高校教學檔案管理的創新模式思考探析

郭婷

摘 要：高校教學檔案種類繁多，數量龐大，從專業培養方案到教師講課記錄再到學生成績登錄，形形色色，客觀有效的反應高校歷年的教學活動，對展現高校教學歷史與高校教學改革歷程具有重要的參考價值。進入二十一世紀，電子信息的飛速發展將人類社會帶入了互聯網+的時代，計算機、校園網等網絡信息技術在高校的普及給高校教學檔案管理工作提出了新的要求，運用數字化手段創新高校教學檔案管理工作勢在必行。針對當前高校的教學檔案管理工作在制度上、部門之間的協調和部門管理水平等方面存在的問題，通過樹立高校教學檔案管理創新意識，建立高校教學檔案管理標準與管理制度，規范高校教學檔案內容及分類，建立高校教學檔案管理體系，做好教學檔案信息平臺建設工作，加快高校教學檔案管理工作的創新。

關鍵詞：高校；教學檔案；管理模式；現代化平臺；創新探索

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：2096-000X（2018）01-0021-03

Abstract： There are many kinds and a huge number of teaching archives in colleges and universities which range from the professional training program to the teacher's lecture record and the student achievement registration， and these archives objectively and effectively reflect the teaching activities in colleges and universities over years and have important reference value in showing their teaching history and reform process. In the twenty-first century， the rapid development of electronic information brings human society into the era of Internet +， and network information technologies such as computer and campus network are popular in colleges and universities and put forward new requirements for teaching archives management work. Therefore it is imperative to use digital means to innovate teaching archives management work in colleges and universities. Aimed at the existing problems in systems， coordination between departments and management level in the departments， the information platform construction work of teaching archive is well done and the innovation of teaching archive management work is accelerated through establishing the innovation consciousness， standard and system of teaching archives management in colleges and universities， standardizing their contents and classifications and building management system of teaching archives.

Keywords： colleges and universities； teaching archives； management model； modernization platform； innovation exploration

二十一世紀，隨著電子信息技術的飛速發展，高校的教學檔案管理工作也開始由傳統的紙質檔案管理模式向信息化、電子化的管理模式轉變。由于高校教學檔案關系到高校的教學管理工作，是高校教學活動過程的客觀反映，也是高校教學水平和教學質量的客觀標準，因此探索新形式下高校教學檔案管理模式的創新，提高高校教學檔案管理的水平具有較為重要的意義。

一、高校教學檔案的特點

高校教學檔案包括了高校教學工作文件、教學大綱、教學日志、教學計劃、教學改革、教學試卷、聽課記錄、教研活動等高校教學工作方方面面的內容，種類繁多，內容豐富，材料豐富，專業性強，歸檔時間各不相同。

（一）高校教學檔案內容繁多

來源于高等院校教學活動的各個環節的教學檔案，數量龐大，是高校檔案中數量最多、種類最為復雜的一部分。其中既包括了專業培養方案、教學課程設置、教學改革文件等有重大保持價值的教學文件，也包括了各式各樣的教學規定、教學條例、教學部門制定的規則制度辦法等文件，還包括了各二級學院的教學記錄材料，如教學工作細則、教師教研活動記錄、教師聽課記錄、教師備課情況、教師課件檢查情況等，另外還有數量眾多的學生教學檔案，如學生每門課程的成績表、平時成績單、期末考試試卷、學生畢業論文等等。數量龐大種類繁雜是高校教學檔案的一大特色。這些方方面面的教學材料忠實的記錄和反映了高校的教學過程，也是高校教學質量的集中體現。

（二）教學檔案形式多樣，歸檔方式各不相同

高校的教學檔案數量龐大，種類繁多，歸檔方式歸檔時間各不相同也是高校教學檔案的一大特色。由于高校教育分為了研究生教育、本科教育、專科教育、繼續教育等多個辦學層次，不同的辦學層次有著各自不同的辦學定位、教學要求、課程設置及課程目標，由此帶來各具特色的管理方式，不同的課堂教學方式、不同的學生入學情況以及學生學習特點產生了各不相同的教學檔案。同時，記錄課堂教學的原始資料也各不相同，從傳統的紙質聽課記錄到現在的電子圖形記錄、由傳統的備課本到現在的多媒體課件，由傳統的紙質考試試卷到現在的光盤拷貝，形式多樣的教學檔案，歸檔方式各不相同，有按教學年歸檔的學籍表、畢業材料等，也有按自然年歸檔的教學行政文件、學籍處理規定等。這樣種類繁多歸檔方式各異的高校教學檔案亟待引入信息化的管理方式。

