職業學校檔案管理及利用探析

劉新

摘要：大數據時代背景下，職業學校對檔案管理及其利用拓展了更多的主動性，結合職業學校檔案管理的特點和目標導向研究其服務狀況，探索利用對策，是職業學校檔案管理者的重要課題。

關鍵詞：職業學校；檔案服務；檔案利用；檔案意識

1引言

黨的十九大對青年人提出了更高的期待、對教育工作提出了更高的要求，同時對檔案工作也作出了民族復興背景下新的呼吁。這一新的時代命題下，做好職業學校的檔案管理和利用工作兼具服務青年學生、服務教育、服務時代的新使命。作為檔案部門，探求檔案管理信息化、現代化與服務優化之間的有效結合，是鍛造檔案管理能力內涵和服務水平優化的重要途徑。適應時代的要求，是檔案工作在職業學校發展中重要性凸顯的必由之路。

2強化職業學校檔案管理開發利用的關鍵性

檔案的原始性、可資為憑的獨特性特點，為職業學校檔案成為管理層面、教師層面、學生層面職業能力建設最可靠的文化資源之一，其文化屬性和資源屬性使得其成為職業學校信息資源中最直接有效的部分之一。

2.1職業學校檔案服務于職業建設

檔案記錄的是真實的歷史經歷，可根據以往的經驗來為今天的職業教學建設提供參考。職業學校的檔案能體現職業教學管理和學生管理的情況，可根據以前的專業設置、學習計劃、培養目標、教學進度等為今日的教學管理作參考，為提升職業能力、就業準備等工作做基礎和參考依據。

2.2提升職業學校校園文化內涵建設

職業學校在很多人眼里，往往會被視為水平不高，建設層次不夠，在這一認知下，職業學校如果借助于檔案內涵建設自身品牌是一條較為有效的道路。職業學校檔案庫房里面的珍貴實物類檔案、社會記憶檔案、科技檔案等，可以實現多元化開發；職業學校的職業特色、職業專業建設可以通過檔案化形式對外展示，更好的反映職業學校的歷史和歷程，增強教職工和學生的認同感和職業精神。

2.3提高職業學校在社會上的品牌形象

《國家中長期教育改革和發展規劃綱要》提出，職業學校要樹立服務意識，面向全社會進行全方位的服務活動。職業學校并不是獨立存在的，與社會有著千絲萬縷的關系，職校檔案被利用得越充分，其產生的社會影響就越大。通過職業學校檔案的開放和利用，職業學校以實際行動服務社會，社會就會記住我們的職業學校，提升形象。

3職業學校檔案管理和利用中的突出問題

3.1受重視程度不夠，可供利用的檔案產品單一

一方面，受傳統觀念的影響，很多職業學校的領導以為檔案管理是一項沒有技術含量的工作，只是收集材料、疊好檔案、檔案存儲，同時受制于檔案工作本身的特點，其價值可能非常久遠以后才能體現出來，就沒有把檔案管理工作上升到必要的位置，缺乏資金投入使得職業學校檔案工作無法開拓型發展和創新。另一方面，很多職業學校往往還沒有脫離傳統的建設，提供的利用是面對面的原始紙質件，對檔案整理加工、編研的投入和開發還不夠多，有效利用不夠。

3.2專業性較強的檔案類別利用有待提升

黨群類、文書類、會計類檔案或各類報表類被借用的比較多，但是專業性比較強的業務檔案利用范圍比較窄。職業學校只有專業性的檔案被廣泛利用時才會最大的產生效應。教學檔案中的教學任務書、職業專業文件和批復、職業資格認定材料、學生就業環節檔案等起著至關重要的作用，利用率還有待提升。

3.3檔案服務途徑和形式不夠豐富

傳統的利用形式里面，到館或到室的服務形式存在于職業學校檔案服務過程中，而且長期以來不變的情況較為普遍。被動或者主動去謀求改變的迫切性不夠，導致新元素的信息化服務頻次少；簡單的檔案復制成為最頻繁的服務形式，不去考慮進行檔案陳展、信息化目錄建設、紙質文件數字化和識別，更不用談及信息服務、檔案咨詢等等。

4職業學校檔案管理及利用優化對策

4.1提高職業學校管理者的檔案認同感

提升職業學校領導對檔案工作的重視程度，檔案工作人員應該從等方面著手。其一，通過檔案宣傳的形式。舉辦大中小型檔案活動，邀請管理者參加，以鮮活的檔案呈現向領導宣傳檔案工作，增強其對檔案的認識和對檔案工作的意識；其二，在政策文件方面，及時呈閱有關檔案的文件，邀請領導參加和出席檔案工作各類的會議及檔案活動；其三，增強主動性。積極向領導匯報學校檔案工作的計劃和總結，各階段外出學習的感受的交流所得，讓領導對當前檔案工作的發展形勢和地位有一個充分的了解。只有這一，才能在檔案工作的發展中，得到重視，獲得相關部門的支持。

4.2提升職業業學校檔案主動服務意識和利用意識

一方面，隨著時代的進步，檔案管理工作應該更加突出服務的特點。職業學校檔案工作者應改變以往的被動工作態度，以主動的工作態度對待檔案工作，發揮主觀能動性來做好工作。職業學校檔案應該不僅僅面向本校服務，而且也面向社會，改變主動性的工作態度缺乏造成的工作限制。

另一方面，職業學校很多老師和學生不了解檔案，缺乏檔案意識，這使得檔案利用率不高，制約職業學校檔案服務工作的開展。在信息公開的形勢下，檔案管理者應該多途徑利用實體、網絡、微博、微信，普及檔案常識，現場解答群眾的疑問困惑，讓他們了解職業學校檔案室里的館藏內容和什么情況下可以到職業學校檔案室尋找幫助，以時俱進增強師生的檔案信息意識。

4.3豐富檔案利用基礎和形式

一方面，檔案工作者應注重把握好學校檔案工作的基礎。注重基礎，職業學校檔案室有責任把各部門年度檔案材料進行收集、整理、歸檔，按要求、按規范進行統一管理；做好基礎整理之上的整合，即及時做好檔案的信息資源整合工作。在基礎工作之上，編制檔案信息資源信息化目錄，在了解館藏資源的基礎上，有偏重的優化檔藏結構。

另一方面，多途徑開展檔案利用。做好利用宣傳，職業學校檔案室可以針對教職工開辦檔案講座，著重介紹職業學校檔案的類別、態勢，在社會記憶層面宣傳檔案利用的手段和方式。在日常教學中，依托專業老師，使學生具備檔案常識，普及檔案利用知識。在校內開辟檔案宣傳欄，宣傳職業學校特色檔案工作情況、檔案利用常識，開設檔案服務微信公眾平臺，多元化檔案利用形式。

5結語

總體上，職業學校檔案涉及到學校各個方面的工作，職業學校檔案管理開發利用需要堅持一定的原則，確保保存的檔案信息的準確性、完整性的同時，從學校的實際出發，與學校的發展計劃、工作安排相一致。通過檔案管理的開發利用拓展檔案工作的用途，促進職業學校建設。endprint