在大數據背景下高職院校人事檔案管理芻議

摘 要：當前，隨著我國職業教育日新月異的發展，高職院校的辦學規模不斷擴大，師資隊伍建設工作逐漸被各高職院校所重視，其人事檔案管理工作卻開始逐漸顯現出滯后性。本文通過對高職院校人事檔案管理工作重要性及現狀的認識，分析了如何建設在大數據時代強化人事檔案管理的問題。

關鍵詞：大數據；高職院校；人事檔案；管理

近年來，由于國家和全社會對發展職業教育的重視，特別是國務院《關于大力發展職業教育的決定》實施以來，各類高等職業院校蓬勃發展。而在高職院校中，檔案工作不僅是學校工作的重要組成部分，也是衡量高職院校教育質量和管理水平的一個重要標志。學校越發展，檔案管理水平的落后與之的矛盾就越尖銳。所以，如何改變當前高職院校相對滯后的檔案管理工作，建立高效的電子化檔案就顯得刻不容緩。

人事檔案即組織人事部門在培養、選拔和任用等工作中形成的干部個人材料，主要記錄了個人學習和工作經歷、政治思想表現、道德品質、工作業務能力以及工作實績等內容。人事檔案一直以來都是干部管理的重要內容和參考依據，是黨和國家選人用人的重要基礎。隨著信息技術的發展，人事檔案的利用逐漸由普通查閱發展到對所獲取信息的深入挖掘、分析和整理。然而就當前高等職業院校的實際狀況而言，人事檔案管理在有效利用、數據信息管理等方面仍存在許多亟待改進之處。

一、 高職院校人事檔案信息化建設的重要意義

高職院校人事檔案信息化建設一是有利于組織人事部門“選人用人”，為領導決策提供科學化服務；方便了對學校人員進行管理，便于充分了解職工隊伍狀況。二是有利于提高人事檔案從業人員的工作效率和服務質量。傳統的人事檔案管理側重于實體檔案，收集、整編、管理，工作量大卻效率低，檔案實現信息化后，更多地體現了其自動化、規范化和網絡化的特點，切實提高了工作人員的工作效率。三是有利于檔案工作人員專業水平的提高。高職院校人事檔案的信息化建設工作是一項長期且艱巨的重要任務，人事檔案信息化建設完成后，工作人員便有更加充足的時間去培訓學習，從而豐富專業知識結構。

二、 大數據時代高職院校人事檔案管理的必然要求

當前，高等職業院校應該充分利用大數據技術對人事檔案進行信息化管理，從而建立人事檔案信息管理系統，切實改善人事檔案管理現狀，提高檔案的有效利用率。人事檔案信息管理系統的有效建立，可以使人事檔案數據信息互聯互通，有利于職工基本信息的及時更新共享；同時還能對數據信息進行統計、分析和預測，及時反饋分析結果，以便為人事管理工作提供高質量的信息等等。

三、 積極建立人事檔案管理云存儲平臺

由于人事檔案具有私密性，屬于高職院校的保密內容，不能將其相關信息放在公共網絡上，也不能將檔案的存儲外包給任何廠商，所以筆者認為，采用云存儲是當前最適合人事檔案管理的新模式。通過人事檔案信息化管理系統的建立，不僅可以對實體檔案進行數字化管理，還可以對人事檔案及其相關數據信息進行數字化管理。

四、 積極推進人事檔案信息化管理

一是檔案硬件設施的現代化。檔案的數字化建設依賴于一定的物質和技術支持，因此，高職院應增加人事檔案信息化建設的資金投入力度，構建檔案信息資源開發和技術基礎。因此，配備先進的計算機設備，文字圖片及影像資料的掃描設備等等，同時配備打印機、刻錄機、數碼相機和掃描儀等裝備，從而保證人事檔案信息化建設的硬件設施。

二是嚴格的安全保密措施。檔案信息的安全保密工作是檔案管理中的重中之重，必須切實加強各項法規和規章制度建設，對人事檔案信息采取有效的安全保護措施，防止破壞和泄密，從法治確保人事檔案信息化建設的有效實施。同時，要采取必要的技術手段，確保數據資源的安全管理。

三是建設專業化的檔案人才隊伍。人事檔案信息化建設的關鍵因素是人。因此，要積極培養專業化、高層次的檔案管理人員，使高校人事檔案管理隊伍符合信息化建設的新要求。這要求從業人員既要具備良好的專業素質，還要掌握一定的計算機技能，從而提供優質的檔案服務。

四是檔案利用的信息化。為高職院校各項工作提供優質的檔案服務是加強檔案信息建設，推進檔案數字化管理的最終目的。因此，運用數字化技術，逐步提高信息利用率是當前急需解決的問題。高等學校利用計算機和網絡技術，建立干部人事檔案網絡化管理系統，有效提供信息查詢服務，拓展服務功能，進一步提高人事檔案管理水平。

高職院校的改革發展離不開人事檔案專業化、科學化的管理，我們要進一步完善高職院校的人事檔案管理機制，實現檔案資源的有效開發、利用、保存和共享，強化檔案管理，從而為新時期高職院校人才管理提供更加優質的服務。

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作者簡介：

李超，內蒙古自治區呼和浩特市，內蒙古建筑職業技術學院。