二、高校教育檔案管理模式創新的必要性與目的

正如前文所言，高校的教學檔案是高校檔案中數量最多、種類最為復雜的一部分。面對種類繁多、歸檔方式各不相同的教學檔案，引入信息化的管理方式創新高校教學檔案的管理模式非常必要。

（一）教學檔案是高校教學的重要環節

高校的教學檔案是高校教學活動的重要表現形式，做好高校教學檔案管理工作對于展現高校的教學發展過程具有較為重要的作用。高校教學檔案中包括教學工作日志、教學課程設置、教學大綱、教學日歷、教學進度、教研室活動等多項內容，通過教學秘書的詳細記錄，能客觀有效的反應高校歷年的教學活動，對展現高校教學歷史與高校教學改革歷程具有重要的參考價值。高校的進步和發展離不開檔案管理工作，同時隨著高校教學質量評估、專業建設評估等活動的開展，高校領導也逐漸認識到教學檔案管理工作的重要性。這些在日常教學活動中逐漸形成、累計的教學檔案為高校的健康發展和教學科研革新、領導決策等工作提供了重要的參考數據，是高校教學工作中非常重要的一環。

（二）高校教學檔案創新的必要性

進入二十一世紀，電子信息的飛速發展將人類社會帶入了互聯網+的時代，計算機、校園網等網絡信息技術在高校的普及給高校教學檔案管理工作提出了新的要求，運用數字化手段創新高校教學檔案管理工作勢在必行。高校本身作為走在時代創新前沿的、知識更新較快、技術優勢領先的科研教學場所，若教學檔案的管理方式還在沿用傳統古老的方式，是不能跟上高校前進的步伐。因此高校教學檔案管理工作必須進行數字化創新，通過建立數字檔案信息系統，滿足高校教學改革發展的需求。

（三）高校教學檔案管理創新的目的

創新高校教學檔案管理工作，是為了更好的為學校的教學與科研服務，建立現代化的教學檔案管理系統，方便高校師生查詢、利用相關檔案內容，提高高校教學檔案掛你的規范化、標準和現代化的管理水平。首先，高校利用現代化信息技術拓寬教學檔案的編研內容，建立教學檔案信息化管理系統，方便高校各職能部門、高校師生通過高校教學檔案管理平臺查詢相關信息，做到高校教學和管理資源的共享工作。通過創新高校教學檔案管理工作，提高高校教學檔案規范化、現代化和標準化的管理水平，轉變傳統以紙張為主的檔案管理、整理、收集形式，采用光盤、U盤、移動硬盤等形式處理高校教學檔案中的內容，通過掃描上傳，將高校教學檔案以數字的形式進行儲存，極大的節約了高校教學檔案管理所需的物理空間，也節省了紙張。同時，數字形式的高校教學檔案更容易歸檔管理，使高校教學檔案管理更加規范化和標準化。

三、當前高校教學檔案管理工作存在的問題

作為現代高校教學管理工作的重要信息資源，教學檔案在高校教學活動中的地位舉足輕重。然而，當前高校的教學檔案管理工作無論是從制度上、部門之間的協調和部門管理水平等方面都存在著不少的問題。

（一）高校教學檔案管理制度不健全

當前，不少高校的教學檔案管理工作是由教學秘書完成，各個院校的教學檔案管理、整理工作基本上是教學秘書在日常的工作中順手完成，沒有建立專門的教學檔案管理制度，沒有專門的人員從事教學檔案管理工作，沒有關于教學檔案的相關文件規定，領導重視程度也不高，致使部分高校的教學檔案內容不全，教學評估、專業評估檢查時發現教學檔案存在諸多問題，甚至有部分高校采用臨時補齊教學檔案的方式來應付檢查。這充分說明了當前不少高校亟待建立系統完善的教學檔案管理機制，規范高校教學檔案管理工作。

