大數(shù)據(jù)視角下檔案管理工作開展的思考

曹菲菲

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到各個行業(yè)領(lǐng)域，而大數(shù)據(jù)就是在現(xiàn)代網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計算趨勢下出現(xiàn)的嶄新的技術(shù)手段，并且對于服務(wù)創(chuàng)新能夠帶來技術(shù)支持。對于檔案管理工作而言，運用大數(shù)據(jù)技術(shù)展開工作創(chuàng)新，能夠極大的提升檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性，極大的提升檔案數(shù)據(jù)的安全和管理效率，因而運用大數(shù)據(jù)指導(dǎo)檔案管理工作的開展具有深刻的現(xiàn)實意義。

大數(shù)據(jù) 檔案管理 效率與質(zhì)量

大數(shù)據(jù)與檔案管理相結(jié)合的現(xiàn)實意義

大數(shù)據(jù)與檔案管理的融合的是順應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)操作管理的重要體現(xiàn)，能夠極大的提升信息共享的科學(xué)性。一方面，通過大數(shù)據(jù)平臺的設(shè)置，能夠?qū)n案信息的分類更加科學(xué)化系統(tǒng)化，而且能夠運營數(shù)據(jù)整合的方式便于信息的快速檢索，為人們信息操作提供方便。而且能夠提升檔案信息的有效利用率，檢測出數(shù)據(jù)信息中整合存在的漏洞的地方，從而做出及時的調(diào)整，可以說大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用是對檔案管理的重要保障，更是對于檔案信息管理科學(xué)性的技術(shù)監(jiān)督。

另一方面，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，檔案管理從傳統(tǒng)實現(xiàn)向現(xiàn)代化的轉(zhuǎn)化，為檔案信息的的現(xiàn)實發(fā)展提供空間。檔案管理實際上本身就是為單位決策服務(wù)的，但是近幾年檔案信息文本存儲出現(xiàn)了信息調(diào)取困難，數(shù)據(jù)容易被篡改等現(xiàn)象，而大數(shù)據(jù)信息管理就很容易化解這一難題，檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)電子、數(shù)據(jù)文檔的錄人，便于信息存儲，而且能夠避免很多人為操作的因素出現(xiàn)，所以在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理的安全度更高。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作存在的問題

目前對于檔案管理存在錯誤的認識，比如很多管理者錯誤的認為檔案管理僅僅就是檔案的存儲和信息的提取，檔案管理工作缺乏主動性，數(shù)據(jù)信息的價值沒有得到充分挖掘，這是檔案管理目前存在的最大問題。在管理理念上高度的重視和更新，大數(shù)據(jù)技術(shù)本身就是對傳統(tǒng)管理方式的轉(zhuǎn)變，對于檔案信息技術(shù)進行處理和革新，推動檔案信息技術(shù)的應(yīng)用。但是目前在大數(shù)據(jù)的應(yīng)用上口號化，很多企業(yè)單位運用并不廣泛，網(wǎng)絡(luò)化思維、信息化思維和技術(shù)操作思維、信息共享思維等都存在不足，對于傳統(tǒng)的檔案管理存在依賴性。二是，在技術(shù)操作上缺乏升級意識，仍舊存在部分單位在檔案管理工作上存在疏忽，人員操作中工作失誤的現(xiàn)象還時有發(fā)生，比如檔案提取歸還操作不規(guī)范，弄虛作假情況出現(xiàn)。即使運用大數(shù)據(jù)平臺進行紙質(zhì)檔案和電子檔案的存儲并存，也存在著錄人不及時，信息編號、整理、歸檔等不專業(yè)的情況，無法形成專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，對于信息整合、分析和數(shù)據(jù)價值挖掘的程度不足，無法為科學(xué)決策提供重要依據(jù)。三是，在管理方面，具備大數(shù)據(jù)技術(shù)和思維能力的人才數(shù)量較少，更不用說目前檔案管理工作的管理人員的選擇，在部分單位處于抓壯丁的情況，一個管理人員身兼數(shù)職，檔案管理無論是從操作流程還是監(jiān)管環(huán)節(jié)上都還是被動式的服務(wù)，對于檔案信息整合的關(guān)注程度不足，缺乏信息的二次加工和歸類，數(shù)據(jù)分析的工作沒有專人服務(wù)，人才配備上的不足，監(jiān)：管制度的不足都是限制大數(shù)據(jù)與檔案管理相結(jié)合的重要因素。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下提升檔案管理水平的策略

