提高高校學院辦公室人員的工作效率策略分析

姚丁丁

(上海立信會計金融學院，上海 201209）

在高校這個特殊的事業單位當中，學院辦公室擔任著一個承上啟下的綜合性的調節部門，1因此，學院辦公室工作的優秀與否至關重要，是外界評價學院和高校的重要參考之一。而學院工作的優秀的重要衡量標準即學院工作的效率，工作效率決定著辦公室工作是否順利有效地開展，極大地考驗著辦公室文秘人員的工作能力和職業素養。

本文將從高校辦公室工作的重要性為切入點，分析高效辦公室人員在開展工作時需要遵循的原則，并從實際角度出發，針對性地提出高校辦公室人員如何切實提高其自身的工作效率，給出相應的建議和策略，對我國高校辦公室人員工作效率的提高有著實際意義。

1 高校辦公室工作的重要性

1.1 聯結高校上下的紐帶和橋梁

高校中的學院辦公室是聯結整個學院，上至院長、中至各位教授老師、輔導員，下至學生的重要紐帶和橋梁。學院中的各種事物，比如院長的日常事宜、各位老師的排課，學生的入學和畢業事宜，都有著學院辦公室工作人員的參與，并且親力親為。雖然日常工作瑣碎，但是工作量和強度都非常大。基本上哪一個環節的事情，不管是學院教職員工，還是學院學生都會第一時間找到學院老師進行咨詢，而如果有一件事情做得不好，就會影響整個學院工作的進程。所以說，高校學院辦公室是一個聯結高校上下的紐帶和橋梁，是承擔著學院工作各種事宜的重要載體，是整個學院內部不可或缺的一個重要位置。

1.2 促進學校各個部門協調運轉的潤滑劑

高校學院辦公室同樣協調了學校和學院之間的工作事宜，是學校各個部門之間協調運轉的潤滑劑。學校的其他學院，比如校方的行政部、其他部門會有各項通知和任務，這些都是學院辦公室的老師在進行相應的接洽和安排，并且協助其他部門將領導安排的各項任務做好，而在這些工作過程中，我們通常都會接觸到各個部門，涉及到溝通如何將事物做到更好。學院辦公室的工作人員承擔大部門跨學院的工作，在各個部門之間進行消息傳遞和轉達，將每項工作落實到實處。因此我們說學院辦公室工作人員的工作是促進學校各個部門協調運轉的潤滑劑。

1.3 學院對外的第一窗口

無論是準備入學的學生，還是有意向入職的教職員工；無論是校內的其他部門，還是校外的各界人士，在與高校學院有往來的時候往往都會先接觸學院的辦公室人員。所以學院的辦公室的工作人員是學院對外的第一窗口，是學院的“形象大使”。雖然學院辦公室人員在處理的事物上通常是瑣碎且重復的，但是他們的服務質量、親和度、與之溝通的效率等卻決定了外來者對此學院的第一印象，而很多人都會通過學院辦公室這個窗口窺得學院全貌，因此學院工作人員在處理事物的效率和能力的優劣對于學院形象而言非常重要。

在意識到學院辦公室對于整個學院，無論是從日常工作角度，還是提升學院口碑的角度，都有重要影響之后，我們需要探討學院辦公室提高工作效率的原則，并且切合實際地提出學院辦公室提高工作效率的建議和分析。

2 學院辦公室提高工作效率的原則

2.1 辦公室人員需要嚴格遵守制度和規范

辦公室工作人員會經常在全院范圍內收取相應的文件和材料，對象是全院的教職工等，首先應該做到的是嚴格遵守相應的制度和規范，做到一視同仁，不區別對待。比如在收取材料等事宜上，應該在明確告知最后收取的時間節點后，不會特殊化對待不同級別的教職工，不在規范中尋找空隙去做一些邊緣化事情。

2.2 提高應變能力和綜合素質

辦公室工作人員所面臨的工作往往是非常繁多的，很多時候都是要同時處理各方面的事宜，極大地考驗工作人員的記憶能力和綜合素質。如何在這些繁多的事物中排出事情的優先級，將每件事物處理得井井有條，是每位辦公室工作人員的必備素質。當很多事情同時需要處理時，辦公室人員經常會擔任“百事通”的角色。很多教職人員和學生遇到自己不太清楚的問題就會直接來咨詢辦公室人員，這個時候就需要辦公室人員強大的記憶力，以及對每件事情的準確把握，首先這要求辦公室員工自己對每件事情要了解和記憶得透徹明了。在各項事件的一起處理中，會遇到很多突發性的事件，這就要求工作人員的應變能力和變通能力，將事情處理得又快又好。

2.3 服從上級安排，認真對待任務

正如前文所述，辦公室人員是溝通上下級的重要橋梁，那么在辦公室人員的工作原則中必不可少的一項便是服從上級命令。辦公室工作人員必須在充分理解領導人的意圖基礎之上，對其所發布的任務落實到實處，并且在過程中，協助領導人將任務的主要內容和主旨傳達給其他關聯人員。在實施過程中，需要隨時向領導人匯報最新的進展情況，以求可以得到隨時的溝通，更好地完成領導人決策，以及了解上級的意愿，認真地實施領導交代的事宜，更好地促進學院的發展。