（二）教學檔案管理部門工作職責不清

由于高校的教學檔案內容繁多，設計到高校教學方方面面的內容，檔案較為分散，高校各個教學職能部門均直接或間接承擔著教學檔案管理工作。這樣的多頭管理模式極易導致教學檔案管理工作職責范圍不清，每個部門都在管反而導致教學檔案管理工作的職責不清，一旦教學檔案工作出現紕漏，各個部門推諉扯皮現象較為突出。各二級院系并沒有將教學檔案管理工作當做一項專門的工作，其教學檔案的歸檔只是在教學管理過程中的一種自發行為，一旦涉及到檔案管理工作中較為專業的方面，則有可能存在檔案遺失現象。

（三）專業檔案管理人員較少

部分高校成立了專門的檔案管理部門，但卻受到高校年年擴展的影響，檔案管理人員疲于應付學生檔案相關工作，無暇顧及高校教學檔案的管理。另外，專門的檔案管理部門也只是在整體上統籌安排高校的教學檔案管理工作，各二級院系具體的教學檔案收集、整理、管理工作并沒有專業的人員管理，大多交給了教學秘書兼任。一旦教學秘書面臨開學、補考、期末等繁重的教學管理工作時，極容易出現忽視教學檔案的整理和歸檔，進而影響高校教學檔案的完整性。

（四）高校教學檔案應用價值沒有得到充分體現

作為高校教學評估工作中重要的評估材料，高校教學檔案展現了高校的教學水平、教學日常管理工作，是衡量高校教學質量的重要指標。同時，在高校日常教學管理工作中，可以通過教學管理檔案查詢高校歷年來的教學工作進展，利用教學檔案深化高校教學內容改革，因此，高校的教學檔案具有十分重要的應用價值。然而，當前部分高校的教學檔案管理方式落后，教學檔案管理依然以紙質的傳統管理方式進行，部分教學檔案收集不完整，整理不規范，教學檔案基本上沒有實現數字化管理，難以充分體現高校教學檔案的應用價值。

四、創新高校教學管理模式的具體措施

（一）樹立高校教學檔案管理創新意識

面對信息時代電子計算機的飛速發展，高校應當及時樹立高校教學檔案管理的創新意識，從培養教學檔案管理人員專業的檔案管理知識能力入手，幫助其轉變傳統的認為檔案就是整理歷史的觀念，樹立面向未來的教學檔案管理意識。讓傳統的著重于歷史考察和歷史憑證工作的檔案工作轉為為高校教學改革決策提供信息、提供研究高校未來教學改革方向的憑證。培養教學檔案的開發與利用的意識。樹立高校教學檔案管理的創新意識，不斷提高高校教學檔案管理工作人員的業務素質，實現高校教學檔案管理工作的跨越式發展，促進高校教學管理工作走向新的臺階。

（二）建立高校教學檔案管理標準與管理制度

高校教學檔案信息資源建設是高校教學檔案管理工作的重點，在其建設、開發運用的過程中，實現信息化需要各項管理規定的保障，當前在高校教學檔案信息資源管理中存在著管理方法、管理手段落后等一些問題，影響了高校教學檔案的建設。為了提升高校教學檔案的建設質量，需要制定相關學校和二級學院的管理標準或規范，為高校教學檔案信息資源的質量管理提供參考依據。只有這樣才能不斷滿足高校教學檔案信息資源信息化建設的需要。

建立健全高校教學檔案管理工作規章制度，根據高校檔案管理的規范化要求，結合高校自身實際，建立一套規范的高校教學檔案管理制度，要求高校各教學單位按照這一標準統一執行，讓教學檔案的收集、整理、分類、保管等環節都按照統一的檔案管理規章制度嚴格執行。

