行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)思路探討

陳斌

摘要：隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會的進步，行政事業(yè)單位在我國經(jīng)濟發(fā)展中占據(jù)著愈為重要的地位。對此，加強行政事業(yè)單位內(nèi)部控制管理，促進信息現(xiàn)代化建設(shè)的快速提升，成為經(jīng)濟發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其中，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化是《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》實施和落地的重要途徑。文章就行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)思路進行詳細的分析，并針對其中可能存在的問題提出相應(yīng)的解決方案，以促進內(nèi)部控制管理質(zhì)量的提升，促進行政事業(yè)單位的進步與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；內(nèi)部控制；信息化建設(shè)

一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)需要解決的問題

1. 內(nèi)部控制信息化的覆蓋面比較小。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制主要包含單位層面內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制。其中，前者主要是對部門職能、崗位職責(zé)分工等職權(quán)進行控制，主要通過加強日常規(guī)范管理及文化建設(shè)進行管控；而對于后者，則是需要利用強制手段進行完成，主要涉及預(yù)算業(yè)務(wù)的處理、收入業(yè)務(wù)的管控等，將控制的核心點與具體業(yè)務(wù)運營系統(tǒng)進行相互融合，提升控制的效率。此外，行政事業(yè)單位還可以通過規(guī)范中的“評價與監(jiān)督”手段對內(nèi)部控制進行有效的反饋，同時著重加強對內(nèi)部審計的管控，以便在最大程度上發(fā)揮審計的行政職能，控制風(fēng)險。單位進行系統(tǒng)化的信息管理，對于事業(yè)單位的評價與整改起著關(guān)鍵性的作用。

2. 內(nèi)部控制信息化與現(xiàn)存系統(tǒng)存在矛盾的關(guān)系。在開展內(nèi)部控制信息化建設(shè)之前，事業(yè)單位已經(jīng)存在建成的業(yè)務(wù)信息處理系統(tǒng)并，例如辦公自動化系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)基本上已經(jīng)是可以滿足單位內(nèi)部控制的基本管理需求。但是，由于行政事業(yè)單位工作的特殊性及技術(shù)環(huán)境的變化、市場的進步與發(fā)展等因素，導(dǎo)致了這些系統(tǒng)在管理過程中與采用的信息技術(shù)框架產(chǎn)生了一定的矛盾。因此，單位需要采取一定的措施以保障內(nèi)部控制信息化建設(shè)與現(xiàn)有的系統(tǒng)進行一個整合，并對內(nèi)部控制信息化建設(shè)進行重組與整改。

3. 內(nèi)部控制信息化建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)不完善，責(zé)任沒有進行明確的落實。由于我國體制的建設(shè)與發(fā)展，行政事業(yè)單位與市場多數(shù)以盈利為目的的企業(yè)不同，通常沒有設(shè)置專門的內(nèi)部控制管理部門，而是交由財務(wù)部門進行集中的管理。但是實際上單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)與財務(wù)部門的管理是存在一定區(qū)別的。針對這一情況，單位內(nèi)部控制部門應(yīng)當(dāng)是由單位負責(zé)人牽頭，財務(wù)部門、行政部門、信息部門共同參與的專門職能組織。內(nèi)部控制部門具有一定的獨立性，擁有一定的獨立權(quán)利以便可以保證在最短時間內(nèi)將問題進行解決，這樣才可以保障內(nèi)部控制信息化建設(shè)的順利完成。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的主要思路探討

行政事業(yè)單位內(nèi)部信息控制管理在長期的發(fā)展中存在一定的問題，將從以下幾方面對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的主要思路進行有效性探討。一是從信息化控制的對象進行探討，內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的控制對象一般是單位日常的經(jīng)濟活動。其中，經(jīng)濟活動主要是涉及業(yè)務(wù)活動，既包含單位日常的管理活動，也包含單一具體的經(jīng)濟運行活動，例如材料采購、資產(chǎn)管理或是費用報銷等。業(yè)務(wù)流程貫穿部門預(yù)算系統(tǒng)、政府采購系統(tǒng)等等核心管理系統(tǒng)當(dāng)中，連接著整體與部分的關(guān)系，通過物流和資金流的運作形成對應(yīng)的信息流。二是從采集系統(tǒng)方面進行分析。采集系統(tǒng)是收集控制對象行動結(jié)果信息的子系統(tǒng)，在管理活動中大范圍采集有效的信息和及時獲取單位運營過程產(chǎn)生的信息，這些信息通過分析及論證之后會將有用的數(shù)據(jù)存儲于數(shù)據(jù)庫中，借此為分析風(fēng)險來源提供有效的依據(jù)支持。由于采集信息的速度與質(zhì)量直接影響到控制的效率與質(zhì)量，所以在信息化環(huán)境下，應(yīng)當(dāng)確定需要采集的內(nèi)容，并定期對數(shù)據(jù)內(nèi)容進行清理，以保障采集經(jīng)濟活動信息的深度、廣度、及時性。三是從規(guī)則庫系統(tǒng)方面進行分析。規(guī)則庫系統(tǒng)顧名思義是由內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等具體詳細的準(zhǔn)則所規(guī)定的控制指令和程序組成的數(shù)據(jù)庫。在規(guī)則庫系統(tǒng)中，可通過結(jié)構(gòu)化語言或是非結(jié)構(gòu)語言對其進行描述并嵌入信息系統(tǒng)中以支持自動控制。其中主要的不同點在于非結(jié)構(gòu)語言并沒有嚴(yán)格的評判標(biāo)準(zhǔn)，不具備一定的強制性。四是從風(fēng)險分析系統(tǒng)進行分析。主要是將風(fēng)險分析的結(jié)果與規(guī)則庫系統(tǒng)中的標(biāo)準(zhǔn)控制進行比對，若是控制對象與控制標(biāo)準(zhǔn)偏差過大，則可以將信息傳遞至控制系統(tǒng)進而阻止該經(jīng)濟活動繼續(xù)進行或提示該經(jīng)濟活動已經(jīng)不具備有效的實際操作性能，可實施性能降低不利于行政單位的進步與發(fā)展。五是從控制監(jiān)督系統(tǒng)進行分析。控制系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)基于單位當(dāng)前實際的經(jīng)濟運行情況，在了解行政單位管控中出現(xiàn)的問題之后進行針對性的系統(tǒng)控制，在保持管理系統(tǒng)整體性的基礎(chǔ)上進行有效性管理，保證信息化建設(shè)的順利進行。同時，在控制系統(tǒng)的運行過程中也絕不能離開監(jiān)督系統(tǒng)的輔助。監(jiān)督系統(tǒng)能夠進一步排除其中可能存在的風(fēng)險，及時發(fā)現(xiàn)問題，以便及時解決，避免問題的堆積造成不必要的風(fēng)險與危害。六是從決策管理系統(tǒng)方面進行分析。決策管理系統(tǒng)是行政單位進行內(nèi)部控制管理的核心，對于單位的長期發(fā)展與進步起著至關(guān)重要的作用。因此，管理者在進行決策的過程中，決不能僅僅根據(jù)自己的主觀認識及經(jīng)驗進行主觀判斷，必須建立在有效數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之上進行，才能保障決策的準(zhǔn)確性。

