高等學校網絡教育學生檔案管理芻議

張昱明　張愛莉　徐博

摘 要 高等學校的網絡教育逐漸受到社會各方面關注，如何提升其教學水平以及加強其管理模式，逐漸成為各領域學者深入探討的問題，而在有關網絡教育工作中，學生檔案的管理是其教育工作中不可忽視的重要環節，也是做好網絡教育工作的重要基礎。對此本文從高等學校網絡教育學生檔案管理存在的問題以及解決策略進行了分析，并簡單介紹了本校網絡教育學生成績歸檔工作，以期為今后的檔案管理工作貢獻一份力量。

關鍵詞 高等學校 網絡教育 學生檔案管理

中圖分類號：G642 文獻標識碼：A

隨著高等教育的改革以及知識的更新，教育的終身化理念也逐漸被人們認同。在網絡教育管理過程中，學生的綜合素質以及基本情況都可以在學生檔案中得到很好的體現，它幾乎記錄了學生在校學習階段的所有情況，包括其德智體美勞等各方面，也在很大程度上體現了學校的教學水平，對學生的成長起著重要的作用。因此，分析其檔案管理中出現的問題，做好檔案的改進措施，對于進一步改善高等學校網絡教育的學生檔案管理具有極其重要的作用。

1高等學校網絡教育學生檔案管理中出現的問題

1.1對檔案管理重視程度不高，制度不健全

由于對網絡教育學生檔案工作缺乏足夠的重視，這在很大程度上制約了檔案工作者收集、整理和利用成人教育學生檔案的積極性和主動性。同時缺乏規范的管理制度，也導致了不少疏漏。雖然2008年由教育部和國家檔案局聯合制定的《高等學校檔案管理辦法》，對高校檔案進行了詳細的分類，也對檔案的歸檔、整理和利用指明了方向，但其中并沒有對檔案管理過程中的具體處理流程、格式規范進行詳細的描述，因此，部分高校的網絡教育學生檔案管理工作有較大的隨意性。比如，個別主管領導沒有把學生檔案管理工作列入辦學議事日程，沒有統一的檔案格式，管理人員也認為檔案不會長期存放在學校而是隨著學生畢業就轉走了，因而不需要認真整理；還有網絡教育學生在填寫檔案時不認真、不仔細，不關心檔案去向，檔案意識淡薄。

1.2機構設置不全，管理人員缺乏專業素質

高校網絡教育學生檔案管理隊伍普遍比較薄弱。高校網絡教育學院沒有設置專門的檔案管理崗位，負責檔案管理的工作的，都是從事招生、教務、考務、學籍等繁雜工作的兼職人員，絕大多數未受過專門的檔案管理培訓，缺乏檔案業務知識和利用信息化技術建設檔案的技能，無法很好地掌握對檔案工作的分類、歸檔、整理等工作，給檔案管理帶來困難。而兼職人員的日常事務性工作量大，也無法投入較多時間和精力來完成檔案管理工作，降低了檔案的質量，如檔案材料缺失、不全，歸檔不及時、不準確。

2相應的解決策略

2.1強化檔案管理意識，提高工作人員的管理水平

在對待學生檔案的管理上，相關工作人員應該依照法律的要求對其進行相應的處理。第一，在工作人員中大力宣傳檔案管理的重要性，定期進行培訓，使其隨時掌握檔案管理的最新動態，強化對學生檔案管理的認識；第二，檔案管理部門應該加強檔案管理的監督制度，并健全材料的收集制度；第三，應該嚴格要求學生按照相應的程序認真填寫本人的學生登記表與畢業生登記表；第四，對學生檔案材料的收集整理要及時準確。

2.2規范管理制度、依法治檔

學校應根據國家頒布的檔案法規，完善學籍檔案管理規章制度。一是要統一標準，如在各類有關學籍檔案表格時，要統一格式，以便整理、裝訂和歸檔；二是應根據辦學性質的不同，嚴格區分學籍檔案的不同類別；三是在收集檔案材料時要注意規范、完整；四是對學籍檔案的歸檔時間要做出具體規定，以確保及時歸檔。

2.3增強檔案監督力度，確保檔案資料的真實性以及完整性

認真收集、整理學生檔案材料，對不完整抑或有問題的檔案資料及時進行更新處理，確保檔案資料的有效性以及完整性。除此之外，學校還應該對有助于學生日后擇業的資料進行全面的調查，確保其全面性，從而為學生今后的就業貢獻一份力量。

2.4強化管理手段，推進學籍檔案管理現代化進程

隨著計算機技術的廣泛應用和信息網絡化的高速發展，檔案管理現代化已成為歷史發展的趨勢，因此我們在承認現階段紙質檔案管理仍是學籍檔案管理的基本工作內容和主要對象的同時，還要密切關注檔案管理現代化的發展，加強對計算機網絡技術和檔案現代化管理技術的學習，培養敏銳的信息意識和駕馭現代科技設備的能力，并堅持從實際出發，在改革傳統工作方式上下功夫，努力加快學籍檔案管理現代化步伐。

3我校網絡教育學生成績歸檔工作

3.1存檔的成績單

由于我校網絡教育畢業人數逐年增加，最多達5萬余人，按“每張成績單1人”的方式進行存檔，工作繁重，易出差錯。因此，從2016年起，按專業、入學年級“每張成績單最多可容納15人”方式進行存檔（詳見表1），工作量減少90%，且不易出差錯。

3.2構建索引數據

從學院的網絡教育管理平臺下載成績存檔的索引Excel文件（詳見表2），是按入學年份、畢業證號升序排列的，導入我校檔案管理系統后，在檔案管理系統中可準確查到某個人成績單所在頁數及順序號。

參考文獻

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[2] 梁曉慶.高校成人教育學生檔案管理的問題及思考[J].繼續教育研究，2012（04）.

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