（三）規范高校教學檔案內容及分類

由于高校教學檔案的種類繁雜，檔案收集工作從開學到期末一直不間斷的進行，檔案收集具有廣泛性、復雜性、分散性和周期性的特點，因此一定要規范高校教學檔案的內容及分類標準，才能順利做好高校教學檔案工作。總的來說，高校的教學檔案內容一般包括以下幾個方面：1.教學管理類文件，包括了教學計劃、教學大綱、教師課程講義、課件、教學執行計劃、教學日志等等內容；2.教學過程管理檔案，包括了新課申請審批表、教師聽課記錄表、學生作業評估情況、課程考試試題、課程評分標準、試卷分析報告、課程成績表、學生實踐教學論文等；3.學籍檔案管理，包括了學生學籍異動、學生獎懲情況、學生成績匯總等；4.教研成果，包括了院系的科研材料、教學改革材料、教改論文等。要按照檔案分類的標準，以教學檔案的層次結構，根據教學活動的先后順利進行分類整理。具體做好以下幾個方面的工作：首先，要求教學秘書按照高校教學檔案管理制度嚴格執行檔案的收集工作，對于學校下發的各類教學相關文件，嚴格文件檔案的收發登記工作；其次做好零星材料、文件的收集工作，同時要改變以往教學檔案只依靠教學秘書收集的情況，建立專兼職人員結合的檔案管理隊伍，做好高校的教學檔案轉折工作。

（四）加快教學檔案管理工作的現代化建設

高校教學檔案種類繁多，需要加強高校教學檔案的系統化管理，建立現代化的電子信息建設。首先院系應當重視教學成果材料的收集工作，確定院系教學中產生的各種教學檔案均一一收錄，沒有遺漏；其次要做好檔案的整理工作，對收集上來的教學檔案進行科學的分類，特別重視有價值的學術材料、教學材料的歸檔工作，加快建立二級學院的檔案類目，便于隨時調查使用檔案；第三要加快檔案管理的現代化步伐，運用掃描儀、計算機、照相機、U盤、移動硬盤等設施做好高校教學檔案的數字化工作；最后加快高校教學檔案的數據庫建設工作，積極引進國外先進標準建立教學檔案電子信息庫，同時要保障及時更新數據庫，確保檔案數據庫的實施有效性。

（五）建立高校教學檔案管理體系

對于當前教學檔案管理部門工作職責不清的現狀，建立由學校領導、二級學院負責人、專職檔案管理員組成的教學檔案管理體系，具體每個崗位的工作職責，避免出現問題后的推諉扯皮現象。制定詳細的教學檔案管理評價體系，在二級院系內進行教學檔案工作檢查評比工作，同時將評比的結果作為衡量二級學院教學管理水平的重要依據。要確保二級院校的教學檔案工作不落后于教學工作，確保各項教學檔案材料的累積程度與高校教學材料的產生情況一致，同時做好二級院系的教師教學檔案整理工作，強化教學檔案的監督職能，切實提高高校教學檔案的管理水平。

（六）加強高校教學檔案管理隊伍建設

做好高校教學檔案管理隊伍建設，提高教學檔案管理人員素質，通過加強在職人員培訓和引進高素質人才，切實增強高校教學檔案管理隊伍的能力。通過加強思想政治教育，提高高校教學檔案管理工作人員的政治覺悟，幫助其認識到做好高校教學檔案管理工作的重要性，培養一批忠于職守，踏實肯干，作風正派，愛崗敬業的高校教學檔案管理工作者，切實做好高校的教學檔案管理工作。通過加強在職人員的職業培訓工作，提高他們的業務水平，通過培訓提高教學檔案管理隊伍的數字化操作水平，使其能熟練操作掃描儀、照相機、計算機、U盤等電子設備做好高校教學檔案的數字化工作，使其具有專業的信息素養能夠勝任現代化的教學檔案處理工作。

（七）做好教學檔案信息平臺建設工作

逐步推行高校教學檔案信號平臺建設工作，做好高校教學檔案信息化、系統化、網絡化工作，改變傳統紙質檔案的現狀，充分利用數字檔案信息庫節省檔案存放空間，建立數字檔案信息庫，方便高校職能部門、高校教師查閱教學檔案，通過網絡化的教學檔案服務，實現高校教學資源的共享，提高高校教學檔案的利用率。

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