淺析當代檔案管理存在的問題及建議

趙春蕾

【摘要】在當下社會中，各行各業的企業都需要開展檔案管理工作。檔案管理工作是一項具有保密性的工作，同時也具有很強的專業性，可以有效的記錄企業發生的各種事項。但是，在如今的檔案管理過程中，存在著各種各樣的問題，影響著檔案管理工作的正常開展。本文旨在研究當下企業檔案管理工作中存在的主要問題，并提出針對性的對策措施，以規范我國的檔案管理工作。

【關鍵詞】檔案管理工作 主要問題 解決措施

1檔案管理中常見的問題

1.1檔案管理的認識不足

在現代化的企事業單位中，雖然很多單位都加強了對檔案管理的重視，但是在實際的檔案管理工作中，因為工作人員對檔案管理的認識不足，使得在收集整理數據的過程中經常會出現很多的難題，如：數據的完整性不足，數據的時效性不足等。認識的不足，使得檔案管理工作人員無法從根本上理解檔案管理的意義及其對企事業單位發展的重要性，也就產生了工作上的疏忽。

1.2檔案管理的工作人員專業素養較低

隨著現代化信息技術和社會經濟的飛速發展，人們對于檔案管理的認可和重視逐漸加深，但是檔案管理工作人員的素質卻沒有得到普遍的提升，而且隨著社會對檔案管理人員的數量和質量要求的不斷提高，供需的不平衡，使得很多企事業單位檔案管理的員工的整體素質并不能滿足企事業單位檔案管理的要求，甚至很多企業的檔案管理工作是由辦公室的勤雜人員負責，而且調動頻繁，不具有專業的素質，造成了大多數企事業單位檔案管理效率低下的現狀。

1.3缺乏規范性檔案管理

雖然我國對于檔案管理工作有著相關的規定，如《檔案法》，但是在實際的企事業檔案管理中，很少嚴格按照《檔案法》的要求制定適合自身的檔案管理制度，因此，很多企事業單位目前因為缺乏檔案管理相關的規范性制度，使得其檔案管理工作不夠規范，缺少相應的設備和管理流程，員工做事散漫，甚至出現了檔案多處管理的情況，這使得檔案信息沒有準確性和時效性，無法給予企業的工作、決策和發展提供有效的服務。

1.4檔案管理的方法落后

在現代社會的企事業單位中，由于對檔案管理的資金投入不夠，使得檔案管理的方法還處在傳統的手工管理模式，用人工的方式進行檔案的收集、整理、編輯和檢索等流程，沒有對現代化信息技術進行運用，使得檔案管理部符合現代化社會的發展，其檢索的過程繁雜，更容易出現錯誤，在降低辦事效率的同時，檔案信息的準確性得不到保障，不利于企事業單位的工作、決策和發展。

2改進檔案管理中常見問題的對策

2.1加強對檔案管理的認識

加強企事業單位管理層及其工作人員對檔案管理的認識，在正確認識和理解檔案管理相關內容和意義的同時，嚴格按照檔案管理的相關規定和制度進行檔案管理工作，并定期對檔案管理工作進行監察。而要提升企事業單位管理層及其工作人員對檔案管理的認識，需要加強對他們進行檔案管理相關知識和技術的培訓，這種培訓必須是由上而下的，并且是定期的持續化的培訓，確保檔案管理規范化、標準化，適應現代化經濟發展的需求。

2.2提升檔案管理人員的整體素質

檔案管理工作中之所以出現很多難題，主要問題是檔案管理工作人員的素質不高，甚至出現了一崗多職的情況，人員的缺少是需要長期來改變的，但是在這種情況下，首先需要提升檔案管理工作人員的整體素質，這種素質是建立在專業化的培訓和學習的基礎之上的，并且在加強業務素質的同時，也要教導員工在其職終其事的素質，服從企事業單位的安排，切實做好檔案管理工作，確保檔案信息的準確性和時效性。

2.3規范檔案管理制度

檔案管理的效果，直接決定了檔案的壽命和準確性。檔案管理是一個專業性和規范性的工作，必須嚴格按照《檔案法》的規范性要求來進行檔案管理，該規范性文件明確了檔案管理的職責、范圍、方式、權利和義務等，并提出檔案管理必須規范化、科學化、制度化。因此，各企事業單位應該加大對檔案管理的投入，這主要包括了檔案室的規范化建設、檔案管理設備的齊全、檔案室的安全等。如：計算機、空調、除濕器、滅火器等。建立科學化規范化的檔案管理制度，改變檔案室雜亂無章的現狀，確保檔案管理工作有章可循、有法可依。

2.4創新檔案管理方法

信息化技術在檔案管理中的應用，主要是檔案管理相關軟件的開發和使用，使得檔案管理更加便捷、準確等。利用檔案管理相關軟件，對檔案信息的輸入、檢索等進行全方位的管理，使得在利用檔案信息的時候更加快速和準確，提升了企業或單位檔案管理的效率。利用現代化信息技術的方法對檔案進行管理，首先需要加強對檔案管理人員的現代化信息技能的培訓，讓檔案管理人員能夠有效地將技術運用到平時的檔案管理工作中。其次，企事業單位應該加強對檔案管理的監督，確保檔案信息的準確性和實效性，保證檔案信息能及時有效地為企事業單位的工作、決策和發展提供服務。

2.5加強檔案管理工作的保密性

檔案對于企業的發展以及在市場中的競爭來說都非常的重要，因此，檔案管理工作人員要注重企業檔案管理的保密性。首先，企業的管理層要讓企業的全體工作人員樹立起檔案的保密性意識，做到全員保密，加強對檔案的保密性管理；其次，企業的檔案管理工作人員要把好檔案管理保密性的重要關卡。在日常工作過程中，檔案管理工作人員要懷有警惕意識，不隨便將公司的檔案借閱給他人，不隨便復印公司的檔案，嚴格把控公司檔案的保密性。最后，企業要采用監督的手段對自身的檔案進行管理，對于企業檔案的保密性流失的行為采取一定的處罰措施，對于因此給企業帶來損失的行為進行懲罰等，這一方面給全體員工帶來要求，同時還可以在一定程度上彌補企業檔案流失的損失。

3結束語

終上所述，企業檔案管理工作的開展非常具有必要性，但是在企業檔案管理工作的過程中，存在著很多的問題，各個企業之間存在的問題還可能不一樣，因此，企業在經營過程中，要根據企業自身的情況以及檔案管理工作存在的問題，進而制定出對應的措施與方案來規范企業檔案管理工作的開展。

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