針對大數(shù)據(jù)環(huán)境下提升檔案管理水平需要各個企業(yè)單位科學(xué)規(guī)劃，合理的部署，重視在技術(shù)、人才、管理制度等多個方面實現(xiàn)充分投入，從而確保檔案管理能夠切實的發(fā)揮管理效能。

（1）注重管理理念的更新，發(fā)揮主動性的檔案管理優(yōu)勢。大數(shù)據(jù)技術(shù)是新型的技術(shù)操作手段，是基于用戶的個性化需求、多元化需求等滿足而提出的技術(shù)手段。所以對于各個單位要專門組織人員進行學(xué)習(xí)，結(jié)合各個單位管理的特征和工作的需求，對檔案管理進行有針對性的設(shè)計，提升檔案管理的主動性。明確檔案管理技術(shù)操作的具體工作，實現(xiàn)從檔案管庫存儲向數(shù)據(jù)倉儲的轉(zhuǎn)化，讓文本資料向數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)化，確保各個渠道的信息保存及時暢通，做好存儲的結(jié)構(gòu)優(yōu)化，提升檔案管理的科學(xué)性。

（2）加強檔案管理的技術(shù)平臺的建立，提升資源利用效率。檔案管理的信息技術(shù)平臺目前專業(yè)化程度不高，針對內(nèi)部和外部使用的信息庫平臺建立不夠完善。大數(shù)據(jù)模式下重視對于檔案數(shù)據(jù)信息的管理和維護，重視數(shù)據(jù)信息的共享，一種是內(nèi)部共享，嚴格的按照企業(yè)內(nèi)部的管理規(guī)范和操作標(biāo)準(zhǔn)將保密檔案和信息進行整合，明確技術(shù)操作規(guī)則，確保數(shù)據(jù)使用的安全性。對于外部檔案的使用要確定共享平臺，利用電子信息平臺的設(shè)計，實現(xiàn)用戶的信息數(shù)據(jù)及時的查找，為各個行業(yè)進行決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

（3）完善大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的管理制度。大數(shù)據(jù)管理要明確管理職責(zé)，將具體的工作職責(zé)落實到專門的管理部門和個人，出現(xiàn)問題及時追責(zé)，避免出現(xiàn)人為因素對檔案數(shù)據(jù)進行篡改。不僅如此，還要注重激勵制度的設(shè)置，大數(shù)據(jù)重視挖掘檔案信息的價值，所以企業(yè)單位需要通過制度獎勵，鼓勵檔案管理人員對目前的檔案信息進行及時的核對和分析，對于及時發(fā)現(xiàn)了漏洞、錯誤、能夠主動對數(shù)據(jù)進行優(yōu)化分類的人員進行獎勵，鼓勵檔案管理部門主動創(chuàng)新工作方法。對于檔案管理平臺數(shù)據(jù)庫的管理要加強監(jiān)管制度的建設(shè)，檔案管理要做好系統(tǒng)登人登出的記錄，嚴格按照操作流程實現(xiàn)數(shù)據(jù)的調(diào)取，對于記錄不清、數(shù)據(jù)不全的檔案內(nèi)容呀及時進行完善和調(diào)查，明確全責(zé)，對于出現(xiàn)問題的管理環(huán)節(jié)進行監(jiān)管，追究先關(guān)人員的責(zé)任。

總之，對于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理發(fā)展空間巨大，還需要各個單位依據(jù)實際工作的需求進行檔案信息的管理設(shè)計，保持創(chuàng)新理念運用技術(shù)操作方式實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)安排。

[1]馬昌燕.大數(shù)據(jù)視角下農(nóng)業(yè)檔案管理的透視與反思[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（01）：51-52.

[2]崔潔.大數(shù)據(jù)背景檔案管理工作的挑戰(zhàn)與機遇研究[J].科教文匯（下旬刊），2016（02）：187-188.

[3]蔡利劍.大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理問題研究[J].西北工業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2016，36（01）：104-107.