職業(yè)學(xué)校檔案管理存在的問題及對(duì)策

白獻(xiàn)陽(yáng)

摘要：我國(guó)的職業(yè)學(xué)校發(fā)展非常迅速，在職業(yè)學(xué)校發(fā)展的過程中必須充分地重視檔案管理工作，發(fā)揮檔案管理工作的作用。然而當(dāng)前我國(guó)的職業(yè)學(xué)校檔案管理工作還存在一些問題，影響了職業(yè)教育的發(fā)展，本文對(duì)此進(jìn)行了分析，并提出了職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的具體對(duì)策，希望能夠從理論層面上為我國(guó)職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展提供一點(diǎn)支持與引導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)校；檔案管理；問題；對(duì)策

近年來(lái)，職業(yè)學(xué)校發(fā)生了很大變化，教學(xué)理念不斷更新，教學(xué)模式不斷改革，作為學(xué)校基礎(chǔ)工作之一的檔案管理工作也面臨著許多挑戰(zhàn)和創(chuàng)新。檔案管理工作是體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是各項(xiàng)評(píng)估工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容（如何加強(qiáng)中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)校發(fā)展的要求，已成為學(xué)校改革發(fā)展中不容忽視的問題。

1職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的作用與意義

在職業(yè)教育的改革過程中必須做好檔案管理工作，才能順應(yīng)改革的步伐和時(shí)代的發(fā)展，使檔案管理更好地為職業(yè)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。而當(dāng)前在職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作中仍然面臨著一些問題，隨著職業(yè)學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)檔案，教學(xué)管理水平和辦學(xué)層次也在不斷提高，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作是對(duì)職業(yè)學(xué)校辦學(xué)水平的一個(gè)重要衡量指標(biāo)。

檔案管理工作是職業(yè)學(xué)校全局工作的重要組成部分，是學(xué)校改革與發(fā)展不能缺少的重要管理工作。學(xué)校檔案室在服務(wù)學(xué)校和社會(huì)的過程中，發(fā)揮了檔案信息中心的獨(dú)特作用，為教學(xué)、科研、管理工作及校史志的編撰、學(xué)校評(píng)估、重大紀(jì)念活動(dòng)、歷史和傳統(tǒng)教育、對(duì)外宣傳及個(gè)人資歷憑證的查考等，提供了可靠的證據(jù)和翔實(shí)的材料。從檔案的功能和作用看，檔案具有育人、存史和憑證等功能和作用，是其他任何工作不能替代的。不重視檔案工作的結(jié)果將可能導(dǎo)致一個(gè)學(xué)校失去歷史記憶，對(duì)未來(lái)的發(fā)展后患無(wú)窮。因此，我們要按照科學(xué)發(fā)展觀的要求認(rèn)識(shí)和對(duì)待檔案工作。

2職業(yè)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

目前，一些職業(yè)學(xué)校沒有認(rèn)識(shí)到檔案資料的重要性，校檔案室收集了較多的檔案和資料，但是由于缺乏相應(yīng)的特色，沒有做好綜合利用及開發(fā)工作，師生對(duì)于檔案資料的利用程度較低，沒有發(fā)揮檔案管理的作用。針對(duì)此，本文對(duì)職業(yè)學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出其中存在的問題。

2.1缺乏檔案管理意識(shí)

當(dāng)前，職業(yè)學(xué)校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，師資隊(duì)伍迅速膨脹，檔案管理工作的任務(wù)隨之加重。基于此職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作應(yīng)該變被動(dòng)為主動(dòng)，這樣才能適應(yīng)職業(yè)學(xué)校發(fā)展的新形勢(shì)。然而，大部分職業(yè)學(xué)校，并未配備專用的檔案庫(kù)房，未設(shè)立單獨(dú)的編制，未配備專業(yè)的檔案管理人員，僅由各部門的有關(guān)人員兼管檔案工作，對(duì)檔案工作年初沒有部署，年中沒有檢查，年末沒有總結(jié)，出現(xiàn)用時(shí)想到，不用時(shí)不要，評(píng)估考核檢查時(shí)突擊整理的現(xiàn)象。檔案工作處于可管可不管的被動(dòng)狀態(tài)，使其難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.2檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)不到位

信息化是目前高職檔案管理的必然趨勢(shì)，信息化使檔案管理的技術(shù)和手段有所提高，同時(shí)對(duì)管理人員的水平和素質(zhì)提出更高要求。但是大部分職業(yè)學(xué)校并沒有為檔案部門聘請(qǐng)專門的管理人員，而是讓其他部門人員兼管檔案管理，但這些人員幾乎都未接受過管理專業(yè)的專門培訓(xùn)，缺乏檔案管理及檔案信息化的基本理論、基本知識(shí)和基本技能。由于沒有配備專職的檔案管理人員同時(shí)也疏于對(duì)兼職管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高，造成眾多職業(yè)學(xué)校高素質(zhì)檔案管理專業(yè)人員匱乏。

