淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

薛君

摘要：當前事業單位檔案管理工作過程中仍舊存在不少問題，這些問題的存在不僅影響了事業單位工作的開展，也影響了其服務功能的發揮，如何做好檔案管理工作是事業單位需要充分考慮的問題。論文簡單闡述了事業單位檔案管理工作現狀，分析了檔案管理工作過程中存在的問題，提出相應的解決對策。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現狀；對策

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）006-0-01

一、引言

檔案管理工作是一項復雜的系統工程，其工作過程中涉及檔案資料的收集、整理、保管、編制、檢索、統計等內容，科學的檔案管理能為信息查閱提供便利，同時改善工作效率。當前，社會體系逐漸復雜，事業單位的檔案管理工作量也在逐漸增多，但是當前事業單位檔案管理工作中仍舊存在一系列的問題，需要采取有效措施予以優化改進[1]。

二、事業單位檔案管理工作的現狀及問題

1.檔案管理工作人員職業素質不足，缺少專業的信息化管理人才

檔案管理工作人員的素質能力會對管理成效產生直接影響，當前，不少事業單位檔案管理工作專業性不足，實際工作過程中工作人員職業素質不足以應對日常管理工作要求，甚至存在未接受專業培訓的人員來開展工作，其對于檔案管理的理論知識匱乏，工作態度差，工作過程消極散漫、敷衍了事，造成檔案管理工作效率極其低下，并且管理工作人員隊伍流動性大，影響管理穩定性。并且，實際檔案管理工作過程中不少人員缺乏信息化專業技術培訓，造成檔案信息化工程建設工作無法推進，無法充分發揮信息化技術作用。

2.檔案管理過程中缺乏完善的管理體系，檔案管理工作無法充分發揮效能

事業單位檔案管理工作缺乏有效的管理制度、體系，檔案管理工作的規范性差，日常工作過程中無據可查，資料收集范圍不明確，歸檔工作不能根據規定認真執行，檔案的保存管理較為混亂，這些問題都極大的影響檔案管理工作的效率和成效，甚至部分事業單位檔案管理制度，在實際工作中根本不予落實，整個工作過程隨意性較大，執行力度差，檔案管理工作的權威性較低。加之事業單位檔案管理工作無法為單位帶來顯著的效益，其管理工作過程中耗時、耗力，部分單位不愿進行投入，造成一系列的管理問題出現，事業單位檔案管理工作無法充分發揮其效能。

3.缺乏有效措施對檔案信息進行合理保管，給信息化管理工作造成阻礙

事業單位檔案管理工作過程中，對各類檔案資料的保管是非常重要的一項工作內容，當前信息化技術手段不斷推陳出新，電子檔案日漸普及，但是多數保密性高、重要性高的檔案資料，仍舊需要采用紙質管理方式進行備案管理，但是實際工作過程中，不少單位針對這些特殊要求的檔案資料管理措施不完善，造成電子檔案與紙質檔案管理制度不能有效協調，不少電子資料因軟硬件問題出現丟失、損毀，在查找過程中無法充分發揮信息化手段的價值，嚴重阻礙了事業單位檔案管理信息化工作的推進。

4.缺少管理和保護檔案資料的根本意識，對具體的檔案資料更新不及時

事業單位原有檔案管理方式、設備隨著時間的推移，可能會出現無法適應時代發展需求的狀況，但是不少事業單位并沒有真正認識到此類問題的嚴重性，以至于日常管理工作過程中，大量的檔案管理工作信息更新不及時，甚至許久不見更新，不能根據社會發展需求，積極引進高新技術設備進行檔案管理與修復，管理和保護檔案資料的根本意識仍舊薄弱。并且，因各個單位人員工作交替，不少檔案管理人員未能及時整理、封存舊有檔案，而新的檔案又不能及時更新，各類檔案管理工作交接存在問題，造成不少檔案資料變成“死檔”、“棄檔”，這不僅增加了檔案資料整理的工作量，還給檔案資料的查詢造成嚴重障礙。

三、改善事業單位檔案管理工作現狀問題的對策

1.加大對檔案管理工作的重視力度，建立完善的檔案管理工作體系

事業單位檔案管理工作要想實現高效、科學發展必須從根本上加以重視，同時建立完善的檔案管理工作體系，這是事業單位檔案管理工作開展的基本前提。將檔案管理工作列入單位工作規劃，劃分相應的管理權責，建立與單位實際狀況相適應的綜合檔案管理機構，明確相關人員在日常管理工作過程中的職責，讓檔案管理工作人員意識到自己的責任，適度對優秀的檔案管理工作人員進行表彰，提升其工作積極性。針對檔案管理工作過程中存在的問題要及時安排解決，對各類檔案資料進行統一性的管理，確保檔案管理機構充分發揮監督指導作用，形成完善的檔案管理體系，規范化的進行檔案的接收整理、修改補充、保管、借閱、統計、保密、鑒定、銷毀、庫房管理等工作。

2.加大檔案管理信息化建設工作力度，充分發揮檔案管理工作效能

信息化技術的發展給事業單位檔案管理信息化建設工作奠定了堅實基礎，通過建立事業單位檔案管理工作網絡，促使單位內外資料交流，避免檔案出現遺失，提高檔案利用率，在檔案管理實際工作中，為檔案管理配備完善的儀器、設備，提高其管理工作的科學性和嚴謹性，并及時對檔案資料進行更新，針對出現變化的資料要及時收集、整理，對于廢棄的資料要另作封存，有效提升事業單位檔案管理工作效率。同時，注重檔案資料利用的合理性問題，確保事業單位檔案管理工作開展真正發揮應有的作用。

3.加大檔案管理人員培訓教育工作力度，通過提升人員素質改善管理質量

事業單位檔案管理人員素質是管理工作成效的決定性因素。在事業單位檔案管理工作過程中安排專人進行檔案管理，輔以完善的檔案管理制度體系，形成單位上下重視檔案管理工作氛圍，就能確保事業單位檔案管理工作質量有效提升。從人員入職開始，就關注專業化的檔案管理人才，在安排工作期間，要注意檔案管理工作不是隨便就可以勝任的，要選擇接受能力強、邏輯能力強的人進入崗位，確保檔案管理工作有序開展。

四、結語

事業單位管理工作過程中檔案管理是其有機組成部分，對單位未來發展有非常重要的借鑒意義，只有充分重視檔案管理工作，建設完善的檔案管理制度體系，采用現代信息化手段優化創新檔案管理方式，提升檔案管理人員職業素質，為單位檔案管理工作提供良好的氛圍，才能推動事業單位檔案管理工作向高效、快捷的方向發展。

參考文獻：

[1]趙晶.事業單位檔案管理中電子檔案管理分析[J].經貿實踐，2017（24）：176.