新時期事業單位檔案規范管理的方法探討

李存珍

摘要：檔案管理在我國事業單位當中屬于極為重要的工作事項，在整個事業單位內部管理中占據重要地位。如果檔案管理方式難以符合事業單位檔案管理的需求則會出現一系列管理問題。此類問題將事業單位內部管理秩序，影響單位工作有序開展，因此必須采取針對性的管理方法來促使檔案管理更加規范。

關鍵詞：新時期；檔案管理；事業單位；規范管理

我國事業單位檔案管理內容具體是針對以往具備相應價值的材料實施妥善的記錄與保存，這項工作本身對事業單位的發展而言意義重大。但是以往檔案管理方式在工作質量和工作效率方面都明顯存在不足，甚至還出現過材料遺失的情況。再加上一些檔案資料的年代久遠，采取以往的方式難以準確、有效的找出對應檔案加以查閱，這就給事業單位檔案工作的正常開展造成一定阻礙。因此，為了提升事業單位檔案管理工作的質量和效率，新時期有必要對事業單位檔案管理采取規范性的管理方法，從而進一步促進事業單位穩步發展。

1新時期事業單位檔案管理必要性

檔案管理工作是事業單位開展絕大多數工作的重要前提，同時也是其工作質量水平的重要體現。這其中所包含的人員檔案管理屬于黨與國家干部工作開展必不可少的內容，也是人事工作順利開展的重要保證。與此同時，檔案管理工作也是事業單位發展的重要保證，因為緊隨當今社會經濟發展，檔案管理工作質量與水平也隨之大幅度攀升，實施檔案整理能夠促使單位管理人員更加及時了解個人職工的工作情況，這樣能夠對其往后的發展提供準確的發展方向。此外，規范的、科學化的檔案管理，涉及到事業單位的多方面內容，同時其也是事業單位本身持續發展的重要，其不僅是一種極具價值的信息資源，同時也是單位內的寶貴財富，專門面向事業單位往后的發展而服務，也可為單位內當下的業績考核提供參考依據。

2新時期事業檔案管理問題

（一）檔案管理認識不足

在當今新時期背景下，仍然有部分事業單位對內部檔案管理工作存在認識上的不足，其體現在多個方面：首先單位領導方面，一些領導并不重視單位內的檔案管理工作，在其眼里認為是無足輕重的雜事，是單位內下屬輕易解決的小事情，因為通常未將檔案管理工作放在心上。其次，在工作人員方面對于檔案管理工作的重視度也明顯偏低，主要因為檔案管理工作過程非常枯燥復雜，并且長時間下去也難以獲得明顯業績，從而導致單位員工越來越輕視及選擇性忽視檔案管理工作。最后檔案管理的意識上較為淡薄，單位本身在檔案管理工作上的投入明顯不足，不論是資金、設備或是人力，且相應的管理制度也不夠健全，這些都致使檔案資源利用率難以提升。

（二）管理人員專業素質有待提升

當前絕大多數事業單位檔案部門當中針對檔案管理人員都會開展相應的專業培訓工作，但是因為檔案管理崗位人員流動性相對較大，多數入崗人員都明顯缺乏專業管理水平。也有部分單位對內部檔案管理人員所具備的技能水平期望并不高，因為此類人員并不是專門負責檔案管理，大多身兼數職，缺乏足夠精力投入檔案工作，無法投入檔案業務學習當中，導致專業水平難以提升。

（三）檔案管理制度匱乏

因為事業單位內檔案管理工作很難直接給單位帶來明顯的經濟效益，然而單位內檔案管理工作的性質又非常復雜。因此，這就必須由此投入大量時間、財力、人力及物力，然而事業單位方面大多會忽視此方面的投資，甚至直接忽略構建真正適用于檔案管理工作開展的規章制度。有些企業即便制定相應的檔案管理制度，或者即便已經制定相應的檔案管理規章制度，但是其實際執行的效果明顯不足，缺乏對檔案管理人員的行為規范。長此以往，必然將嚴重阻礙事業單位的正常穩步發展。

