重要，可以先放一放。其二，對電子檔案移交與接收工作的認識程度不夠，還停留在傳統紙質檔案保管利用的階段，甚至認為“擺好檔案，鎖好門”，就是管理檔案的重要部分。其三，部分主管人員電子檔案管理專業技術不夠高，他們習慣于傳統工作模式，習慣于利用紙質檔案，對電子檔案具有抵觸心理。

（2）檔案員方面因素。其一，檔案員對傳統紙質檔案工作模式依賴性較大，不愿意改變工作模式，造成了電子檔案移交與接收工作停滯。其二，檔案員對電子檔案的一些基本概念與常識認識模糊，不能及時掌握最新的相關知識，導致電子檔案移交與接收工作不能正確的開展。其三，選用兼職檔案員來管理電子檔案，往往是剛熟悉電子檔案的相關政策制度和工作流程，就調離了崗位，這樣就造成了電子檔案工作總是處于間歇狀態。

1.2電子檔案移交和接收工作不嚴謹

電子檔案移交和接收工作沒有嚴格按照流程進行，大部分電子檔案移交與接收工作主要采取傳統的離線移交與接收的方式。這種管理模式不僅增加了接收人員的工作量，還導致電子檔案移交單位的檔案員對本單位的電子檔案質檢職責的淡漠，降低了電子檔案移交數據的準確性。同時，一些檔案管理人員對電子檔案的其他要素以及數據的原始性、真實性置之不理，忽略了對電子檔案完整性、有效性、準確性和安全性的檢測，將要素不齊全，元數據不完整的電子檔案整理移交，從而使移交的電子檔案的質量下降。

1.3安全管理松懈。

（1）對安全保密規定執行不嚴格，為了工作的便捷，經常使用公共存儲介質來拷貝電子檔案數據，增加了電子檔案數據感染木馬病毒的幾率。

（2）電子信息安全意識淡薄，將電子檔案數據放置在公共計算機內甚至存放在連接互聯網的計算機中，導致電子檔案信息長期處于失泄密的危險之中。

1.4缺乏電子檔案管理人才。

電子檔案和傳統檔案在檔案管理、作業操作、技能水平等方面有著不同之處，對檔案工作人員提出了新的要求，電子檔案所涉及的知識體系不再是傳統的單一知識架構，電子檔案管理工作需要檔案工作人員掌握多方面的知識體系與業務技能，其中既包括傳統紙質檔案的收集整理、保管利用等一系列的工作流程的掌握，同時也需要掌握現代計算機技術和網絡技術。另外，檔案工作人員的年齡結構兩極分化較大，中間年齡段的工作人員斷層嚴重。一方面，老檔案員專業知識老化，業務技能單一，多數局限于傳統紙質檔案管理范圍，對于計算機信息技術掌握較少，并且接受能力較差，甚至部分檔案員還存在責任心不強，對待電子檔案管理工作態度消極等現象。另一方面，新檔案員雖然能夠熟練掌握計算機技能和網絡技術，但對傳統紙質檔案的整理歸檔流程了解較少，難以成為復合型的檔案專業人才。

2改進措施

2.1健全電子檔案管理制度

電子檔案管理融入了一些新技術，這一管理制度和傳統方面的管理存在著一些區別，需要建立健全自身的管理制度，以滿足電子檔案管理的需要。在工作實踐中不斷總結經驗，通過細化標準來滿足不同種類、不同類別的電子檔案數據的移交與接收工作。在細化工作制度的過程中，不斷加大對省直機關各單位的電子檔案業務指導力度，提高對省直機關各單位電子檔案移交與接收工作的標準，提高省直機關各單位移交的電子檔案初檢與復檢的抽檢率，對不合格的電子檔案予以退回整改后再提交。

2.2提升電子檔案管理知識

需要采取培訓等措施，提高電子檔案管理員的知識水平，讓相關工作人員能夠熟練使用各類辦公設備，使得他們的專業技能水平達到相關要求。探尋多種培訓方式，對各立檔單位的檔案員采取集中現場上機操作的培訓方式，通過面對面地講解，手把手地教授，使各單位檔案員盡快掌握電子檔案整理與移交的工作流程。同時，通過下發電子檔案整理規程文件、制作課件光盤等多種形式對專兼職檔案員進行培訓，爭取培養出一批專業的電子檔案工作人才。在定期組織召開培訓會的基礎之上總結經驗，對工作中發現的問題進行匯總整理，通過課件講解的方式讓各立檔單位的檔案員及時了解工作中出現的問題和解決方案，在不斷總結經驗的過程中提高工作質量。

2.3明確各工作人員的責任

在整個電子檔案管理過程中，必須要明確各工作人員的職責和責任，達到責任到崗，責任到人。電子檔案移交與接收工作是一項多部門共同參與、協調配合的工作，因此構建科學合理的責任管理機制是實現電子檔案移交與接收工作順暢進行的制度保障，細化責任管理機制是提高電子檔案移交與接收工作效率的有效手段，通過合理分責將電子檔案移交與接收工作程序化、制度化，通過構建細致嚴密的組織管理機制，從而明確立檔單位在移交前需要準備什么，移交中需要注意什么，移交后需要保留什么；接收單位在接收前需要準備什么，接收中需要注意什么，接收后需要保留什么。通過一系列的制度化管理、程序化管理達到降低工作成本，減輕工作人員工作量，提高電子檔案移交與接收工作效率，增強電子檔案數據的準確性和安全性的目的。

2.4提高電子檔案管理的安全性

提高各管理人員的安全意識。通過建立科學有效的安全防范機制，健全電子檔案移交與接收工作保密制度，通過開展電子檔案安全保密教育來提高各單位檔案員的安全防范意識，定期組織開展安全保密知識講座，使檔案員在了解電子檔案安全保密常識的同時掌握電子檔案信息安全防控的一些措施方法。

為確保電子檔案的安全性，還可以組建信息安全小組。通過建立電子檔案信息安全小組不定期到各單位進行電子檔案信息與設備的安全檢查，提高電子檔案安全級別，指導如何利用信息技術手段來阻斷信息泄露和預防信息丟失，同時通過制定存儲介質相關使用管理規定，來規范關人員使用存儲介質的操作流程，通過規范的使用方法和嚴格的保管制度來提高電子檔案信息安全，從源頭預防電子檔案的失泄密事件發生。

3結束語

總體來說，電子檔案是信息技術發展的產物，他的交接與接收工作是一項全新的工作，需要運用到計算機技術以及信息技術，對技術要求相對較高，若電子檔案移交和接收管理方面的制度不健全、流程不嚴格，則容易出現一些問題。因此，電子檔案管理過程中，要提高管理人員的技能水平，規范檔案管理操作標準，同時，領導層也要高度重視，加強管理力度，提高電子檔案管理的安全性。

參考文獻

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（作者單位：廣州供電局有限公司輸電管理一所）