如何利用數據透視表進行數據分析

熊文敏

伴隨著計算機技術的不斷發展，應用軟件功能逐漸增強，office軟件在各領域的應用也不斷深入。近幾年，企業規模越來越大，社會對企業的各項工作提出了更高的要求，尤其是對企業各種數據的計算和分析。用Excel來編制表格，計算并匯總數據已經成為很多企業辦公人員必備能力。

一、引言

Excel作為office辦公軟件的重要組成部分，可以進行各種數據處理，尤其是數據分析功能，這個功能可以大幅提高數據分析的有效性，提高工作效率，在工作中發揮著舉足輕重的作用。

二、數據透視表概述

EXCEL中最有創造性、技術性和強大分析能力的工具，便是數據透視表。它可以對大量數據進行合并匯總，能對明細數據進行有效全面分析，可以通過轉換數據的行和列來查看源數據的不同匯總情況，同時可以通過不同的頁面來篩選數據，根據數據分析的需要顯示區域中的明細數據，并伴隨源數據的更新而自動更新數據處理結果。使用數據透視表可以深入析數值數據，并且可以回答一些預計不到的數據問題。

三、數據透視表在會計工作中的應用

（一）數據透視表的數據源

如果要創建數據透視表，數據源必須是規則的數據，表格的首行為字段的形成，不能為空，數據源中不要出現空白的單元格且不要合并單元格，每個字段中的數據類型保持一致性，要想數據透視表使用時快捷方便，就要先保證數據的規則性，尤其是在數據量比較大的時候，數據透視表的優勢更容易被突顯。數據源的引入可以是外部數據，也可以是當前數據，可以來自EXCEL，也可以來自ACCESS數據等或者純文本文件。

（二）如何創建數據透視表

首先從工作表的插入菜單選擇“數據透視表”，分成四個區域：1、篩選器：添加字段到篩選器中可以使該字段包含在數據透視表的篩選區域中，以便對其獨特的數據項進行篩選。2、列標簽：添加你所需要的信息字段到列標簽區域可以在數據透視表頂部顯示該字段的獨特的值。3、行標簽：添加你所需要的信息字段到行標簽區域可以在數據透視表左邊的整個區域顯示來自該字段的獨特值。4、值字段：添加你所需要的信息到值區域，可以使該字段包含在數據透視表的數值區域中，并使用該字段中的值進行指定的計算，如：求和、計數、平均值等。

四、數據透視表的具體操作

在會計的日常工作中，經常會遇到表1中相關數據的統計匯總，如果手動匯總，訂單較多的情況下，耗時費力，并且容易出錯。所以需要用到“數據透視表”功能來解決這個問題。

在EXCEL工作表中，選擇并單擊菜單中的“數據透視表”，系統出現“創建數據透視表”對話框，選擇區域和放置位置即可。在字段設置中選擇所需要的信息分別放置到數據透視表的四個區域：例如：統計匯總銷售人員林丹的訂單金額數，具體步驟如下，創建空白數據透視表后，將字段列表中的銷售人員與訂單金額勾選到數據透視表對應區域。勾選后，銷售人員會自動排列到行字段，訂單金額自動排列到值字段，匯總方式為求和。在銷售人員右側小三角箭頭標簽內取消全選，只選擇林丹，則顯示出最終結果。

五、結束語

作為快速匯總，對大量數據進行分析的交互式工具，數據透視表不用編程，不用函數，簡單方便，易學易用，動態數據源和數據透視表或圖，讓數據更加靈動、直觀。總之，利用數據透視表可以進行卓有成效的數據管理及分析，滿足管理需求。（作者單位為湖南信息學院管理學院）