（四）管理模式落后

目前我國絕大多數事業單位當中嚴重缺乏較為先進性的辦公設施與設備，在檔案管理當中也是如此。難以真正將相應的計算機技術有效的運用到檔案管理工作過程當中，同時還在實際的檔案管理當中，仍然過于注重以往的手工操作及紙質檔案，且表現出抵制檔案科學化管理模式的現象。因此所采用的管理模式明顯滯后，難以更上當今時代發展的步伐，知識視野單位工作開展的效率及質量難以切實有效的提升。

3新時期事業單位檔案規范管理方法

（一）正視檔案管理工作

在新時期背景下，具體要求事業單位內的領導人員應當正視檔案管理工作的重要性，要充分明白檔案管理工作對事業單位的價值。同時要求相應的檔案管理人員，必須充分認識到檔案管理工作的主要內容，并且還必須針對單位當中真正涉及到檔案管理的領導者加以明確，并且需要在此基礎上清晰界定檔案管理者本身的責任。其應當在整個檔案管理當中，對檔案管理工作的各個環節內容進行深入分析和了解，以此確保檔案管理工作責任到人，并在此基礎上真正形成完善的檔案管理體系，并且在此體系當中，要以檔案的專職管理人員作為其中的主要骨干，直接領導者作為主要負責人。

（二）強化管理人員專業培訓

在當今新時期下，事業單位內檔案管理員工本身專業素質不足，將直接對檔案管理工作的造成極大的阻礙。因此就要求相應的事業單位必須針對檔案管理工作員工的工作內容進行定期化的專業素質培訓。從而由此來提升檔案管理工作人員的整體素質水平，具體要求檔案管理人員應當充分掌控當今現代化的科學技術方法及手段，同時需要有效掌握先進性的操作管理技術。并且還需具備相應的統籌安排、吃苦耐勞、勇于創新等基本品質與良好作風。并且還需在此基礎上充分適應全新的發展形勢和要求，由此才能創新管理方式，拓展管理途徑。

（三）構建完善檔案管理制度

這就要求應當強化相應制度建設，并在此基礎上構建良性的運行管理機制，這本身也是事業單位檔案管理科學合理轉變的重要保障。所以這就必須從宏觀立法的角度和微觀運行發展的角度來對相應的法律法規和規章制度等加以制定與完善，從而極大的促進工作開展的創新及促使管理工作科學化轉變的制度約束及政策導向等。而結合黨政府的角度而言，則必須大力推進檔案事業的科學合理化發展，并將其歸納至經濟社會發展規劃當中，作為事業單位干部實績考核工作的重要依據。而單純的從部門與單位角度來分析，則必須高度重視檔案管理工作的落實與執行，要在此基礎上不斷完善工作機制，切實落實工作責任，重視檔案工作作用的體現，真正促使事業單位借助檔案管理實現發展的契機。

（四）促使檔案管理現代化

新時期主要要求事業單位檔案管理工作應當采取先進性的管理模式，因為檔案管理內容的關鍵在于其對外的保密性。因此需要做好檔案信息的保密管理，可選擇采取數字化檔案管理模式，要求管理人員需要掌控相應的網絡技術，并配備先進性的設施及設備。同時在采取數字化檔案管理模式時，必須控制好相應的網絡安全隱患，并且需要格外注意做好相應的防范工作。比如不定期針對所使用的網絡系統進行更新維護升級、系統清理、病毒查殺等，并且做好檔案的備份處理，安裝防控軟件、強化數據訪問設置，采取檔案信息多形式保存的方式，由此才能真正做好事業單位檔案管理工作。

4結語

在當今新時期下，事業單位檔案管理工作顯得越來越重要。然而在實際檔案管理工作當中，仍然存在諸多管理不規范的問題，為了促使事業單位檔案管理規范化，就必須正視檔案工作、強化培訓、完善管理制度以及促進檔案現代化管理等。由此才能切實提升事業單位檔案管理水平，保障事業單位穩步發展。endprint