新形勢下做好企業檔案管理工作的思考

于海濤

[摘要]根據現在企業的發展來看，檔案的管理工作越來越受重視。主要工作就是收納、整理，然后將企業最原始的資料保存起來。其不僅有密集性的特點，而且還有很強的原則性。但是企業發展是否健康，還是要看企業檔案管理者的態度如何。企業檔案管理工作者不僅要認真執行檔案管理制定的相關規定，還要嚴格做到保密要求管理。在此基礎上，工作人員一定要自覺學習和發現企業檔案的重要意義，不斷探索企業檔案管理工作中所出現的問題，并努力去解決，這是對管理者最基本的要求。

[關鍵詞]企業檔案管理工作；新形勢；檔案管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201807130

檔案是伴隨我們一生的東西。其為人類的發展做了真實的歷史記錄。更重要的是檔案還為公民保存了更有價值的信息資料，例如政府、社會上的組織、企業及公民在社會活動中所產生的勞動價值，這些都被檔案所記錄。隨著新時代的知識經濟發展，檔案工作者必須清楚地認識現在的社會發展形勢，結合實踐，勇于創新，將檔案管理通過互聯網等信息技術相結合，這樣不僅能提高企業檔案管理工作的質量，還能提高其認可度及滿意度。

1做好企業檔案管理工作對企業的影響

能夠推動企業向前發展的重要資源就是所謂的檔案管理工作，也是提高企業管理質量的先決條件。而且對于企業的健康和安全發展也是一個基礎上的管理，企業檔案主要是記錄企業的發展歷程。例如企業的管理與經營、技術的開發以及產品的開發憑證等，這些都離不開企業原始和現有的供銷、人物等基礎性條件的確鑿數據。就個人而言，檔案的意義是每個人在學習和工作中的重要依據，而作為檔案的管理人員就要正確認識其重要性，并進一步加強檔案的監管力度，科學并且規范地整理檔案，才能促使檔案發揮其有效作用。因為檔案的準確與否，關乎所有人員的發展，因此所有人員都應該重視起來。

檔案對于公司運營來說是一個好教材，其為企業制訂了一個好的發展方向。做好企業檔案管理工作，一方面為企業的高級人員隨時可以查閱和了解單位的整體情況提供服務；另一方面有利于各部門對各方面的企業工作有個準確認識，為企業與各公司進行合作提供了保障。因此，做好企業檔案管理工作有利于推動我國企業的長遠發展。但是，隨著我國經濟的全面發展，企業部門及工作人員不能總是按照陳舊的規則運行，也應該不斷更新思想觀念，更新檔案管理觀念，勇敢創新，大膽嘗試新形勢下的檔案管理方式，不斷提高企業檔案的管理效率。只有這樣，企業檔案管理工作才能正常運行，才能實現企業的持續發展。[1]

做好企業檔案管理工作還能提高企業信譽額度，信譽對企業來說是一種無形的資產。現如今社會講究的是誠信，人們也越來越重視，特別是在各個企業及經濟市場，企業信譽關系著企業的成敗。在這個充滿競爭的社會中，不管是正在工作還是在找工作的人，首先考慮的就是企業的信譽度，其原因是關乎著市場及人員的發展前景，如果信譽額度上去了，那么工作人員的積極性也就調動起來了，在無形之中就提高了對工作的信心。因此，做好企業檔案管理工作已經成為企業發展的核心力量，在提高企業信譽度的同時幫助企業、員工走向成功。

2新形勢下企業檔案管理工作的狀態

在當今社會，我國企業都會建立自己的檔案室，特別是一些國企或者國企轉制后的企業。現在建立的檔案室的特點就是規模較大，管理制度及體系也比較完善，工作也能令人接受。但是，也不可避免會有一些小型或中型企業、民營企業及私營企業的檔案在管理中存在一些問題。問題主要出現在領導的意識不到位，有些領導并沒有真正認識到檔案管理工作的重要性，在現實工作中經常會出現違反規則等管理現象，只要想查閱的時候就隨意查閱，而不是按照應有的程序進行。還有在原有檔案資料上做記號，甚至損壞檔案材料，借閱檔案不按時歸還、隨意擺放等。這些現象都能體現出某些領導的意識薄弱，對工作的不負責。還有一方面是檔案管理的方式跟不上現在的社會發展，比較落后。由于受舊思想的約束，有些檔案在收集、整理、歸納等方面的規章制度沒有健全，文件整理、歸檔、統計等相關環節，還在采用手工操作方式，這樣都是比較落后的，再加上檔案管理的工作人員受過高等專業教育的并不多，整體的素質低下，而且讓沒有經過教育培訓就直接進入工作，業務能力有待提高。與此同時，人員調動機會過多，有的企業做檔案管理工作人員的年齡會稍大一些，其對網絡、計算機功能方面了解不是很多，可能連基本操作都不會，因此，很難達到檔案信息化管理的規則要求。這些問題都不利于企業檔案的有效管理，導致了企業檔案管理工作發展不穩定、不平衡，與企業的發展成反比。那么，為了企業更好地順應時代的發展，就必須給一系列的問題找出解決方法。[2]

