基于數(shù)字化校園背景下檔案管理模式分析

摘 要：在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，校園檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字化的趨勢(shì)，對(duì)于加強(qiáng)檔案管理具有重要意義。基于此，本文將闡述數(shù)字化校園背景下檔案管理模式的內(nèi)容，從資金匱乏、安全漏洞、技術(shù)滯后三方面入手，分析數(shù)字化校園背景下檔案管理模式存在的問(wèn)題，并以加大資金投入、強(qiáng)化安全管理、提高技術(shù)水平為切入點(diǎn)，深入探究?jī)?yōu)化數(shù)字化校園背景下檔案管理模式的方式，旨在提高檔案的利用率，為校園的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化校園；檔案管理；管理模式

校園檔案數(shù)字化管理實(shí)際上構(gòu)建數(shù)字化校園的重要內(nèi)容，提高了檔案管理的自動(dòng)化程度，同時(shí)有效節(jié)約了檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)空間，減少檔案管理的成本，從而增強(qiáng)檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)效益。另外，校園中檔案的數(shù)字化管理，作為新時(shí)代的新技術(shù)，實(shí)際上是一項(xiàng)繁雜、龐大的系統(tǒng)工程。雖然很多校園對(duì)檔案進(jìn)行了數(shù)字化處理，但是受多方面因素的影響，其檔案管理的數(shù)字化程度依然存在很大的進(jìn)步空間，因此需要相關(guān)人員加以重視。

1 數(shù)字化校園背景下檔案管理模式的內(nèi)容

對(duì)于校園的檔案管理而言，數(shù)字化檔案資源建的關(guān)鍵環(huán)節(jié)即為數(shù)字化采集，基于校園中電子文件、紙質(zhì)文件并行的前提，檔案數(shù)字化采集的主要內(nèi)容包括兩方面：

（1）直接接收電子文件的內(nèi)容，并將其作為校園檔案數(shù)字化的主要材料。在社會(huì)信息化程度不斷加深的過(guò)程中，電子文件是其必然的產(chǎn)物，同時(shí)也是全新的檔案管理形式，更是檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的基礎(chǔ)。對(duì)電子文件實(shí)行數(shù)字化管理，在根本上促進(jìn)了校園檔案管理的時(shí)代性變革，并且為紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的目的提供了成功經(jīng)驗(yàn)；

（2）通過(guò)文字識(shí)別技術(shù)、掃描技術(shù)、音影技術(shù)等先進(jìn)的方式，能夠?qū)⒉煌钠矫尜Y料、電子文化、實(shí)體實(shí)物等檔案內(nèi)容，直接轉(zhuǎn)化或者錄制為電子文件。在校園實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)字化處理以前，已經(jīng)保存了很多以紙質(zhì)檔案為代表的非數(shù)字化檔案。所以，從狹義的角度看，檔案數(shù)字化就是將傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的集中化管理，構(gòu)建全新的檔案管理模式。

2 數(shù)字化校園背景下檔案管理模式存在的問(wèn)題

2.1 資金匱乏

通常情況下，校園較為重視教學(xué)、科研等相關(guān)工作，所以就會(huì)在很大程度上忽視對(duì)檔案的管理，加之教職工缺乏檔案管理意識(shí)，致使校園將大部分資金均用于教學(xué)、科研方面。在資金匱乏的背景下，校園中檔案管理人員無(wú)法及時(shí)對(duì)檔案管理的硬件、軟件設(shè)備進(jìn)行更新與完善，因此嚴(yán)重限制了數(shù)字化檔案的程度。換言之，校園檔案的數(shù)字化管理設(shè)備較為老化、缺失等問(wèn)題，極大影響校園中關(guān)于檔案數(shù)字化管理模式的有效性。

2.2 安全漏洞

對(duì)于校園檔案數(shù)字化建設(shè)，其基本條件就是標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的安全體系，目前校園均將《中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)——紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》作為構(gòu)建體系的基礎(chǔ)，并沒(méi)有頒布針對(duì)校園檔案數(shù)字化的相關(guān)細(xì)則。所以，基于這一背景校園則需要依據(jù)實(shí)際需求制定工作流程，加之缺乏工作經(jīng)驗(yàn)，很容易導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)中存在安全漏洞。另外，雖然以電子文件的方式具有占用空間小、傳遞便捷、操作便利等優(yōu)勢(shì)，但是在管理過(guò)程中，很容易發(fā)生數(shù)據(jù)泄露、信息外溢等不同程度的安全問(wèn)題。同時(shí)，檔案的原件也會(huì)受到丟失、破損、污染的可能，進(jìn)而檔案內(nèi)容的原始性與安全性[1]。

2.3 技術(shù)滯后

在校園檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、掌握計(jì)算機(jī)技能的專業(yè)性人才是其最主要的需求。然而，很多校園在推動(dòng)檔案數(shù)字化管理模式時(shí)，并沒(méi)有配備專業(yè)的人才，甚至未對(duì)管理人員的能力設(shè)定具體的要求。另外，有很多檔案工作人員屬于“兼職人員”，在負(fù)責(zé)檔案管理的同時(shí)，還在其他崗位中工作，使得人員的精力不足，很難全身心的開(kāi)展檔案數(shù)字化管理工作。同時(shí)，雖然檔案管理人員具備專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)、能力，但是卻很難適應(yīng)全新的計(jì)算機(jī)管理模式，從而影響檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展。

