學校裝備業務過程管理研究與設計

唐毅敏

（南京城市職業學院，江蘇南京 210002）

在高校不斷發展的過程中，教育硬件裝備屬于其發展的基礎，設備管理部門屬于學校硬件裝備的主要機構，其具有重要的責任，并且還承擔較為復雜的工作任務。以高等教育及設備管理自身的規律，對高校設備管理改革目標、思路及實現步驟進行明確，創建滿足高校設備管理發展的體制，是現代高等學校裝備管理部門需要討論的課題。為了能夠使學校裝備綜合管理能力得到有效提高，以信息技術作為手段，創建全新的裝備信息化管理平臺，使學校裝備業務朝著過程化、專業化的方向發展。

1 管理系統及流程概述

1.1 結構和運行

基于管理平臺設計角度分析，以實現裝備過程管理為目的，功能上滿足符合現代高校裝備管理的發展。所以，管理系統設計的思路就是對系統功能需求進行分析，設計系統組織結構圖，整個系統需要達到的建設目標及制定系統實施計劃。對于管理系統來說，指的是組織機構設置和職能的分配，其主要解決的問題就是管理系統中機構、功能的設置、管理業務的實現并且確定系統完成的內容。運行設計指的就是在結構設計過程中明確職能及做什么，從而制定如何做[1]。

1.2 管理體制

管理體制指的是針對管理系統行為主體和活動范圍、規律及方法進行規定，同時也對管理系統中授權人、職責范圍及操作方法進行規定。體制包含了結構和運行兩個方面，并對其框架進行規定。

管理系統結構體制是實現對系統行為主體和活動范圍基本的規定，主要是對于管理機構和管理人員設置、功能管理、功能實現等事物進行規定。管理系統運行體制是指系統主體在活動范圍中基本行為方式和規則規定，主要是以科學管理原理特點為基礎制定的方法和原則框架。

1.3 管理業務流程

管理業務流程指的是管理系統在實現裝備管理業務過程中活動和順序關系，每完成一項管理業務，都要實現一系列的操作，將此任務過程中的操作作為工序。本文研究的裝備業務過程管理系統具有層次性、系統性、開放性及目的性的特點[2]。

2 裝備業務過程管理的設計

2.1 裝備管理體系創建

在高校辦學規模不斷擴大的過程中，教學設備數量及種類也在不斷的提高，設備資產管理涉及的范圍及人員也在不斷增加。客觀方面，高校的財力、人力及物力等資源都是有限的，所以就要對高校裝備工作的過程性、合理性實現全面的管理。隨著信息化的不斷發展深入，高校裝備業務實施網絡信息化已經成為一種必然，能夠有效解決高校設備資產管理方面的問題。所以，高校設備管理部門必須要創建出符合學校業務要求的資產管理平臺。常見的裝備管理平臺包括以下的功能：首先，具備基本的裝備入庫、領用、庫存等常規業務平臺，根據實際需求創建裝備電子臺賬；第二，基于采購方面，要從裝備驗收入庫開始創建設備條形碼（二維碼）信息，即每件裝備都具有電子標簽；第三，裝備數據進入系統平臺數據庫之后，能夠實現利用此平臺對裝備進行條碼打印、數據查詢、財務報表輸出及設備跟蹤等裝備管理的操作[3]。

基于政府對風險管理要求的持續加強，技術手段的不斷革新，對學校裝備業務管理平臺的改革與創新都提出新要求。未來管理平臺都應該更加注重對過程的管理與控制，除常規管理外，著力構建出一個學校裝備工作的管理生態，把法律制度要求與業務工作化為一個個的信息化管理模塊，如通過履約驗收、維護維修、資產監管、達標評估、計劃編制與數據應用等模塊，實現功能的生態形成。實現以項目合同履約過程管理，推動工作規范與機制的落實，推動工作職能的落實與績效管理，建立即時的、標準的、規范的專業數據，最終實現質量管理和綜合應用的要求。

2.2 裝備管理體系的流程

因為不同裝備的管理方式各有不同，作為流程的探索，對于每種裝備業務都要求具有多種流程方案，所以要實現多方案的評價和選擇，以此選擇更優的方案。每項管理業務要從多個流程選擇最優流程，也可以有效吸收被淘汰流程方案中的優點，最后再實現優化。在確定全部管理業務工序流程之后，要實現整個管理系統業務流程體系的一致性分析，主要包括體制和流程之間的一致性。體制一致性包含結構體制和運行體制兩個方面，體制和流程都是創建管理系統的核心因素，流程的實現過程需要一種或者多種相關體制的支持，它們之間相互影響，互相協調。流程一致性是指不同的業務流程在處理不同的管理功能時，因設計的局限性，可能存在沖突，通過評價體系發現不合理流程，完善流程，達到沖突最小化目的[4]。

新形勢下，我校的業務流程也需要不斷的完善。結合學校實際工作的開展，業務流程設計如下：（1）計劃編制。該階段須提高計劃編制的科學性、精確性，保障預算管理的規范。（2）采購審批。主要實現采購項目的資金來源和方案合理性的需求確定，并按照學校設置的內部流程進行逐級審批，最后提交采購中心。（3）履約驗收。過程管理的核心階段，嚴格合同履約的規范性、專業性，強化質量管理的品質，建立過程化的項目材料，跟蹤并可追溯。（4）資產監管。實現標準數據，對接財政固定資產系統（各類上報系統），構建設備生命周期管理過程，即時進行資產統計與監管。（5）維護維修。實現線上的運維服務，主要用于強化質保期內的合同履約，構建質保期外的運維服務和校園智能報修服務平臺，沉淀設備品牌、服務企業、設備運行效益、運維價格等專業數據。（6）數據應用。實現通用的專業數據與設備信息統計分析，為學校實現達標、評估提供數據支撐，也為以后的預算編制提供科學的決策。