在學院辦公室人員在認真貫徹提高效率需要遵循的原則后，我們通過分析調查切合實際地提出高校學院辦公室人員提高工作效率的策略和建議，以求高校學院辦公室人員會有更好的綜合素質提高和發展，為學院和高校的日常工作盡心盡力，提高學校的整體辦事效率和服務評價。

3 提高高校辦公室人員的工作效率策略

3.1 加強辦公室人員的職業培訓

更高效率的工作得益于專業的職業知識和培訓，身為高校學院辦公室的工作人員，需要具備的是與工作內容相匹配的職業素養和專業技能，并且有著與高校相匹配的知識儲備也是至關重要的，它可以幫助你更好地理解高校每次下達的任務和事宜。因此，為了提高辦公室工作人員的工作效率，我們首先需要的是加強辦公室人員的職業培訓，定期舉行，組織各學院辦公室工作人員進行學習和進步。這些培訓應該從理論、技能和服務意識三個方面進行。

理論方面，需要定期為辦公室人員進行國家政策和法律法規、學校方針和學院內部的有關規定的講座和培訓，加強辦公室人員對于自身所在的學校和大環境背景下的理論知識的儲備，始終緊跟著國家和學校最新政策的步伐，走在時代前列，學習最新最有效的文秘工作。

技能方面，加強辦公室工作人員的辦公技能，比如office技巧，excel表格的制作與簡單編程，以求在繁多的事物當中能夠更加快速高效地處理不同的事物；word的編輯與排版，可以在通知或者傳閱文檔時能夠有更好地宣傳效果；ppt的制作和技巧，在對最新的規章政策對教職工進行宣講的時候能夠有更好地展示。

服務意識方面，是指對辦公室工作人員職業精神的培訓和教育。端正辦公室人員的奉獻精神和服務意識，能夠對每一個前來咨詢、辦理事物的人員，無論是高等級的教職員工還是學院學生，無論是在與高校其他部門的對接還是校外人員的來訪中，都能夠耐心細致地做出回應和處理，用自身的實際行動服務所做的每項工作，為高校學院的發展和前進做出更大的貢獻。

3.2 設置科學的晉升考核機制

科學的晉升考核制度在促進工作人員的高效率工作上有著至關重要的作用，對于辦公室工作人員也不例外，有利于激發辦公室工作人員的工作積極性。高校應該根據自身的實際情況，設置晉升考核機制的標準，周期可以在半年到一年，這樣能夠隨時促使工作人員更加積極樂觀地工作。考核的標準可以具體分為任務完成情況、與人和諧相處情況、有無違反法規情況三類，并且由全體學院人員共同監督和參與，以保證考核標準的公平性。

任務完成情況，我們可以根據任務下達和結束的時間，來評判辦公室工作人員的完成情況，有無拖沓工作，是否不及時處理工作、工作的完成度等來進行考核和評判。

與人和諧相處情況，辦公室工作人員無可避免地要與學院內部各層人士，學校上下各上下級進行溝通和工作的交接，因此與人和諧相處也應該放在考察范圍之內。可以按照教職工和學生對學院辦公室人員的測評來進行與人和諧相處情況的考核。通過他人的定時測評可以更加端正辦公室工作人員的工作態度，互相監督有助于形成良好的循環，也可以讓辦公室人員通過測評結果及時地審查自己的工作狀況，以便進行改進。

有無違反法規情況，可以按照一個月的月末考核一次，定期考察辦公室工作人員的工作是否符合相關法律法規規定，有不符合的地方一定要一時間發現并制止，以防有連鎖性的反應，出現更大的紕漏和問題。

只有在實際工作中，不斷地完善這些考核機制，并且根據這些對辦公室工作人員進行等級評定，并且選拔出高素質的辦公室人員進行晉升，才能夠在整個高校各個學院的范圍內，對辦公室工作人員形成良性競爭，讓大家向優秀人員看齊，更好地做好本職工作。

3.3 嚴格實行績效獎懲措施

除了上述提到的加強職業培訓和設置科學的考核機制外，對于同等職位的辦公室人員實行績效獎懲措施也是必不可少的。我們對一些更高效的工作人員進行相應的福利上的獎懲，例如在年度績效獎金和平時的評獎評優方面進行獎懲措施，會更有助于提高辦公室人員的積極性，并且促進工作人員的高效率工作。

4 總結

總而言之，學院辦公室是綜合性地承上啟下部門，并且是學校對外的窗口展示。辦公室工作人員的高效工作將會對整個高校的整體工作起到重要作用，因此切實提高高校辦公室人員的工作效率將會有重大的實際意義。本文從辦公室工作人員的高效率工作的重要性出發，首先闡述了辦公室工作人員高效工作的原則，接著從實際角度出發，提出了提高辦公室工作人員工作效率的三個策略和方法，具有較大的實際意義，希望能夠對提高辦公室工作人員的效率有實際幫助。