關于電子文件檔案管理現狀的思考

陳飛

摘要：隨著無紙化辦公成為辦公現代化的主要內容，對電子文件進行規范化管理也就成為廣大檔案工作者面臨的新課題和新任務。切實做好電子文件歸檔、保管和利用工作，有利于電子文件檔案更好的促進單位的健康發展。

關鍵詞：電子文件檔案；管理現狀；歸檔及利用

新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。”電子文件有兩個基本特征：第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。這是電子文件與以往所有其他形式文件的基本區別，也是電子文件信息與其他數字信息的共同點。數字信息使用0和1兩種兩種數碼的組合來記錄信息，每一個0或1叫做1個比特，需要記錄的信息用一串比特存儲于計算機存儲器（包括內存儲器和各種外存儲器）中，并可通過通信網絡進行傳輸。第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。從邏輯上說，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件。

常見的電子文件指以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤、U盤和硬盤等為載體的文件。電子文件給日常工作帶來了極大的便利，電子文件有傳統紙質文檔沒有的優勢，它的出現徹底改變了我們的傳統辦公方式。電子文件中具有憑證、依據、參考作用的，將按照有關規定和規范進行歸檔處理，這就涉及到了電子文件歸檔管理問題，如何加強電子文檔的歸檔管理，是目前辦公自動化過程中急需要解決的一個問題，這對檔案工作者提出了一個嶄新的課題。

1電子文件歸檔的特征

1.1電子文件的快捷性與可塑性

電子文件改變了我們傳統的收發文件流程。利用計算機進行文件登記方便文件的隨時查找利用，同時也為檔案現代化管理奠定了基礎。電子文件還改變了文件處理和運轉方式，尤其是對于普發文件和傳閱文件而言，可以幾十倍的提高工作效率。

1.2電子文件的依賴性

“離開了計算機及相應的軟件，電子文件就無法生成、傳遞和識別。也就是說特定電子文件是依賴特定的設備和特定的軟件而存在的”，一般的說計算機的更新換代比較頻繁，但是當時使用這些機器設備形成的，需要永久、長期保存幾十年甚至上百年，如果到時找不到這些機型和設備，那么這些電子文件很可能就會失去利用價值。

2電子文件管理的現狀

2.1管理制度不夠完善

目前大多數單位的檔案管理還停留在紙制文檔層面，在電子公文的形成、傳輸、存儲和歸檔管理方面欠缺完善的制度和措施。特別是電子文檔的歸檔管理缺失，對于電子文檔的歸檔和再利用價值缺乏甄別，往往采取“一鍵刪除”的做法，造成很多有價值的信息丟失。即使對那些有重要價值的電子文檔也只是暫時存儲于相關工作人員的電腦或其他存儲介質，既缺乏專業、詳細地整理保存，又沒有存放于學校專門的檔案管理部門，給這些電子資料的安全性和再利用帶來不便。

2.2文件安全無法保障

首先，我們在電子文檔存儲的長久性以及文件的真實性、完整性、可用性、權威性和證明力方面很難保證。其次，電子文檔運行于計算機網絡中網絡本身的結構和應用模式決定了網絡的復雜性和不安全性，不可能有絕對安全的網絡，這就對電子文檔的運行構成了嚴重威脅。再者，電子文檔的真實性遭遇不安全因素，電子文檔與紙質文檔不同，電子文檔具有可復制、可重寫、不依賴于特定介質而存在，而且電子文檔在流通中即使經過復制、重寫，也難于找到痕跡，與紙質文件相比，確保電子文檔真實性的難度要大很多。四是電子文檔主要采用磁盤、光盤等存儲介質存儲，這些存儲介質壽命比較短，與能保存幾百年以上的紙質載體相比電子文檔顯得脆弱。

2.3制度約束和措施保障不足

電子文檔的產生時間不長，加之與傳統的紙制文檔相比是一個全新的理念，對電子文檔的認識和研究正在逐步展開，從電子文檔的形成、傳輸、存儲乃至歸檔還未形成一套完各的制度約束和措施保障。另外，同地區、不同單位之間的電子文檔管理也千差萬別。

2.4人才和設備實施的配備不足

檔案工作人員的穩定性和業務水平是做好檔案工作的重要前提。目前很多單位人員配備不夠齊全，缺少專職（兼職）的檔案管理員。其次，業務培訓不到位，不能夠定期組織檔案工作者學習和培訓，不開展檔案理論學習和技能演練。再者，很多單位的設備實施配備不到位。

3意見與建議

檔案工作是單位行政管理工作的重要組成部分，電子文檔的歸檔管理和檔案利用是檔案工作的重點，探索出一套科學高效的電子文檔歸檔管理和利用制度，有利于推動機關事業單位發展和文化建設。針對于電子文件的特點及管理工作的現狀，筆者建議可以從以下四個方面加強工作：

3.1統一思想，提高認識，加強組織領導

單位領導要加強檔案信息化管理意識，轉變重現實輕歷史、重建設輕利用的思想觀念，充分認識到電子文件檔案的歷史價值，增強做好檔案信息化工作的緊迫感與使命感。單位要明確專門工作人員，做好電子檔案管理、移交、歸檔和利用工作。

3.2建立健全管理制度與標準

按照國家有關政策、規范標準，制訂電子文件檔案管理業務操作規程，實現統一標準，規范管理，減少因分散投資，重復軟件設計而造成的人力物力浪費。為保證電子檔案的真實性、完整性、可靠性和可用性，對重要的歸檔電子文件，可以考慮同時生成紙質文件進行歸檔整理；對沒有原生電子文件的紙質歸檔文件應進行數碼掃描，保存其數字化副本。

3.3加大投入，培養人才，提供保障支撐

一是落實資金保障，要將檔案信息化工作經費列入財務預算，并根據檔案事業發展逐年增加，保持穩定的經費投入。二是加強人才建設，要注重培養和配備既懂計算機技術又熟悉檔案管理業務的專業人才，將電子文件管理知識和技能納入崗前培訓和在職培訓范圍，開展全員電子文件管理培訓。

3.4合理利用，加強安全防范

電子檔案與紙質檔案相比，優點是查找利用方便快捷、查全率和準確率高、載體存儲信息量大等，缺點是信息易更改和易丟失、信息載體脆弱和不穩定，我們在應用中要揚其長而避其短。同時在推進電子文件歸檔、利用和電子檔案管理工作過程中，要建立健全人防、物防、技防三位一體的信息安全防范體系，彌補其不足，更要充分利用電子檔案的長處，提高辦事效率，促進社會經濟發展。endprint