辦公自動化環境下醫院檔案管理研究

閆麗娜

摘要：依據國家相關的法律法規和行業規范做好檔案管理工作，可以為醫院的日常管理和決策帶來有價值的數據信息參考、為醫學領域的科研活動和教學工作提供高效的醫療實踐信息共享，也能夠給醫院的行政管理和一線醫務工作者創造更加高效的工作環境。在計算機及網絡通訊技術高度發達和普及的環境下，醫院各部門、各科室的日常工作都具備了辦公自動化的基本條件，信息溝通方式和工作中產生的根據相關法規應予以歸檔保存的文件形式都出現了多樣化的發展趨勢。因此檔案管理工作中的信息資源收集、分析和處理、分檔歸類方法以及檔案管理安全防護等都出現了新的問題。建立基于辦公自動化環境下科學規范的檔案管理體系，針對數字化的檔案管理制定詳細的信息管理流程和安全防護措施，利用大數據分析技術深化信息資源的采集和處理，能夠進一步優化檔案管理和信息服務的質量，滿足現代化醫院管理工作的要求。

關鍵詞：醫院檔案管理；辦公自動化；大數據分析；信息安全；資源共享

引言：

檔案資料是最古老的信息資源形式。在各企事業單位的檔案管理部門工作中，根據國家和行業法規以及本部門的工作制度，把生產經營和日常管理工作中產生的具有保存價值的資料歸檔保存，可以在必要時通過調取和閱讀這些資料再現其產生過程中的真實歷史。這既是企事業單位管理工作進行戰略決策和各部門做好本職工作的重要信息參考，也是寶貴的社會共享信息資源。

一、醫院檔案管理工作及其特殊意義

由于行業的特殊性，醫院的檔案管理工作不僅事關醫院的管理工作效率和社會經濟效益，還關系到醫療技術領域優質信息資源的利用率。首先按照國家的法規醫院每一年產生的需要長期保存的檔案規模都十分可觀。尤其是在人們對自身的健康日益重視和醫療保障服務高度普及的背景下，人均接受醫療服務的次數、時間以及服務的種類都越來越多，產生的醫療檔案信息也與日俱增。因此醫院的病例檔案管理工作面臨很大的壓力。加上醫學相關領域科研和生產技術的迅速發展，讓醫院在日常經營和管理方面的檔案管理工作也日益復雜[1]。例如與相關科研機構、高校和醫藥生產企業的合作協議、合同文書以及醫院自身的人事檔案等都需要付出更多的人力物力資源進行管理。所以目前醫院的檔案管理工作在醫院的正常運營和管理工作中占據了非常重要的地位。其次醫院的病例檔案是針對患者一系列醫療行為的詳細記錄，不僅具有相關的法律方面的價值，還具有重要的科研價值。尤其是一些罕見的病例或者采取了創新的醫療手段進行診治的病例。因此做好醫院的病例檔案管理工作可以促進優質醫療實踐信息資源的共享，為醫藥領域的科學研究和專業教學工作提供服務。

二、基于辦公自動化的醫院檔案管理工作的策略研究

（一）充分利用現代科技手段優化檔案管理工作質量。

在辦公自動化環境下的醫院檔案管理工作不僅可以實現檔案信息資源的數字化，還能夠通過構建醫院內部的網絡管理平臺，建立與醫院各部門、各科室之間的雙向互動聯絡，并在此基礎上利用公共通訊網絡實現遠程登錄。因此首先醫院的檔案管理工作中大量需歸檔保存的資料可以實現數字化管理，檔案管理人員或各崗位工作人員運用先進的信息資源處理技術，對日常行政管理和醫療服務產生的紙質文件進行數字化處理可以解決紙質檔案資料儲存和傳遞過程的不便，減少中間環節發生重要信息資料出錯、受損或缺失的風險。其次檔案管理人員要充分利用大數據時代的網絡信息資源，在檔案管理系統的軟件開發和使用方面運用先進的數據挖掘和使用技術，拓展檔案信息的采集渠道和進行信息資源的深度加工[2]。運用大數據挖掘和分析技術對醫院相關重點學科領域的國內外科研動態、醫藥生產市場信息以及患者的醫療需求進行深度分析，用于醫院運營管理決策，給一線醫務工作者提供有針對性的檔案信息服務。

（二）建立科學規范的檔案管理工作制度。

醫院的日常管理中涉及到非常多責任重大的細節，由于關系到患者的生命安全和醫患雙方的經濟利益，因此傳統醫院檔案資料中的很多文件、病案材料的產生和傳遞過程中需要相關責任人、患者或其家屬簽字確認。但是由于辦公自動化帶來的醫院各部門、各科室工作方式和聯絡機制的變化，有關檔案文件的載體從紙質變成了數字媒體，傳遞過程由人工交接變成了通過網絡傳送。這就要求針對檔案資料產生和傳遞的工作流程中涉及的重要工作環節、責任人、責任部門之間的工作關系和文件傳遞交接方式，建立基于自動化辦公環境下的檔案管理工作制度，以免出現由于信息化管理造成的責任不明現象[3]。對關鍵文檔要同時保留紙質原始資料和數字化的版本，其中數字化版本用于提供查閱以減少原始資料丟失或損壞的風險。

（三）運用多重防護措施確保檔案信息的安全。

基于辦公自動化環境的檔案管理工作雖然免去了紙質文件載體易損壞和丟失的風險，但是由于網絡環境的復雜性和檔案資料信息的敏感性，需要在檔案的管理工作中加強網絡安全防護措施，確保患者的個人信息安全和醫院機密文件的安全。因此在搭建檔案管理網絡系統時，首先應考慮網絡安全專業服務機構或企業的建議，采用具有強大網絡安全防護屏障的系統設計。通過專業的防火墻防范網絡攻擊和非法入侵[4]。其次建立科學規范的檔案資料安全分級管理體系，按照相關級別崗位工作人員的工作性質和工作需求賦予其特定范圍的訪問權限。最后針對網絡平臺上面向醫院以外人員的共享服務，要建立完善的身份認證和權限管理系統，做好優質信息資源共享的同時確保系統的安全。

三、結束語

在辦公自動化環境下醫院的檔案管理工作有了更加開放和豐富的檔案資源，也能夠更便捷的對醫院日常運營管理產生的檔案資料進行收集和處理。但是同時醫院的檔案管理工作也有了更高的技術含量，不僅需要利用現代科學技術帶來的信息資源加工和管理技術提供更高的檔案工作質量和效率，還要處理好新的工作方式帶來的信息安全問題。

參考文獻：

[1]甄玲， 雷蕾， 李璐，等. 辦公自動化環境下醫院檔案管理研究[J]. 中國管理信息化， 2016， 19（2）.

[2]劉紅梅. 辦公自動化環境下醫院檔案管理研究[J]. 辦公室業務， 2017（7）：150-150.

[3]李雪. 辦公自動化環境下的醫院檔案管理研究[J]. 辦公室業務， 2018（6）.

[4]徐銘偉. 辦公自動化環境下醫院檔案管理的研究[J]. 卷宗， 2017（23）.