對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的分析和思考

關(guān)華

【摘要】在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，如何加快企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立檔案數(shù)字化管理體系，達(dá)到提高企業(yè)各部門工作效率的目的。本文就企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義入手，提出幾點(diǎn)加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的思考。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；數(shù)字化建設(shè)；思考

一、檔案數(shù)字化管理在企業(yè)管理中的意義

數(shù)字化的檔案信息和信息化的檔案管理手段是檔案數(shù)字化管理的兩個(gè)主要內(nèi)容。檔案數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)信息管理工作的主要內(nèi)容，檔案完整性和使用價(jià)值的高低其實(shí)就是企業(yè)管理水平的一種體現(xiàn)。檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)企業(yè)管理來(lái)說(shuō)，其一，由于縮小了占地空間，節(jié)省了保管費(fèi)用，為企業(yè)節(jié)約了運(yùn)營(yíng)成本，還有效避免了傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的資料反復(fù)復(fù)制浪費(fèi)紙張，浪費(fèi)人力的問(wèn)題。其二，檔案數(shù)字化建設(shè)中通過(guò)充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源為企業(yè)提供當(dāng)下急需的信息資源，整個(gè)過(guò)程便捷高效，促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)效率的提高。其三，檔案數(shù)字化建設(shè)最大化實(shí)現(xiàn)了資源的共享，檔案信息可直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)渠道供多個(gè)使用者下載，提高了檔案信息的利用率，充分發(fā)揮了檔案信息的價(jià)值，在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和管理效益的提高。

二、對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

（一）建立推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的制度。任何一項(xiàng)工作的順利開展都離不開制度的約束，企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)也一樣，需要建立一套科學(xué)完善的保障措施體系來(lái)推進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。第一，要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況制定統(tǒng)一的檔案信息歸檔日期，提前歸檔或者未按時(shí)歸檔的都要對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)格的處理。第二，將企業(yè)各個(gè)部門的檔案工作情況加入到年終績(jī)效考核指標(biāo)中。第三，強(qiáng)化檔案工作責(zé)任制，企業(yè)各部門要將初始檔案的建立工作細(xì)分到人頭，進(jìn)而相關(guān)資料的收集、整理、保存和上交等程序才能得到有效的保證，相互之間還能起到監(jiān)督和提醒的作用，從而養(yǎng)成良好的檔案管理習(xí)慣。另外，由于檔案管理中的保管環(huán)節(jié)涉及收集、著錄、標(biāo)引、數(shù)據(jù)加工、檢索和保密等多個(gè)重要環(huán)節(jié)，針對(duì)此必須建立系統(tǒng)性的工作秩序。

（二）提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)檔案工作人員有很高的要求：首先要具備基礎(chǔ)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，其次要具備對(duì)檔案信息進(jìn)行合理采集、分析處理和研究的實(shí)踐能力，基于數(shù)字化的考慮，還需要檔案人員充分掌握數(shù)字技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息存貯技術(shù)和計(jì)算通信技術(shù)等現(xiàn)代信息科技方面的技能。檔案工作者綜合能力的高低直接影響著企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)。因此，企業(yè)需要采取積極措施致力于如何提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)：首先，從源頭抓起，嚴(yán)把人才引進(jìn)關(guān)，在充分考慮企業(yè)發(fā)展需要的情況下，引進(jìn)同時(shí)具備計(jì)算機(jī)知識(shí)和現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識(shí)的人才，開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。其次，加強(qiáng)在職檔案管理人員的培訓(xùn)工作，分計(jì)劃開展現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)和數(shù)字檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，從實(shí)踐能力與技巧，思想意識(shí)和態(tài)度兩方面提高檔案人員的數(shù)字化管理水平，強(qiáng)化管理意識(shí)。最后，著重培養(yǎng)一批專業(yè)人才，具備系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用與保護(hù)等方面的技能。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)字化的保密性建設(shè)。檔案信息對(duì)企業(yè)的重要性是不言而喻的，基于這一點(diǎn)考慮，在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中就需要相關(guān)工作人員強(qiáng)化對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，認(rèn)真履行自己的職責(zé)做好保密工作。保證檔案信息的完整性，不丟失、不損壞、不泄露、不凌亂。企業(yè)檔案信息數(shù)字化雖然便于存儲(chǔ)，調(diào)用也很靈活高效，但容易在這些操作過(guò)程中出現(xiàn)信息被盜取的情況，重點(diǎn)是在毫無(wú)察覺(jué)的情況下信息被盜，因此保密性建設(shè)要像必要的配套設(shè)施一樣，與檔案數(shù)字化建設(shè)同步進(jìn)行，并且在今后的數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員也要提高警惕嚴(yán)格做好檔案保密工作。信息化時(shí)代，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)從某種程度上講就是信息的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)的信息與檔案管理密不可分，因此要想獲得有利的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)地位，企業(yè)在快速推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)必須加強(qiáng)保密性建設(shè)。

（四）加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的力度。在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)是最關(guān)鍵的部分，其關(guān)系到企業(yè)今后進(jìn)入數(shù)字化檔案管理的順利性。對(duì)此，一方面要加大檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的力度，主要從兩個(gè)方面入手：一是檢索型檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，主要針對(duì)開放性的檔案，提供范圍、目錄和檢索途徑。二是文件型檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，主要用于完整順利地載入檔案文件，為企業(yè)提供通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息的服務(wù)，因?yàn)檫@兩種是應(yīng)用最廣泛的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)類型。另一方面，加大電子文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，電子文檔管理系統(tǒng)是以數(shù)字化形式存在的一種軟件應(yīng)用系統(tǒng)，針對(duì)各種電子文檔，其具有強(qiáng)大的錄入、修改、查詢和歸檔等功能，該系統(tǒng)還同時(shí)具備強(qiáng)大的掃描和數(shù)碼攝像功能，能將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)形式存在的信息內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，并對(duì)轉(zhuǎn)化后生成的電子文件進(jìn)行科學(xué)的管理，包括起草、審核、簽發(fā)和歸檔等流程，最后對(duì)這些電子文件的儲(chǔ)存和使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，能極大地提升檔案管理的價(jià)值，讓企業(yè)在資源配置和業(yè)務(wù)運(yùn)行方面都更加合理、順利。現(xiàn)代企業(yè)在信息化時(shí)代背景下發(fā)展，形成了大量的以電子形式為主的生產(chǎn)資料和文件，企業(yè)因?yàn)檫\(yùn)營(yíng)需要對(duì)檔案的利用率不斷提高，為了讓企業(yè)檔案進(jìn)入有序的規(guī)范化管理狀態(tài)，開展企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)勢(shì)在必行。

【參考文獻(xiàn)】

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