3 裝備業務過程管理的實現對策

3.1 明確裝備管理職責

高校裝備的部署屬于裝備管理部門的主要工作內容，部署決策與學校資產效益具有密切的聯系。為了使教學裝備管理得到進一步的加強，可以創建領導統一、層層負責及相互監督的管理體系，實現自上而下的管理。嘗試建立裝備管理工作小組，其主要目的就是監督各個部門裝備的購買、審核和績效。財務處負責資金的審核與配置；資產管理處（采購管理中心）負責裝備招標采購和賬目管理；技術處負責專用設備類歸口管理，后勤處負責家具、通用設備類歸口管理，包括項目論證、實物管理、驗收入庫、效益審核；各裝備使用部門負責設備的需求申請、日常使用、記錄、保修。分級管理，職能細化的管理方式，促使各部門相互配合和監督，并且明確自身的責任，完善制度，過程管理中充分發揮各個部門的管理優勢，以此對裝備業務過程進行有效管理[5]。

3.2 重視裝備計劃編制

采購前，對編制計劃進行有效管理，結合學校專業、學科建設方向，充分論證裝備項目的可行性和合理性。功能模塊中，數據分析功能將對平臺中現有數據進行挖掘，形成分析報告，為決策提供直觀的數據支撐。主觀與客觀相結合的分析方式使得計劃編制更具科學性和說服力。各部門逐級審批的過程管理，在系統中都留有痕跡，從而保證了計劃編制業務的透明與公開。

3.3 完善裝備履約驗收

如今的裝備入庫驗收不僅僅是簡單的物、賬相符，數據庫中編號、價格、年限、存放地等標準化的字段，是需要更加全面、細致的過程管控。實現從項目中標后，到項目驗收的過程全監管。通過對項目實施過程的動態監管，實時把控項目信息，有效監督項目的運行（質量、工期、成本），支持各類項目的實施流程自定義。明確職能部門、使用部門和中標方的職責，明晰各自的業務范圍，借助數據共享實現項目信息透明對稱。在項目的實施過程中動態采集數據，生成“項目管理”和“項目文檔”的電子檔案（包括：招投標文件、合同文檔、竣工文檔、驗收文檔、設備信息等）。

3.4 創建裝備維修維護

維修維護功能將是裝備業務過程管理中全新的嘗試。設計一種智能的報修方案，運用二維碼與微信技術，使用人能便捷地向學校維修部門進行各類報修，由學校后勤或技術部門進行維修，或由校維修部門再向相關企業轉報。實現質保期內報給供應商，質保期外報給服務商。學校向企業報修后，企業維修過程中生成維修記錄和學校評價，作為績效評價的依據。

3.5 探索裝備數據分析

系統應建立標準的、規范的和專業的數據庫，通過專業化的大數據挖掘與分析，為決策、評估和投入提供數據支撐。數據分析不僅是固定的、標準的數據，還可以根據工作的需要，構建決策分析的數據模塊設計。可根據本校數據進行靈活的報表設計，進行深度的挖掘與分析，形成各類的數據分析報告。

3.6 開放裝備數據接口

系統設計產生兩類數據，一類是按裝備項目形成的裝備數據，一類是按固定資產形成的固定資產數據。前者是裝備投入、使用與評估的數據，用于學校各職能部門，為大數據挖掘與分析提供支撐。后者是財政固有資產管理的數據，嚴格按財政部的數據標準，可直接上報財政部門。平臺的基礎數據要實現底層專業化、表層標準化，可以與任何第三方平臺進行全面對接，方便接入不同的公共服務平臺。

4 結語

如今各類學校都非常重視教育裝備管理工作，且管理方式不再是簡單的賬物管理，都是以提升學校裝備綜合治理能力和廉政風險防范為目標，以支撐學校裝備的專業化發展和提升裝備工作的水平為任務，以構建學校裝備的信息化管理平臺，引領和促進學校裝備的專業化發展為手段。裝備業務過程管理是學校裝備管理系統的具體實現，也是系統職能與功能設計實現的核心體現。因為裝備業務的過程存在不唯一性，所以就要實現過程的不斷研究與優化，以此保證裝備業務過程的最優管理。

本文運用管理系統與流程理論，結合學校工作實際，研究未來可能建立的裝備業務過程管理平臺，并設計可能的功能模塊，以應對最新的裝備業務管理要求，并最終實現管理部門、使用部門和企業共同構建一個三方信息對稱與責任明晰的，專業過程管控與數據服務的，線上線下共同合作管理的全程管理生態。

參考文獻

[1]王體春,唐海英,吳婧,等.面向研究生教育過程管理信息化的指標體系研究與設計[J].中國市場,2016(12):85-86.

[2]張琴,張慢來,周志宏,等.過程裝備與控制工程專業畢業設計中的精細化管理研究[J].考試周刊,2015(38):157-158.

[3]鄒華,翁洪波.高校教育經費精細化管理的研究與實踐——基于業務流程管理的高校教育經費管理系統設計與開發[J].青年與社會,2015（2）：124-125.

[4]楊剛.基于ERP的航空發動機維修管理系統研究與設計 [C]//中國航空學會2012裝備維修保障信息化研討會.2012.

[5]王素美,黃宗英,來天平.基于業務流程的學位管理系統的設計與實現[J].華東師范大學學報：自然科學版,2015(s1):330-334.