淺析高校一卡通系統(tǒng)財務管理

【摘要】校園一卡通是一項系統(tǒng)工程，是數(shù)字化校園的有機組成部分，做好一卡通的財務管理、對保障一卡通系統(tǒng)正常運行、保證資金安全顯得尤為重要。

【關鍵詞】數(shù)字化校園 校園一卡通 財務管理

校園一卡通在高校內(nèi)也稱校園卡系統(tǒng)，是數(shù)字校園的有機組成部分，校園一卡通工程是數(shù)字校園的標志性工程。一卡通是將廣大師生員工與數(shù)字校園有機聯(lián)系在一起的最有效媒介，隨著信息技術在高校各方面的廣泛應用，它對提高高校教學、科研和管理水平起到了積極的推動作用，對學校的戰(zhàn)略規(guī)劃、日常管理和決策支持都發(fā)揮了重要作用。可見，一卡通的應用越廣泛，保障正常的運行越重要。做好一卡通的財務管理、對保障一卡通系統(tǒng)正常運行、保證資金安全顯得尤為重要。

一、為保證資金安全，建立校財務部授權的獨立核算管理模式

從我校這些年的財務管理實踐來看，對比國內(nèi)其他高校，獨立核算管理模式有很大的優(yōu)勢，因為一卡通財務服務12萬持卡人、有133個商戶、26個應用子系統(tǒng)，收支各有2億資金的結算量，每月有大量的對賬及核算工作，只有獨立核算、人員相對固定的財務管理模式才能充分體現(xiàn)責權分明，設置專職的業(yè)務機構才能保證持卡人與商戶的利益，最大限度的保障資金安全。

二、加強內(nèi)控、核算嚴謹

為了提高會計信息質(zhì)量，保護財產(chǎn)安全、完整，確保會計資料真實可靠，在財務人員崗位設置、會計處理流程等方面嚴格執(zhí)行內(nèi)控制度，切實保證涵蓋本部門會計工作的各項經(jīng)濟業(yè)務及相關崗位，并應針對業(yè)務處理過程中的關鍵控制點，保證崗位的合理設置、職責權限的合理劃分；確保不相容職務相互分離、確保不同機構和崗位之間責權分明、相互制約、相互監(jiān)督。這一點在一卡通財務管理中尤為重要，比如崗位職責中明確要求：每名使用一卡通綜合業(yè)務系統(tǒng)的人員都要有個人專用的操作員號及密碼，技術維護人員不能直接操作涉及持卡人資金的業(yè)務等。根據(jù)山東大學一卡通財務的服務要求，設置了一名財務主管與一名負責結賬的出納負責總體的設帳、核算、結算、報表業(yè)務；6個分中心各設2名會計負責各分中心的制卡、賣卡、充值等前臺綜合業(yè)務，要求做到日清月結。

設置“銀行存款”、“現(xiàn)金”、“應付賬款”、“其他收入”、“代管款項”會計科目，開設上述會計總賬、明細賬賬戶，對相關會計業(yè)務進行分類核算管理，具體核算如下：

（一）充值業(yè)務

以各校區(qū)分中心每日填寫的日資金結算單及銀行存款進賬單為原始憑證，與綜合業(yè)務系統(tǒng)報表數(shù)據(jù)對賬無誤后：

借：銀行存款

貸：代管款項

（二）制卡、售卡

定期與各分中心盤點對賬無誤后，以制卡、售卡登記單為原始憑證。

借：銀行存款

貸：其他收入——制卡、賣卡收入

（三）商戶結賬

月末，將會計總賬與一卡通系統(tǒng)的各項數(shù)據(jù)進行核對，若發(fā)現(xiàn)有涉及商戶的異常流水，立即會同系統(tǒng)維護工程師及商戶分析確認，出具異常流水調(diào)整說明，相關人員及領導簽字后，根據(jù)調(diào)整后的商戶報表數(shù)據(jù)結賬。