2.3檔案管理方法不科學(xué)

當(dāng)下，大多數(shù)職業(yè)學(xué)校對(duì)檔案管理

主要依賴的仍舊是傳統(tǒng)的手工管理手段和技術(shù)，這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心，工作對(duì)象卻不是檔案信息，而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體，而不是處理檔案數(shù)據(jù)。具體表現(xiàn)在從文件材料的形成和積累，到文件材料的立卷分類，再到整理組卷，最后擬寫案卷標(biāo)題裝訂成冊(cè)、填寫卷內(nèi)備考表，已經(jīng)形成一套比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等方法。殊不知，隨著電子文件的不斷增加，如果再繼續(xù)按照傳統(tǒng)的管理模式，則檔案管理工作將需要準(zhǔn)備大量的打印紙、文件檔案柜，還要增加工作人員，所耗成本之大，給教學(xué)管理、教學(xué)組織都帶來(lái)一定壓力。總之，傳統(tǒng)的檔案管理手段和技術(shù)已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求，檔案實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化勢(shì)在必行。

3做好職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的具體對(duì)策

正是由于檔案管理工作對(duì)于職業(yè)學(xué)校發(fā)展的重要性，鑒于當(dāng)前職業(yè)學(xué)校在檔案管理工作中存在著很多問題，必須不斷改進(jìn)檔案管理工作的方式方法，對(duì)當(dāng)前的檔案管理制度進(jìn)行改革和完善，全面提高職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的水平。

3.1完善職業(yè)學(xué)校的檔案管理制度

職業(yè)學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大，對(duì)于檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，要求檔案管理工作要逐步走向規(guī)范化和科學(xué)化。這就需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行不斷的改革和完善，對(duì)檔案管理的工作流程進(jìn)行規(guī)范，從而有效地提高檔案管理的水平。只有制定了完善的檔案管理制度，才能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行有效的約束，使檔案管理更加合理和科學(xué)。這樣一來(lái)，職業(yè)學(xué)校的校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員才能夠提高對(duì)檔案管理工作的重視。

3.2加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

由于職業(yè)學(xué)校的檔案管理工作比較復(fù)雜，具有較強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)于檔案管理人員的綜合素質(zhì)有著較高的要求。要求檔案管理人員必須具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)，能夠不斷提高自身的檔案管理業(yè)務(wù)水平，充分發(fā)揮職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的作用。只有將職業(yè)學(xué)校發(fā)展過程中取得的所有成果和每一個(gè)事件都在檔案中進(jìn)行詳細(xì)的記載，才能真正發(fā)揮檔案管理工作的有效性。與此同時(shí)，還要做好檔案材料的分類，為相關(guān)人員查找和翻閱相應(yīng)的檔案資料提供便利。為了提高檔案資料的使用率，充分發(fā)揮檔案資料的作用，職業(yè)學(xué)校應(yīng)該允許全體師生自由地閱覽所有的非保密性檔案材料。特別是鼓勵(lì)學(xué)生自由的閱讀學(xué)校的歷史，使學(xué)生能夠了解學(xué)校的發(fā)展歷程，提高學(xué)校的整體形象，起到良好的德育作用。

3.3加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備管理

職業(yè)學(xué)校各檔案管理應(yīng)該走向現(xiàn)代化、信息化，這就要求職業(yè)學(xué)校要對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善，從而分別進(jìn)行檔案材料的歸納、查閱和整理，充分發(fā)揮檔案材料的作用。職業(yè)學(xué)校要重視對(duì)檔案資料的保存，防止檔案資料受到蛀蟲或者潮濕天氣的損壞。對(duì)于一些比較干燥的地區(qū)，還應(yīng)該對(duì)檔案資料進(jìn)行定期透氣，提高存放的質(zhì)量。

4結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在職業(yè)學(xué)校發(fā)展的過程中，必須提高對(duì)檔案管理工作的重視，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于職業(yè)學(xué)校發(fā)展的重要意義。在此基礎(chǔ)上職業(yè)學(xué)校要正視在檔案管理工作中暴露出的一些問題，從而采取有效的措施來(lái)提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，打造一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理工作隊(duì)伍，充分提高檔案資料的利用率，將檔案材料的作用充分的發(fā)揮出來(lái)，以適應(yīng)職業(yè)學(xué)校改革和發(fā)展的需要。endprint