職業(yè)學(xué)校檔案管理及利用探析

劉新

摘要：大數(shù)據(jù)時代背景下，職業(yè)學(xué)校對檔案管理及其利用拓展了更多的主動性，結(jié)合職業(yè)學(xué)校檔案管理的特點和目標導(dǎo)向研究其服務(wù)狀況，探索利用對策，是職業(yè)學(xué)校檔案管理者的重要課題。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校；檔案服務(wù)；檔案利用；檔案意識

1引言

黨的十九大對青年人提出了更高的期待、對教育工作提出了更高的要求，同時對檔案工作也作出了民族復(fù)興背景下新的呼吁。這一新的時代命題下，做好職業(yè)學(xué)校的檔案管理和利用工作兼具服務(wù)青年學(xué)生、服務(wù)教育、服務(wù)時代的新使命。作為檔案部門，探求檔案管理信息化、現(xiàn)代化與服務(wù)優(yōu)化之間的有效結(jié)合，是鍛造檔案管理能力內(nèi)涵和服務(wù)水平優(yōu)化的重要途徑。適應(yīng)時代的要求，是檔案工作在職業(yè)學(xué)校發(fā)展中重要性凸顯的必由之路。

2強化職業(yè)學(xué)校檔案管理開發(fā)利用的關(guān)鍵性

檔案的原始性、可資為憑的獨特性特點，為職業(yè)學(xué)校檔案成為管理層面、教師層面、學(xué)生層面職業(yè)能力建設(shè)最可靠的文化資源之一，其文化屬性和資源屬性使得其成為職業(yè)學(xué)校信息資源中最直接有效的部分之一。

2.1職業(yè)學(xué)校檔案服務(wù)于職業(yè)建設(shè)

檔案記錄的是真實的歷史經(jīng)歷，可根據(jù)以往的經(jīng)驗來為今天的職業(yè)教學(xué)建設(shè)提供參考。職業(yè)學(xué)校的檔案能體現(xiàn)職業(yè)教學(xué)管理和學(xué)生管理的情況，可根據(jù)以前的專業(yè)設(shè)置、學(xué)習(xí)計劃、培養(yǎng)目標、教學(xué)進度等為今日的教學(xué)管理作參考，為提升職業(yè)能力、就業(yè)準備等工作做基礎(chǔ)和參考依據(jù)。

2.2提升職業(yè)學(xué)校校園文化內(nèi)涵建設(shè)

職業(yè)學(xué)校在很多人眼里，往往會被視為水平不高，建設(shè)層次不夠，在這一認知下，職業(yè)學(xué)校如果借助于檔案內(nèi)涵建設(shè)自身品牌是一條較為有效的道路。職業(yè)學(xué)校檔案庫房里面的珍貴實物類檔案、社會記憶檔案、科技檔案等，可以實現(xiàn)多元化開發(fā)；職業(yè)學(xué)校的職業(yè)特色、職業(yè)專業(yè)建設(shè)可以通過檔案化形式對外展示，更好的反映職業(yè)學(xué)校的歷史和歷程，增強教職工和學(xué)生的認同感和職業(yè)精神。

2.3提高職業(yè)學(xué)校在社會上的品牌形象

《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》提出，職業(yè)學(xué)校要樹立服務(wù)意識，面向全社會進行全方位的服務(wù)活動。職業(yè)學(xué)校并不是獨立存在的，與社會有著千絲萬縷的關(guān)系，職校檔案被利用得越充分，其產(chǎn)生的社會影響就越大。通過職業(yè)學(xué)校檔案的開放和利用，職業(yè)學(xué)校以實際行動服務(wù)社會，社會就會記住我們的職業(yè)學(xué)校，提升形象。

3職業(yè)學(xué)校檔案管理和利用中的突出問題

3.1受重視程度不夠，可供利用的檔案產(chǎn)品單一

一方面，受傳統(tǒng)觀念的影響，很多職業(yè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)以為檔案管理是一項沒有技術(shù)含量的工作，只是收集材料、疊好檔案、檔案存儲，同時受制于檔案工作本身的特點，其價值可能非常久遠以后才能體現(xiàn)出來，就沒有把檔案管理工作上升到必要的位置，缺乏資金投入使得職業(yè)學(xué)校檔案工作無法開拓型發(fā)展和創(chuàng)新。另一方面，很多職業(yè)學(xué)校往往還沒有脫離傳統(tǒng)的建設(shè)，提供的利用是面對面的原始紙質(zhì)件，對檔案整理加工、編研的投入和開發(fā)還不夠多，有效利用不夠。

3.2專業(yè)性較強的檔案類別利用有待提升

黨群類、文書類、會計類檔案或各類報表類被借用的比較多，但是專業(yè)性比較強的業(yè)務(wù)檔案利用范圍比較窄。職業(yè)學(xué)校只有專業(yè)性的檔案被廣泛利用時才會最大的產(chǎn)生效應(yīng)。教學(xué)檔案中的教學(xué)任務(wù)書、職業(yè)專業(yè)文件和批復(fù)、職業(yè)資格認定材料、學(xué)生就業(yè)環(huán)節(jié)檔案等起著至關(guān)重要的作用，利用率還有待提升。

