油田電子檔案管理模式探討

馬晶

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2018）1-000-01

摘 要 石油企業(yè)檔案管理工作需要突破傳統(tǒng)，創(chuàng)新管理模式，適應(yīng)新時期市場綜合需求。電子檔案的出現(xiàn)，使得傳統(tǒng)的檔案管理方法對電子檔案管理已經(jīng)不能適用。電子檔案具有管理資源信息化、使用更加方便快捷和歸檔不確定性的特點。本文就石油檔案管理模式展開探討，對提升生產(chǎn)管理績效，發(fā)揮檔案信息核心價值作用，有重要的實踐意義。

關(guān)鍵詞 石油 檔案管理 模式

隨著信息技術(shù)和辦公自動化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)的應(yīng)用，使得電子檔案的出現(xiàn)，讓檔案的管理邁向了另一個階段。企業(yè)電子檔案是指對大量的電子文件進(jìn)行歸檔整理，從而形成系統(tǒng)的文件、圖片和影像的資料集合。

一、石油檔案管理應(yīng)適應(yīng)新時期的需求

伴隨石油能源需求的日益廣泛，市場化建設(shè)進(jìn)程的持續(xù)深入，石油檔案管理工作應(yīng)摒棄傳統(tǒng)機(jī)械化、單一式管理模式，科學(xué)融入市場發(fā)展大潮中，促進(jìn)檔案管理工作體制的創(chuàng)新變革。石油企業(yè)價值化檔案資源對于其勘探開采、監(jiān)測開發(fā)、生產(chǎn)運(yùn)營發(fā)揮著有效引導(dǎo)輔助與科學(xué)支撐作用，是企業(yè)發(fā)展建設(shè)的核心基礎(chǔ)，因此石油單位應(yīng)依據(jù)自身發(fā)展需求、現(xiàn)實水平狀況，面臨的市場化管理競爭環(huán)境，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理制度。應(yīng)面向企業(yè)探究發(fā)展需求，建立現(xiàn)代化、市場化檔案管理體系，注重資源信息的廣泛搜集、及時更新、實時匯總整理。檔案管理人員應(yīng)科學(xué)把握市場動向，擁有敏銳的洞察力與判斷力。同時石油單位應(yīng)依據(jù)市場特征給予檔案信息管理開發(fā)建設(shè)必要的支持傾斜，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)優(yōu)化發(fā)展檔案信息管理系統(tǒng)，科學(xué)利用高新技術(shù)拓寬信息渠道、豐富檔案管理服務(wù)形式，樹立人性化服務(wù)理念，充分滿足石油單位快速發(fā)展呈現(xiàn)出的豐富信息資源需求。同時石油檔案管理應(yīng)科學(xué)圍繞單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)目標(biāo)，明晰檔案管理方向，進(jìn)一步令其向著市場化方向科學(xué)邁進(jìn)。

二、石油檔案應(yīng)符合分布集中模式管理

分布式管理主體代表基于一定范疇進(jìn)行工作的有效分解、層級劃分，而集中式管理則將各類處于分散狀態(tài)的因素、事物、進(jìn)行有效的匯總聚集。石油檔案履行分布集中模式管理，則代表其主體管理形式應(yīng)履行集中管控體制，而實際上，則進(jìn)行分散形式的具體管理。主體形式的集中，即石油企業(yè)相關(guān)管理檔案工作應(yīng)統(tǒng)一由相關(guān)首級管理層進(jìn)行綜合管控，實施管理體制的全面制定，令檔案管理工作程序更加優(yōu)化完善。同時首級管理階層不直接進(jìn)行具體檔案管理工作執(zhí)行，而是進(jìn)行相關(guān)權(quán)限的受控下派與統(tǒng)籌負(fù)責(zé)。而分散管理模式則是石油單位相關(guān)管理工作由具體檔案管理部門負(fù)責(zé)，并實施細(xì)化管理，對各類價值化檔案資源進(jìn)行全面的匯總存儲與綜合利用，并提供人性化服務(wù)。分布集中檔案管理模式實質(zhì)上還屬于分散管理范疇，當(dāng)然該類分散管理并非絕對意義的分散，而是應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求與良好的管理約束，應(yīng)符合相關(guān)體制規(guī)程，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序、合法、高效。

三、石油檔案一體化信息管理模式

信息化時代，石油企業(yè)檔案管理應(yīng)引入一體化信息模式，完善情報搜集、檔案管理、資料匯總服務(wù)工作。為此，石油單位應(yīng)科學(xué)引入高效、實用的信息管理技術(shù)，確保情、圖、檔的綜合全面管理，并應(yīng)科學(xué)創(chuàng)建專項信息管理中心機(jī)構(gòu)，承擔(dān)綜合管控職能。面對石油單位生產(chǎn)運(yùn)營、開采挖掘、實踐管理、文化建設(shè)階段中，對檔案信息的豐富多樣化需求，信息管理中心應(yīng)樹立以人為本的服務(wù)意識，拓寬服務(wù)渠道、細(xì)化服務(wù)類別。還可針對員工、部門的不同需求進(jìn)行一對一的針對性服務(wù)咨詢，利用專業(yè)化知識、豐富技術(shù)儲備縮短員工應(yīng)用查詢檔案咨詢信息的時間，提升全面服務(wù)效率。同時信息管理中心應(yīng)注重良好的專業(yè)劃分，實現(xiàn)協(xié)調(diào)的分工管理、優(yōu)質(zhì)合作、有效互補(bǔ)。還應(yīng)注重在歷史與現(xiàn)實檔案信息的服務(wù)管理中，體現(xiàn)良好的預(yù)見性與超前性，面對眾多豐富資源信息，進(jìn)行良好的篩選、綜合全面的采集與優(yōu)質(zhì)的服務(wù)提供。可通過史料檔案令員工明晰石油單位企業(yè)文化變遷、綜合發(fā)展歷程、展現(xiàn)企業(yè)的科技研究成果，反應(yīng)石油單位的歷史業(yè)績、輝煌事跡，進(jìn)而有效提升其信譽(yù)度，為創(chuàng)設(shè)顯著效益提供鮮明例證。同時檔案管理部門還可借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺、計算機(jī)技術(shù)、信息手段，進(jìn)行相關(guān)石油業(yè)務(wù)、企業(yè)市場發(fā)展相關(guān)信息的廣泛利用采集，通過全面編撰匯總，為決策層提供科學(xué)的參考依據(jù)，發(fā)揮優(yōu)質(zhì)信息核心服務(wù)價值。石油單位實施信息化、一體化檔案管理，應(yīng)基于檔案信息的生命周期進(jìn)行科學(xué)實踐，借助網(wǎng)絡(luò)信息與計算機(jī)技術(shù)，樹立系統(tǒng)化管理理念，進(jìn)行統(tǒng)籌的管理控制。同時應(yīng)強(qiáng)化內(nèi)部核心文件、信息的綜合管理，確保各職能單位信息數(shù)據(jù)的良好傳輸與銜接，進(jìn)而令檔案信息實現(xiàn)全過程的科學(xué)管控。

四、結(jié)語

針對石油檔案管理的科學(xué)重要性，在信息化時代，我們只有更新管理模式、樹立全新管理理念，履行分布集中管理、一體化信息管控，才能全面提升檔案管理服務(wù)水平，激發(fā)檔案信息核心效用價值，令其對石油單位的科學(xué)發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。

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