三、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的建設(shè)過程

1. 完善組織的結(jié)構(gòu)及具備良好的人事關(guān)系。在這部分建設(shè)過程的分析中，主要以交通部某單位為例子進行具體的闡述。該單位成立了以局長為負責(zé)人的項目領(lǐng)導(dǎo)小組及建設(shè)小組，輔以財務(wù)部門及信息部門等部門進行管理，業(yè)務(wù)部門參與，軟件公司負責(zé)研發(fā)。這些部門應(yīng)當(dāng)具備其本身獨立的職權(quán)，有獨立作為的主動權(quán)，但同時這些部門也應(yīng)當(dāng)是互力互助，共同保證內(nèi)部控制的順利進行。在該行政單位內(nèi)部控制管理的前期，項目小組分別赴各地進行考察，并涵蓋預(yù)算管理、收支管理、政府采購管理及資產(chǎn)管理為主要內(nèi)容進行主要的調(diào)研，以保障信息收集的有效性。

2. 落實詳細的內(nèi)部控制流程。在這一塊內(nèi)容中，首先，需要建立起一套內(nèi)控信息化體系，并將單位的內(nèi)部制度、崗位職責(zé)、崗位分工等內(nèi)控信息歸集、整理錄入系統(tǒng)中，并在系統(tǒng)中形成相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)文檔。其次，對辦公自動化系統(tǒng)、預(yù)算管理系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)等按照內(nèi)控規(guī)范進行相關(guān)業(yè)務(wù)流程梳理，盡可能根據(jù)業(yè)務(wù)的范圍進行風(fēng)險分析，將經(jīng)濟活動的決策與執(zhí)行監(jiān)督機制充分融合入實際的業(yè)務(wù)流程中，強化內(nèi)部控制信息化建設(shè)進程。再次，單位需要對內(nèi)部控制在運行的過程中出現(xiàn)的問題進行詳細的記錄與報告，以方便后期進行修改和及時解決相關(guān)問題，同時也需要跟蹤和監(jiān)督缺陷的整改過程，隨時監(jiān)督，持續(xù)改進，確保內(nèi)部控制的執(zhí)行力度。最后，需要采取多樣的評價方法多角度評價，通過多方面人員共同參與評價的方式進行全面評價，按照業(yè)務(wù)抽取、風(fēng)險點索引等方式建立內(nèi)控自我評價報告制度，以確保相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門可以及時獲取內(nèi)控評價的相關(guān)數(shù)據(jù)和報告。

3. 規(guī)范化管理單位內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)，保障各部門之間的交流與合作。信息化建設(shè)的控制主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)資源、業(yè)務(wù)平臺、內(nèi)控服務(wù)項目等。其中，數(shù)據(jù)資源層的數(shù)據(jù)來源的渠道各異，其中包含結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)。同時，將服務(wù)總線與內(nèi)部控制服務(wù)進行交互的融合，這主要是將內(nèi)部控制的管理平臺與信息服務(wù)的總線進行有效連接，在最大程度上保障信息數(shù)據(jù)的資源共享。系統(tǒng)應(yīng)基于XML的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)作為標(biāo)準(zhǔn)的的分布式調(diào)用協(xié)議，確保單位現(xiàn)有的系統(tǒng)可以與數(shù)據(jù)進行相統(tǒng)一。

四、總結(jié)

綜上所述，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)是受到多方面制約的，例如單位內(nèi)部的管理環(huán)境及市場的發(fā)展情況，與時代信息化的發(fā)展密切相關(guān)。因此，行政事業(yè)單位的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)以長遠發(fā)展的眼光為切入點，盡可能在單位內(nèi)部建立起信息化系統(tǒng)，并且保障多方部門系統(tǒng)的統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，共同為單位的發(fā)展貢獻一份力量。

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（作者單位：深圳市電子政務(wù)資源中心）