借：應付賬款

貸：銀行存款

總體來說，一卡通財務使用的科目比較少，但會計核算、對賬的業(yè)務量很大，由于一卡通財務依托于一卡通的綜合業(yè)務系統(tǒng)，涉及金融的有充值、制卡、補助、扣款、沖正、補記流水、平帳、管理費、開戶、銷戶、卡庫余額比對等專業(yè)性很強的業(yè)務技能，這就需要對綜合業(yè)務系統(tǒng)熟練、對系統(tǒng)中各種報表的勾稽關系精通才能完成對賬工作。可以說，一卡通的綜合業(yè)務系統(tǒng)就是一個綜合的金融操作系統(tǒng)，對它的原理、操作不精通，財務管理便無從談起。

三、規(guī)范全校收費管理工作，提高財務結算效率

校園卡的電子支付功能，使校園內(nèi)的現(xiàn)金流量大大減少，校內(nèi)的一些有償服務機構不再收取現(xiàn)金，而是將所得收入從校園卡直接劃轉(zhuǎn)到相應的財務賬戶之中，這樣一來，在規(guī)范了校內(nèi)收費管理的同時，還減少了經(jīng)辦人員挪用公款的行為，有利于各個服務機構收入的透明化。同時，校園卡結算已成為學校財務管理信息化的有力工具，極大提高了財務結算效率。依托于信息化的發(fā)展，校園卡財務每年累計發(fā)放校醫(yī)院學生醫(yī)療報銷補助、各部門、院系餐費補助600余萬元，3萬人次；為四、六級英語報名扣款、普通話測試扣款、各部門黨費扣繳130萬元，4.5萬人次；為在校學生發(fā)放開水補助5萬余人次，發(fā)放教師餐費補助4000余人次，極大的發(fā)揮了校園卡的電子化服務職能、部分實現(xiàn)了數(shù)字化校園的愿景。

四、發(fā)揮財務專業(yè)優(yōu)勢，杜絕系統(tǒng)漏洞

由于我校規(guī)模、影響力都比較大，一卡通系統(tǒng)的廠家很愿意把一些新的功能由我們先嘗試，再行推廣，比如：新研發(fā)的移動手機充值系統(tǒng)，在試運行中發(fā)現(xiàn)每月的錯誤率在30%以上，經(jīng)與技術人員反復查找發(fā)現(xiàn)是因為所采用的是無線傳輸技術的原因，隨提出整改要求，最后與省移動公司協(xié)商設立充值專線，圓滿解決了此問題。

五、積極拓展一卡通非人工服務功能，用管理創(chuàng)新來提高服務水平。

這就要求財務人員站在全校需求的角度，協(xié)同技術人員到各部門做好調(diào)研，找準提高全校信息化的突破口。在當前高校實行“三定”的大趨勢下，人員緊缺已成為常態(tài)。在這一情況下，如何不降低服務質(zhì)量呢？只能通過管理創(chuàng)新來提高服務水平。

第一，配合一卡通實現(xiàn)新增的“掌上一卡通”和“電子支付平臺”的建設，完善財務流程設計。使持卡人通過手機、電腦就能實現(xiàn)充值、繳費、掛失、解掛等操作。

第二，積極推進現(xiàn)金充值機的使用，取消人工充值。既提高了效率，又解決了人員短缺問題。

第三，主動創(chuàng)新，積極協(xié)調(diào)。每年的畢業(yè)生離校銷戶業(yè)務往往是全員上崗，加班加點的工作狀態(tài)，即使這樣，對賬工作也是異常繁瑣。這就需要財務人員主動協(xié)調(diào)技術及銀行等部門，探索無現(xiàn)金銷戶的方案。經(jīng)過充分論證，在畢業(yè)銷戶期間由銀行開通一卡通與銀行卡互轉(zhuǎn)業(yè)務，由學生自助把一卡通余額轉(zhuǎn)到銀行卡，同時學生卡到期后自動轉(zhuǎn)為臨時卡就解決了往年頭疼的畢業(yè)生銷戶問題。

六、結語

綜上所述，校園一卡通是一項系統(tǒng)工程，在建設過程中涉及學校方方面面，這需要通過不斷探索研究，認真總結經(jīng)驗，使其發(fā)揮更好作用。

參考文獻

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作者簡介：王群（1969-），男，山東濟南，工商管理碩士，現(xiàn)任職于山東大學財務部，會計師，研究方向：高校一卡通財務管理。