3 優(yōu)化數(shù)字化校園背景下檔案管理模式的方式

3.1 加大資金投入

在校園事業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，檔案數(shù)字化管理模式是關(guān)鍵性的工作內(nèi)容，主要就是因?yàn)闄n案具有特殊的價(jià)值，是校園教學(xué)、科研、管理的重要資料。因此，為了能夠進(jìn)一步推動(dòng)檔案數(shù)字化管理，就需要加大資金的投入力度，主要方式為：（1）加深校園教職工、檔案管理人員對(duì)于數(shù)字化檔案管理的認(rèn)識(shí)程度，增強(qiáng)內(nèi)部人員對(duì)數(shù)字化管理模式的認(rèn)可，提高管理人員推動(dòng)數(shù)字化管理模式的信心；（2）在加深人員認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)之上，可以將以往封閉的檔案管理模式逐漸轉(zhuǎn)化為半封閉式的模式，保證檔案信息能夠?yàn)樾@的教學(xué)、科研工作提供參考，提高檔案內(nèi)容的實(shí)際利用率。在這樣的工作環(huán)境中，可以增強(qiáng)數(shù)字化檔案的價(jià)值，便于校園加大人力、財(cái)力、物力等資源的投入，從而推動(dòng)數(shù)字化檔案管理模式提供充足的資金。

3.2 強(qiáng)化安全管理

在運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)的過(guò)程中，校園需要將建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等納入總體規(guī)劃之中，從而以積極的態(tài)度構(gòu)建先進(jìn)的數(shù)字化平臺(tái)。在推進(jìn)數(shù)字化檔案管理模式時(shí)，可以對(duì)基礎(chǔ)的整理工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，同時(shí)深化檔案的檢索工作，最大程度的豐富檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的目的。對(duì)于檔案數(shù)字化管理的各個(gè)環(huán)節(jié)而言，都應(yīng)該避免篡改、刪減、破壞檔案信息等行為，并杜絕相關(guān)內(nèi)容的丟失，以此保證檔案內(nèi)容的有效性。對(duì)校園檔案數(shù)字化管理的流程為：拆卷掃描原文件、重新裝訂、核查掃描內(nèi)容、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)等，而其中的任何環(huán)節(jié)都不能發(fā)生差錯(cuò)，避免影響檔案在后期利用的過(guò)程中影響相關(guān)工作的質(zhì)量。在數(shù)字化操作的過(guò)程中，需要確保檔案的電子目錄與案卷的原序列一致，從而便于檢索。為了能夠進(jìn)一步完善安全方面的規(guī)定，就應(yīng)該對(duì)檔案的副本進(jìn)行異地保存，以此來(lái)確保檔案的內(nèi)容能夠一直處于安全的狀態(tài)，避免系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)而發(fā)生信息丟失、損壞等問(wèn)題，保證數(shù)據(jù)庫(kù)的檔案信息完好無(wú)損，實(shí)現(xiàn)優(yōu)化校園檔案數(shù)字化安全管理的目標(biāo)[2]。

3.3 提高技術(shù)水平

在推動(dòng)檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，校園中檔案的管理者是最根本、最直接的能動(dòng)因素，主要是因?yàn)楣芾砣藛T的知識(shí)、技能與檔案數(shù)字化的工作質(zhì)量具有不可分割的關(guān)系。實(shí)際上，基于數(shù)字化校園背景，檔案管理模式極大地提高了檔案管理的水平，同時(shí)要求管理人員具有更強(qiáng)的綜合能力，尤其是檔案管理人員需要具備高等教育知識(shí)，并能夠熟練掌握、運(yùn)用檔案管理的相關(guān)技術(shù)。在應(yīng)用檔案數(shù)字化管理模式的全過(guò)程中，校園應(yīng)該組建專業(yè)的人員體系，鼓勵(lì)并引導(dǎo)檔案管理人員積極借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行學(xué)習(xí)，增強(qiáng)自身的能力，同時(shí)提高檔案數(shù)字化的安全管理意識(shí)。基于這一前提，管理人員可以逐漸形成更加完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以更高的能力完成檔案數(shù)字化管理的工作任務(wù)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基于數(shù)字化校園的背景下，檔案管理模式有著其具體的內(nèi)容，而在推動(dòng)該模式的過(guò)程中存在很多需要亟待解決的問(wèn)題，因此需要采用恰當(dāng)?shù)姆绞接枰越鉀Q。以此為基礎(chǔ)，校園加大了對(duì)數(shù)字化檔案管理的資金投入，增強(qiáng)了安全管理的力度，并且提高了檔案管理的技術(shù)水平，健全了數(shù)字化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，從而進(jìn)一步優(yōu)化了校園的檔案管理模式。所以，為了能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案管理的目標(biāo)，可以將文中的方式落實(shí)在日常工作中。

參考文獻(xiàn)

[1]陳倩. 面向數(shù)字化校園的檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與構(gòu)建[D].南京郵電大學(xué)，2017.

[2]陳健民.基于信息化時(shí)代背景下的校園檔案管理工作研究[J].濟(jì)南職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2017（05）：122-124.

作者簡(jiǎn)介

趙明（1981-），男，工作單位：湖北省黃石市體育運(yùn)動(dòng)學(xué)校。