文書檔案管理的特點與創新策略的相關研究

劉萍

摘 要：文書檔案管理是一個企業檔案管理水平的主要衡量標準，隨著信息化管理時代的來臨，文書檔案管理在現代化管理中越來越受到重視，而文書檔案管理水平能夠直接影響到企業檔案資料的安全性、完整性。對此，本文著重分析文書檔案管理的特點，提出文書檔案管理的創新策略，旨在實現文書檔案管理的有效性。

關鍵詞：特點；文書檔案管理；創新策略

文書檔案管理是企業、政府機構、社會團體、社會組織、事業單位在行政管理活動中生成具有保存價值資料的總稱。文書檔案管理是企業檔案管理的核心，是一項技術性、服務性、政治性較強的工作。而文書檔案管理質量的高低直接影響到企業整體管理水平，因此，新時期下，應該加強文書檔案管理水平，提升文書檔案管理認識，提高文書檔案管理人員管理素養，使其能夠合理、科學的管理文書檔案，進而才能夠實現文書檔案管理實效性。

一、文書檔案管理的特點

（一）管理工作繁瑣

文書檔案管理工作重點在于保存、收集、整合資料，其承載著企業寶貴的歷史資源，體現了一個企業的發展歷程。文書檔案管理主要以企業發生的事件、人事、文件、事件過程、書報為管理對象，管理模式大都運用紙張或者是實質記錄下來，并且將這些文書檔案資料進行分類存儲于企業檔案室中。在此階段文書檔案管理工作的重點就是管理、收集、整合、編目編冊、借閱、保存等，同時企業也要求文書檔案資料要具有安全性、完整性。在企業管理中，文書檔案管理工作的作用是記載企業發展歷程，使得后輩能夠借鑒先輩的管理、經營模式，進而才能夠實現文書檔案管理工作的有效性。由此能夠看出，文書檔案管理工作較為繁瑣。

（二）文書工作對文書檔案管理的作用

文書工作與文書檔案管理之間具有密切相連性，文書工作包含登記、收集、催辦、運轉及文件的立卷、整理、歸檔等，而文書工作的過程正是文書檔案資料形成的全過程。在具體工作中，文書工作能夠為文書檔案管理提供鑒定、保存、整理、統計、編研，其是文書檔案管理工作的前提條件。文書檔案管理主要來源于文書工作，文書工作將企業有價值的事件、活動記錄下來，經過整合形成立卷，之后定期向文書檔案管理部門歸檔。文書工作質量與文書檔案管理質量息息相關，例如文書工作書寫的質量，能否合理歸檔，都與文書檔案管理具有直接的影響。

（三）檔案管理內容豐富

文書檔案管理工作是企業各項事務的真實反映與記錄，涉及到科技檔案、行政管理、黨群管理、會計檔案等方面，故而，文書檔案管理內容較為豐富。基于文書檔案資料涵蓋企業各類“紅頭文件”、企業簽訂的各類責任書、協議、合同、企業各類民主選舉投票登記情況，及企業照片、錄像、錄影、錄音等各類電子檔案資料等，導致文書檔案載體多樣化，內容豐富化，這無疑對文書檔案管理形成一定的難度，因此，只有提升對文書檔案管理的認識，進行科學、合理管理，才能夠實現文書檔案管理的有效性。

二、文書檔案管理的創新策略

（一）提升對文書檔案管理認識度

文書檔案管理工作可分為兩大類：一類是由企業本級組織形成的文檔管理，另一類是企業上級組織形成的檔案管理。這兩類檔案信息都能夠為企業領導開展工作提供保障，因此，需要企業對文書檔案管理工作進行重視。一方面，企業應該在軟硬件設施上為文書檔案管理工作提供保障，為文書檔案管理營造一個良好的工作環境，進而促進文書檔案管理人員更好的進行工作。另一方面，企業領導要積極參與到文書檔案管理工作中，并且根據實際情況，為文書檔案管理工作提出針對性的建議，將文書檔案管理工作納入到年度終結中，進而確保文書檔案管理的有效性。此外，還應該加強各部門之間的合作，增強文書檔案管理收集、整合工作，文書檔案管理人員要主動知曉將要進行的工作，要深入到各個部門中，了解他們的實際工作情況，及時獲取重要的信息價值，進而提升文書檔案管理質量。同時，還應該加強文書檔案管理人員與各個部門人員的溝通，便于文書檔案資料的收集。

（二）構建文書檔案管理制度

加強文書檔案管理制度構建，對提高文書檔案管理質量具有一定的保障。新時期下，文書檔案管理制度應該與時俱進，實現現代化文書檔案管理模式，進而才能夠實現文書檔案管理實效性。首先，企業應該在傳統文書檔案管理制度上，結合國家相關的法律法規制度，根據本企業的實際情況，構建現代化文書檔案管理制度模式，實現現代化文書檔案管理的實用性、使用性、靈活性、科學性。構建現代化文書檔案管理制度，能夠有效更新傳統文書檔案管理中的不足現象，完善文書檔案管理制度，解決檔案管理瓶頸問題。在構建現代化文書檔案管理制度中，要根據文書檔案管理實際情況，有計劃、有目的的對文書檔案進行修編、查閱，增強文書檔案管理制度的實用性。

（三）提升文書檔案管理人員素養

文書檔案管理質量是衡量一個企業檔案管理水平的重要因素之一，而文書檔案管理質量與管理人員素養具有直接的影響。新時期下，企業應該加強文書檔案管理素養，增強他們的專業理論知識與技能，同時還應該加強他們信息素養，使他們能夠合理的使用現代化科技技術進行工作，實現文書檔案管理的智能化。在文書檔案管理中，企業應該通過培訓工作，提升文書檔案管理人員的綜合素養，使他們明晰文書檔案管理制度、要求，了解文書檔案管理對企業發展的重要性，并且掌握現代化檔案管理能力，構建文書檔案管理團隊，提升文書檔案管理人員管理能力，進而實現文書檔案管理的有效性。

三、結語

綜上所述，文書檔案管理是企業檔案管理的核心，是一項技術性、服務性、政治性較強的工作。新時期下，要提升文書檔案管理工作認識度，增強文書檔案管理質量，使文書檔案管理能夠有效、科學、合理的進行，進而實現文書檔案管理的有效性。

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