大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用

摘 要：伴隨我國社會經濟的迅速發展，科學技術得到了進一步發展。現如今，人類已進入信息時代，大數據技術在社會各個行業中得到廣泛地應用。為祖國發展提供巨大的支持，也為企業長期穩定發展帶來新的機遇。在大數據環境下，企業的文書檔案管理工作面臨著一定的考驗。引進信息技術進行檔案管理尤其重要。基于此，本文闡述了大數據與企業文書檔案與信息化管理的基本含義，分析了當前企業文書檔案信息化管理的主要內容，最后論述了大數據環境下企業檔案管理中信息化的應用。

關鍵詞：大數據環境；企業；文書檔案；信息化管理；應用

企業文書的檔案管理，作為企業向前發展的重要構成，檔案中記載著企業發展歷程中重要的信息，反映了經營情況，為管理者做出重要決策帶來有力的參考。這是一項極其復雜的過程，涉及到諸多信息的整理與分析。大數據可以迅速收集大量的信息，并具有良好的數據處理與管理功能，極大地提升了信息處理的效率。因此，可以說，大數據的應用對企業的檔案管理工作的升級與優化是十分重要的。以下展開具體探討。

1 大數據的基本含義

大數據是隨著人們不斷應用互聯網技術逐漸發展形成的，它蘊藏著很多重要的商業機密，記錄著企業發展真實的數據信息。隨著社會的進步，人們對網絡的依賴性也日益增加，數據體量慢慢擴大，在此期間逐步形成有些很難被客戶實時性地加工和處理的數據，即為大數據。因為數據量不斷增多，有的客戶通過相關的軟件進行文件檢索、查詢、下載、加工、管理等操作，使得數據整理過程更加繁瑣，其難度也不斷加大。如今，信息時代已經來臨，對數據信息資產的良好維護逐漸成為人們的共識。一般情況下，掌握大數據既是指對眾多數據資源的把握，又是對龐大數據來源的掌握。對于帶有特殊意義且存在極大的儲存價值的信息，經過一系列地加工和處理，進而有效地提升了信息的附加值。現階段，隨著人們不斷加深對互聯網的應用，大數據己成為日常工作、生活中重要的技術，這項技術深深地影響著社會的每個角落。在企業不斷改革升級過程中，文書檔案的信息化管理日益推進，大量的文檔數據信息己構成大數據環境下信息的重要成分。

2 企業的文書檔案與信息化管理

第一，企業檔案的文書一般包含很多類型，如大量的文字、圖案、動畫、錄像等。文書檔案記載著企業從建立之日起到如今所經歷的所有經營管理情況與經濟活動內容。例如：企業的財務管理、人事管理等。有的文書具有較大的收藏意義，主要由企業經過處理的文書資源轉化的，就是指企業的文書檔案。第二，企業的文書檔案信息化管理，主要是指相關工作人員應用先進的信息技術，對企業內部的相應文書檔案加以采集、處理、整合、排列、傳輸、開發、存放等，讓所有檔案經過紙制文件的形成，轉變為數字化、網絡化的形成。經過這樣的轉化過程，可以極大地提升企業文書檔案的應用價值，進而為企業的生產、經營、管理、未來發展等提供重要的信息參考。大數據背景下，企業的文書檔案實現信息化管理尤為重要，指的是充分依托先進的電子信息技術，對為廣大客戶帶來更加便捷式的服務。

3 企業文書檔案信息化管理的主要內容

3.1 網絡化的管理

現如今，企業的所有文書檔案，經過一系列的數字化轉變以后，應當及時應用先進的網絡技術，借助計算機聯網處理，展開統一化的管理。經過聯網后的數據信息大體可形成各種不同的數據，形成地域、層次、類型、網絡范圍各不相同的數據信息，這樣的經網絡技術精細劃分以后的信息，可以幫助客戶在查詢的時候，更加方便快捷。因此，企業經過精細分類以后展開的檔案文書管理工作，對完成網絡查詢的便捷化、資源的共享化發揮著十分重要的作用。關于文書檔案的網絡應用性能，一般包含諸多內容，如：網絡借閱、網絡查詢、網絡歸檔、網絡分類、網絡復制、網絡隔離等。

3.2 數字化的管理

傳統的企業文書檔案主要是以紙質形式的文件存在的，而且管理方式十分復雜，工作量巨大，在記錄相關檔案文字的時候，錄入人員需要完成大量的信息輸入工作，在錄完以后，還會面臨難度較大的整理任務。基于信息量十分龐大，客戶在進行相關信息查詢的時候，也很不方便。此外，檔案放置問題也面臨著庫房安排緊湊、檔案架缺少等問題。而應用大數據技術，企業的文書檔案管理工作顯得比較輕松。主要依托計算機進行大量數據信息的儲存。不僅節約了大量的時間，還節省了人力、財力、空間。在大數據的環境下，企業的文書檔案最大的變化是：把紙質檔案進行數字化的處理，且安全存入電子檔案中，即形成了信息化的檔案。良好的企業的文書檔案管理是大數據背景下企業檔案信息化建設的主要內容。

4 大數據環境中企業文書檔案的信息化利用

企業的文書檔案管理的宗旨是為用戶提供巨大的應用價值。文書檔案中清楚地記載了企業從建立初起階段，到后期發展階段，經歷的所有經濟活動。例如：企業的管理制度、財務管理、人事管理、科技成果等內容，有的帶有重要紀念意義的文檔信息，皆由企業工作人員經過相關文書資源處理以后逐漸轉變形成的。所以，企業的文書檔案對于企業的未來發展而言，有著十分重要的參考價值。在信息時代下，企業的文書進行檔案化管理的目的主要是，為用戶充分提供檔案資源的服務。企業在發展中，可利用文書檔案，為用戶特別提供方式各異、功能齊備的優化服務，如借助電子郵件、微視頻、網絡電話、電子文檔等現代化的信息技術，為廣大用戶帶來便捷的檔案咨詢、查詢等服務。這樣，應用信息化形式也是大數據背景下，企業文書檔案實現信息化管理的重要表現。而且，還可以應用各個地域的網絡為用戶搭建下載檔案數據的平臺，在應用的時候，應用企業的文書檔案中豐富的信息資源，為用戶進行某種產品、服務的企業文書檔案的跟蹤式服務。總之，企業的文書檔案具有十分寬廣的應用范圍，可以面對全國、全市、某個區域以及企業展開文書檔案的開放式服務。

5 結束語

近來，我國科學技術得到迅速發展，先進的信息技術與計算機網絡技術推動了大數據的發展，在大數據環境下，企業的文書檔案實現信息化的管理是十分必要的。這既是時代不斷進步的表現，又是社會發展的客觀需求。企業通過應用大數據技術，借助計算機互聯網技術，對企業的文書檔案有效地管理，極大地提升了檔案信息收集、整理、傳輸、應用的工作效率，同時，也可以為用戶提供方式各異、功能齊備的服務。總之，企業文書檔案的信息化管理，有效地確保了檔案信息的完整性、安全性能，清楚地記錄了企業從創立之日起的所有經濟活動，為未來的戰略發展規劃提供更加可靠的信息參考。隨著企業信息管理水平的不斷提升，檔案信息的類型與數量還會進一步增多，更好地滿足用戶的需求，提升了信息服務水平。

參考文獻

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作者簡介

王佩芬（1982-），女，西南交通大學外國語言學及應用語言學專業，天津市地下鐵道集團有限公司，從事檔案管理工作。