新時代背景下檔案管理的規范化研究分析

李麗燕　王亞楠

摘 要：伴隨著中國國民經濟的復蘇和改革開放的深入發展，中國的科學技術發展可以說是日新月異。檔案管理的方法也得到了一定程度的改進，從前陳舊的檔案化管理手法顯然已經不適合科學技術迅速發展的今天了。所以眾部門和眾單位急需一套規范完善的檔案管理方法。對一些工作單位來說，一套行之有效的現代化檔案管理方法可以大大提高工作單位的工作效率；而對檔案管理自身來說，也可以促進自身行業的發展和完善。可以說好處是非常非常多的。實現檔案管理的規范化，也可以為社會主義的現代化建設盡自己的一份綿薄之力。本文對新時代背景下檔案管理的規范化研究作了簡要分析，也提出了自己的一些看法，僅供參考。

關鍵詞：新時代；檔案管理；規范化。

檔案工作的起源是比較早的，也是比較繁瑣的一項工作，分為很多具體步驟，主要有檔案的收集，鑒定，保管，統計，檢索，利用等八項工作。檔案基本上記錄了國家，部門和工作單位的歷史變革，通過檔案工作，我們可以對國家和工作單位的歷史有一個大體的認識和了解。通過檔案，也可以充分認識到自身工作的不足之處，為以后的工作提供正確的借鑒，所以說是非常有利于一個行業或者單位的發展的。新時代背景下的檔案管理不僅要注重科學合理的原則和方法，同時也要改進檔案管理工作的技術水平，實現檔案管理工作的全面進步。只有這樣才能實現檔案管理工作的規范化，使其與新時代下社會經濟發展模式相適應。

1 規范化檔案管理的作用

如果將一個單位的財富分為物質財富和精神財富，那么檔案可以說是一個工作單位或者部門的精神財富，通過檔案不僅僅可以反映部門和工作單位的發展歷史，同時也可以為行業的信息收集和處理提供有力的技術支撐和信息支持，所以說規范化檔案管理是非常有必要而且非常有利的。

2 檔案管理的現狀和存在的問題

2.1 管理理念較為落后

中國的檔案管理起源是比較早的，但是這也導致了檔案管理工作的一個弊端，中國的檔案管理人員的管理觀念相較之西方先進國家是比較落后的，大多數的檔案管理人員都認為自己的工作就是負責一下信息的管理和整理，沒有認識到新時代背景下社會對檔案管理工作的要求，更沒有給予檔案管理工作基本的重視，這種隨波逐流的心態是非常不利于檔案事業的發展的，再加上檔案管理工作人員缺乏當代社會最需要的創新心理，這些因素都限制了檔案管理工作的規范化發展，所以說，如果想要實現檔案管理工作的規范化，如何實現管理人員管理觀念的革新是應該引起領導階層重視的。

2.2 檔案管理人員素質較低

檔案管理工作不僅是一項繁瑣的的工作，同時也是一項較為嚴謹的工作。大量的文獻資料和信息數據需要進行整理和分類，這就對檔案管理人員提出了較高的文化素質要求。但是當今大部分檔案管理人員的素質普遍較低，大多數領導階層對于檔案管理工作也沒有給予基本的重視，錄用年齡較大，素質較低的工作人員，另外給予的報酬也較低，這不僅降低了檔案管理工作的工作效率，同時也大大降低了檔案管理人員的工作積極性。這些情況也導致檔案管理行業流失了大量的專業人才，總的來說是非常不利于檔案管理的規范化發展的，所以說相關管理人員必須充分認識到檔案管理工作中的這一個短板。

2.3 管理技術和設施較為落后

由于得不到領導階層的重視，也導致了管理技術和設施的落后。在信息技術高速發展的今天，如果仍然固守那套陳舊的管理技術和技術設施，那么毋庸置疑是不利于檔案管理行業的發展的。另外雖然有些工作單位配備了先進的技術設施，但是由于管理人員的素質較低，無法對技術設施進行行之有效的利用，導致先進的技術設施擱置，這些因素都是嚴重影響檔案管理的規范化發展的。

3 如何實現檔案管理的規范化

3.1 實現對案卷的普查

實現對案卷的普查工作，可以說是檔案管理規范化的首要工作，也是其基礎。多年來，因為很多單位沒有對案卷實現較為全面的普查，所以導致案卷混亂等情況的出現，所以說要對這一類無用案卷進行系統合理的處理，這樣不僅可以避免案卷重復的出現，同時也能防止計算機在進行檔案管理時出現不必要的問題，這些措施可以大大提高檔案管理工作的工作效率。

3.2 提高案卷的質量

檔案管理工作人員可以在實現對案卷普查的基礎上，再對案卷的質量進行提高。這項工作也是有利于檔案管理的規范化的。值得注意的是，在案卷的處理過程中，不僅要注意案卷的處理方法，同時也要注意解決案卷立卷過程中的問題，譬如立卷問題，譬如分類裝訂問題，這些都是應該引起檔案管理人員的重視的。

3.3 提高管理人員的素質

管理人員可以說是檔案管理過程中的主心骨，所以是非常有必要加強這根主心骨的。因為工作的需要，所以檔案管理人員必須要有較高的文化素質，一方面是專業素質，另一方面是政治素質。而要提高管理人員的這些素質并不是一件簡單的事情，首先可以提高檔案管理人員的錄用標準，從源頭提高檔案管理人員的素質水平，其次可以對在職檔案管理人員實施有效的再培訓。培訓目的不僅僅是為了提高檔案管理人員的專業文化素養，同時也要提高檔案管理人員的政治文化素養，要制定好合理的培訓計劃，只有這樣才能有效提高檔案管理人員的素質水平。

4 結語

從上述敘述可以看出，檔案管理工作的規范化發展對工作單位乃至整個社會都是大有好處的，而且檔案管理工作是一項復雜并且嚴謹的工作，不僅對技術設施，管理人員有著較高的要求，同時也要求領導階層必須給予足夠的重視和扶持力度。只有這些因素兼具的時候，才能為檔案管理的規范化發展營造出一個良好的發展環境。可以說，新時代背景下檔案管理的規范化發展任重而道遠，要想實現預期目標，還需要很多部門進行通力合作，從管理工作人員來說，必須要切實加強自身的文化素質，無論是科學文化素質還是專業素質；從領導階層來說，必須要加強對檔案管理工作的扶持力度，無論是人力資源還是物質資源。各部門要攜起手來，實現檔案管理的規范化發展，為社會主義現代化建設貢獻自己的一份力量。

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