提高高校檔案管理水平之我見

孫宏宇

摘 要：高校檔案管理直接關系到高校各階層數據資料的管理水平，依照高校的發展需求，采用合理的檔案管理辦法，有利于提升高校檔案管理水平的快速提升。本文將針對高校檔案管理水平發展狀況進行分析，重點分析基層檔案意識管理，確保高校管理得到快速發展和提升。

關鍵詞：高校；檔案；管理

引言

在基層單位，領導者檔案意識的高低及對檔案工作的重視程度，直接影響到基層單位檔案工作的發展水平。因此，檔案工作人員應當具有清醒的認識，在開展基層單位檔案工作的實踐中，必須采取有效手段提高基層單位領導的檔案意識，積極爭取他們對檔案工作的重視和支持，為基層檔案工作開創良好的發展空間。

一、領導重視直接關系到基層單位檔案工作的發展

檔案作為社會實踐的真實歷史記錄，既是人類智慧的結晶，也是民族文化的載體。社會組織或個人在實踐中的所有記憶均需借助檔案進行傳承。無論是人類社會的發展進步，還是社會組織與個體的活動，都與檔案息息相關，必須予以高度重視。近年來，重視和加強基層單位檔案工作的呼聲越來越高，對基層單位檔案工作的發展起到了推動作用，使基層單位檔案工作水平有了大幅度提高。但由于多種原因的影響，基層單位人員的檔案意識仍相對薄弱，尤其是基層單位領導者的檔案意識水平不同，造成不同基層單位之間的檔案工作差距明顯。因此，培養基層單位領導者的檔案意識，提高其對基層單位檔案工作的重視程度勢在必行。

1、基層單位領導者的支持是做好基層單位檔案工作的前提。縱觀當前基層單位檔案工作所遇到地種種困給，如檔案材料收集舉步維艱，立卷歸檔敷衍了事，庫房面積狹小，設備落后，檔案工作人員素質較低下等，都直接與基層單位領導者對檔案工作的重視程度相關聯。如果領導者能夠主動了解檔案工作，積極解決檔案工作中的困難，經常深入檔案工作，果斷問責檔案工作，務實支持檔案工作，那么，基層單位檔案工作就會得到長足的發展；反之，就會限制或阻礙基層單位檔案工作的發展。

2、基層單位領導者的重視是發展基層單位檔案工作的保障。基層單位檔案工作是一項艱苦、細致的工作，也是一項功在當代、利在千秋的事業，需要各個方面支持和配合，當前，檔案工作的發展正處在收集范圍廣、載體形式新、檔案數量大以及開展檔案信息化建設的緊要關頭，更需要有關各方向，尤其是基層單位領導者的重視與支持。因為在基層單位，檔案工作的發展與完善不是孤立的，而是牽涉機構設置、人員配備、所需經費等各個方面，需要得到基層單位領導的重視與支持。實踐表明，基層單位領導者越是重視和關心檔案工作，單位各部門人員的檔案意識就會越強，基層單位檔案工作開展也會越順利。否則，基層單位檔案工作的發展就會受到種種影響與制約。

二、影響基層單位領導者檔案意識的因素分析

1、受基層檔案服務方式間接化的影響。在社會實踐中，基層單位領導者大多扮演著決策者的角色，其決策所面的資料多由其下屬業務職能部門進行提供。而在眾多下屬業務職能部門中，作為提供決策參考依據源頭的基層單位檔案部門卻往往處于神經末梢。這種基層單位檔案服務方式間接化的特點，導致檔案部門難以與基層單位領導者產生直接的工作接觸，客觀上阻礙了基層單位領導者對檔案工作的深入了解。

2、受基層管理方式的影響。部分基層單位領導者在公務活動中所形成的檔案由個人保存與利用的狀況長期得不到解決；而受基層單位領導者的個人權威等因素的影響，所屬工作人員又不愿主動催收基層單位領導者應當歸檔的文件材料。這不但造成應歸檔文件材料的流失，也使檔案部門在第一個精力環節上就與基層單位領導者之間的聯系被人為地割裂開來，直接影響到基層單位檔案工作科學管理水平的提高。

3、受基層領導工作側重點的影響。基層單位領導者作為單位內部的首要決策者，必然在其管理活動中有一定側重，如果領導者重視其他工作，忽略檔案工作，就會導致對檔案工作的關注度降低，主動關心，支持基層單位檔案工作發展的意識受到一定程度的削弱。如部分基層單位檔案部門的工作人員把主要的工作精力集中在數字化、信息化建設上，對基層單位檔案管理的要求有所放松，客觀上也導致了基層單位領導者對檔案工作重視程度的降低。

三、爭取基層單位領導得重視檔案工作的措施

1、依托利用實效，宣傳檔案工作。作為爭取基層單位領導者重視檔案管理的有效手段，檔案宣傳工作必須改變以往單一宣傳檔案政策法規，檔案業務知識的方式，使宣傳工作的類別更為多樣、更具效果。基層單位的檔案部門要注意通過史料展覽、調查問卷、學習培訓、網站建設、創新服務、信息開發等多種方式，向基層單位領導者宣傳、介紹檔案工作，提出有利于基層單位檔案工作發展的合理建議，力求通過多角度、高強度的宣傳效應縮短基層單位領導者與檔案工作之間的距離，增強基層單位領導者對檔案工作的認識與了解。

2、加強檔案收集，從領導者入手。基層單位檔案部門要向基層單位領導得宣傳檔案的重要性，從基層單位領導者入手，全面收集基層單位領導者在任期間形成的各種檔案材料，必要時還可以為基層單位領導者建立個人檔案管理全宗。這樣不權能夠真實準確地記錄基層單位的發展歷史，也能夠彰顯基層單位領導者的工作業貫，讓基層單位領導者切身感受到重視檔案工作的必要性。

3、注重服務實效，開展檔案編研。基層單位的檔案編研工作的發展水平往往不盡如人意，只編篡一些檔案規章制度匯編、大事記、文件匯編等初級編研成果，深度開發不夠。因此，基層單位檔案部門要改變檔案編研工作的現狀，時刻關注、把握基層單位各項業務工作的發展動態，根據客觀實際，以認真負責的態度，深度開發檔案信息資源，編寫具有科學性、客觀性的檔案編研成果，為基層單位領導者的科學決策提供方便快捷、準確有效的檔案信息服務。

4、強化自身素質，贏得領導重視。基層單位檔案部門應樹立以人為本、積極向上的檔案工作理念，爭取通過各種有效途徑，強化隊伍素質、培育團隊精神、提高業務水平，引導基層檔案工作人員努力鉆研檔案業務，了解檔案工作發展的新趨勢，有針對性地開展基層單位檔案工作，取得優異的檔案工作實績，從而贏得基層單位領導者的重視與支持，營造適合基層單位檔案工作良性發展的工作環境。

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