3.3檔案服務(wù)途徑和形式不夠豐富

傳統(tǒng)的利用形式里面，到館或到室的服務(wù)形式存在于職業(yè)學(xué)校檔案服務(wù)過程中，而且長期以來不變的情況較為普遍。被動或者主動去謀求改變的迫切性不夠，導(dǎo)致新元素的信息化服務(wù)頻次少；簡單的檔案復(fù)制成為最頻繁的服務(wù)形式，不去考慮進行檔案陳展、信息化目錄建設(shè)、紙質(zhì)文件數(shù)字化和識別，更不用談及信息服務(wù)、檔案咨詢等等。

4職業(yè)學(xué)校檔案管理及利用優(yōu)化對策

4.1提高職業(yè)學(xué)校管理者的檔案認同感

提升職業(yè)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，檔案工作人員應(yīng)該從等方面著手。其一，通過檔案宣傳的形式。舉辦大中小型檔案活動，邀請管理者參加，以鮮活的檔案呈現(xiàn)向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作，增強其對檔案的認識和對檔案工作的意識；其二，在政策文件方面，及時呈閱有關(guān)檔案的文件，邀請領(lǐng)導(dǎo)參加和出席檔案工作各類的會議及檔案活動；其三，增強主動性。積極向領(lǐng)導(dǎo)匯報學(xué)校檔案工作的計劃和總結(jié)，各階段外出學(xué)習(xí)的感受的交流所得，讓領(lǐng)導(dǎo)對當前檔案工作的發(fā)展形勢和地位有一個充分的了解。只有這一，才能在檔案工作的發(fā)展中，得到重視，獲得相關(guān)部門的支持。

4.2提升職業(yè)業(yè)學(xué)校檔案主動服務(wù)意識和利用意識

一方面，隨著時代的進步，檔案管理工作應(yīng)該更加突出服務(wù)的特點。職業(yè)學(xué)校檔案工作者應(yīng)改變以往的被動工作態(tài)度，以主動的工作態(tài)度對待檔案工作，發(fā)揮主觀能動性來做好工作。職業(yè)學(xué)校檔案應(yīng)該不僅僅面向本校服務(wù)，而且也面向社會，改變主動性的工作態(tài)度缺乏造成的工作限制。

另一方面，職業(yè)學(xué)校很多老師和學(xué)生不了解檔案，缺乏檔案意識，這使得檔案利用率不高，制約職業(yè)學(xué)校檔案服務(wù)工作的開展。在信息公開的形勢下，檔案管理者應(yīng)該多途徑利用實體、網(wǎng)絡(luò)、微博、微信，普及檔案常識，現(xiàn)場解答群眾的疑問困惑，讓他們了解職業(yè)學(xué)校檔案室里的館藏內(nèi)容和什么情況下可以到職業(yè)學(xué)校檔案室尋找?guī)椭詴r俱進增強師生的檔案信息意識。

4.3豐富檔案利用基礎(chǔ)和形式

一方面，檔案工作者應(yīng)注重把握好學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)。注重基礎(chǔ)，職業(yè)學(xué)校檔案室有責(zé)任把各部門年度檔案材料進行收集、整理、歸檔，按要求、按規(guī)范進行統(tǒng)一管理；做好基礎(chǔ)整理之上的整合，即及時做好檔案的信息資源整合工作。在基礎(chǔ)工作之上，編制檔案信息資源信息化目錄，在了解館藏資源的基礎(chǔ)上，有偏重的優(yōu)化檔藏結(jié)構(gòu)。

另一方面，多途徑開展檔案利用。做好利用宣傳，職業(yè)學(xué)校檔案室可以針對教職工開辦檔案講座，著重介紹職業(yè)學(xué)校檔案的類別、態(tài)勢，在社會記憶層面宣傳檔案利用的手段和方式。在日常教學(xué)中，依托專業(yè)老師，使學(xué)生具備檔案常識，普及檔案利用知識。在校內(nèi)開辟檔案宣傳欄，宣傳職業(yè)學(xué)校特色檔案工作情況、檔案利用常識，開設(shè)檔案服務(wù)微信公眾平臺，多元化檔案利用形式。

5結(jié)語

總體上，職業(yè)學(xué)校檔案涉及到學(xué)校各個方面的工作，職業(yè)學(xué)校檔案管理開發(fā)利用需要堅持一定的原則，確保保存的檔案信息的準確性、完整性的同時，從學(xué)校的實際出發(fā)，與學(xué)校的發(fā)展計劃、工作安排相一致。通過檔案管理的開發(fā)利用拓展檔案工作的用途，促進職業(yè)學(xué)校建設(shè)。endprint