3怎樣做好企業檔案管理工作

31加強對檔案管理工作的領導能力，提高認識

企業檔案的發展不能光看眼前的實施方案，一定要做出長遠的規劃方案和近期實施方案，建立各項規則制度，改善企業檔案管理條件，要將檔案室、查閱室及辦公室三者清楚分明。現在的檔案管理工作做得還是有點欠缺，不能完成企業的全面發展，對企業的發展前景造成了堵塞。在此，要想企業整體得到提升，就必須找到關鍵點。例如，加大企業的硬件設施，提高檔案管理質量，制定明確的檔案管理要求，如對分類號進行統一，保證正確檢索；用關鍵詞標明，對查找條件進行簡化，使其更加方便。同時還要加強領導并提高認知能力，這就需要檔案管理人員提高運用信息技術的水平，總結各級檔案人員的知識框架體系，提高工作效率和工作能力，以便更好地為他人服務。

32增強獲取信息能力，加快檔案信息化的腳步

互聯網時代的運行，牽引著人類，其不僅有傳播速度快的特點，還能突破時空的限制。由于現在是信息時代，在信息方面難免會造成與實際情況不符或漏洞等現象，因此，管理人員一定要增強辨別能力和提高評估水平。然后有目的、按步驟對企業檔案進行信息化，并且提高檔案的錄入速度，慢慢實現信息化管理，規范地管理好新型檔案資料；將電子檔案進行有序歸檔，一般要有保障地將電子文件進行備份，以免丟失和防止修改。所以，加快信息化腳步，也是目前檔案管理工作的有效措施。檔案管理人員也要加快檔案信息化的腳步，正確利用網絡整理檔案，科學地運用網絡程序。

33檔案管理人員要加強自身修養和提高綜合素質

對檔案管理工作來說，檔案管理人員的素質是非常重要的。根據上述所言，有些企業的人員不夠，老板就會盲目地聘用一些知識匱乏及對管理工作經驗不足的人。所以，選拔人才和對人才的培訓是很重要的。根據現在檔案部門工作人員的知識傳統化，對新技術認識不到位的情況，企業領導必須帶領組織相關工作的培訓，搜尋一批具有豐富專業知識的人員來從事檔案管理工作，并要開展對檔案管理人員的教育工作，針對不同人員的需求，對其實施再教育方針。使其在受教育的同時不斷提升自己的管理能力，增強管理經驗，提高綜合素質，為企業的健康發展奠定基礎。

34健全企業檔案管理的法律制度

遵守法律，是我國發展的第一要素，也是企業檔案管理的基礎。國法不可觸犯，想要做好檔案管理工作就必須按照法律制度來執行。在新形勢下，有效的檔案管理工作首先要將法律條文寫在前面，建立健全法律規章制度，使檔案管理體系有法律依據。然而，企業領導及工作人員也要提高法律意識，增強法律觀念，使企業檔案管理工作走向合法化、規范化。

4結論

總而言之，企業檔案管理工作還是會面臨眾多挑戰的。隨著社會的改革，辦公自動化的生成及信息高速的建立，對以往的檔案管理工作來說也是一個很大的沖擊，因此，企業領導必須引領員工在檔案管理上的工作方式進行一次徹底改革。同時，檔案部門要認清目前的形勢，抓住工作重點進行改造。企業檔案的管理人員，要能夠站在時代的最高峰，跟隨著企業不斷改革發展的腳步，不斷去吸納新時期檔案規劃的文化內涵，隨時切換企業文化的多變模式。還要利用各種資源進行檔案的信息化管理，自覺學習檔案管理相關知識，加強認識，不斷提升自己的文化素養和綜合素質，以更好地迎接新的挑戰。

參考文獻：

[1]牟丹宇，趙淑芳略談信息時代的檔案工作[J].陜西檔案，2010，25（6）：78-82

[2]趙晨宏論新時期檔案工作要為企業改革服務[J].東方企業文化，2010，16（4）：12-15