醫學院校教學秘書工作實踐的探討

邱柳柳

（廈門醫學院，福建廈門 361000）

醫學院校教學秘書是指在醫學院校中輔助領導實施教學管理、從事秘書工作的秘書[1]，是高校教學管理基層的管理者和執行者。文章以筆者在廈門醫學院從事兩年教學秘書工作的基礎實踐，探討醫學院校教學秘書工作的心得。由于學校的建設發展及政府對教育的支持與推進，2016年廈門醫學院由廈門醫學高等專科學校升級為本科院校，學校由注重醫學職業技能的?？平逃蜃⒅蒯t學教學及科研的本科教育升級轉變，這為教學秘書工作提供了更寬闊的發展平臺，也提出了更嚴峻的挑戰。一方面，需從事教學秘書的常規性工作；另一方面，需應對學校轉型升級環境下非常規性工作。這對教學秘書的專業技能、協調能力、心理韌性、統籌規劃能力等綜合素質提出更高的要求。

1 醫學院校教學秘書工作特點

1.1 履行教學秘書常規性工作

醫學院校秘書首先需要處理教學秘書工作范疇內的常規性事務，以服務師生為宗旨，以教學管理為中心，聯絡教務處等學校相關部門，準確無誤進行上令下達，客觀公正做到下情上報，做好基層服務工作。教學秘書在維護高校教學秩序的建立與運行起著至關重要的作用。合格的教學秘書首先必須具備適應職業特征的專業技能，構建較完備的知識體系，包括文秘規范知識，公文寫作能力，鮮明的法律意識，檔案管理知識，計算機基本操作能力，基本的財務制度等，故在實踐中需不斷積累和學習。其次，需要擁有先進的教育理念和科學的教育管理思維。教學秘書日常面對多為煩瑣性事務，看似具有可替代性，不具備明顯專業特征，但是否具備進行的教育理念，是否站位科學的教育管理角度，成為是否恰當處理問題的決定性因素。再則，需要擁有良好的心理素質，樂觀積極的心態，和諧的人際關系。教學秘書作為學校與學院之間、學院與學院之間、教師之間、師生之間教學活動的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協調左右、溝通信息和改善關系的作用，良好的精神狀態有利于與他人良好溝通，解決問題。

1.2 學習及熟悉醫學相關專業知識

醫學院校教學秘書除了具備教學秘書基本職業技能上，需要掌握一定與醫學相關的專業知識。醫學院校招聘教學秘書崗位時，不一定要求醫學相關專業，如本校從事教學秘書崗位人員，專業為醫學相關專業的占比不到30%。學習及熟悉醫學相關專業知識，對于醫學院校教學秘書是必要且有益的，對勝任工作具有積極推動作用。

首先，了解相關醫學專業，對于有效進行日常教學管理工作具有積極意義。在輔助教師開展教學活動時，了解一定的醫學專業知識對于理解教學計劃、大綱的編訂與執行，人才培養方案的制定及實施，課程表編排及課程設置原則等問題有很大幫助。筆者在口腔醫學系擔任教學秘書工作，能夠基本了解口腔醫學專業和口腔醫學技術專業涵蓋的課程、開設的學期、課程編排原理等，有利于快速高效準確無誤完成相應工作。

其次，了解相關醫學專業，對于輔助系部進行學科及專業建設有積極意義。專業、學科建設是醫學院校教學和科研發展的重要工作，教學秘書盡管不具備相關醫學專業背景，但作為輔助進行材料整理、文件閱讀、報告撰寫等文字性工作的重要力量，也需要了解相關專業知識。例如，精品課程建設、教學、實驗改革項目、教學成果獎申報與審批、重點教材申報與審批、申報新專業、教學評估、教改、教學會議記錄等事務，一定醫學專業知識的儲備為教學秘書理解、參與項目提供了可能性。

1.3 協調與附屬醫院、教學醫院、社區衛生院等醫療機構關系

為了提高學生的臨床操作技能，醫學院校多數都設置院直屬或非直屬醫院，與多所教學醫院、實習醫院、社區衛生院等機構建立長期穩定的合作關系，為學生臨床實踐提供見習、實習場所。例如，本校附屬醫院有廈門醫學院附屬口腔醫院和廈門醫學院附屬第二醫院，此外有幾十所醫院作為本校長期穩定的教學醫院、實習醫院。因而，醫學院教學秘書在工作中與醫院等醫療機構科教科的溝通聯系必不可少。教學秘書需配合學校、系部的工作安排，提前與醫療機構聯系，落實學生見習（實習）等活動的人數、時間、見習（實習）方案的實施，優秀帶教人員的評選等事宜。

另外，直屬醫院醫生常常需承擔學校教學活動教學秘書還負責與醫院科教科聯絡教學活動事宜。醫生因本身承擔較重的醫務工作，因而教學秘書需提前與醫院科教科聯系，溝通協調教學活動安排事宜，并確保將任課醫生的教學活動納入學校教學管理體系當中。此外，在直屬醫院醫生教師職稱評定、教師資格證申考、工作量計算等方面，教學秘書需配合學校人事處、教務處、財務處等部門，確保工作順利、有序開展。

2 影響醫學院教學秘書工作實效性的客觀因素及解決方案探究

2.1 教學秘書崗位管理制度不完備，工作難度及工作強度大，建議改革管理體制，建立教學秘書管理新模式

醫學院校與其他同類大學相比，學生學制長，學習強度高，課程壓力大，見習實習活動多，社會服務活動頻繁，其承擔為社會培養救死扶傷的醫護工作者的重大責任，絲毫不能松懈，對于教學質量始終高度重視，這在一定程度上導致在教學基層管理制度上，常常忽視對教學秘書工作制度的設計，過分強調教學秘書的服務意識，使對教學秘書崗位的規范化管理處于邊緣位置，一旦上級部門出現事務交叉，權責不明時，身處一線的教學秘書的工作難度和工作年工作強度都變大，出現重復勞動、反復勞動或超強度勞動的情況。

為提升醫學院校教學秘書工作的實效性，制度層面上，改革管理體制，建立教學秘書管理新模式。制定出行之有效的教學管理工作規章制度，使教學管理工作有章可循，有法可依，避免權責不明，職責不清造成秘書工作量的增加；引入激勵機制，加強競爭，為業務表現突出的教學秘書，提供轉崗條件，提供崗位流動的可能性和自主選擇性。

管理層面上，學校在制度和政策設計上，為教學秘書提供深造的條件，為其多元發展提供可能。學校對人才的培養應一視同仁，做到人盡其才。對于具備一定工作能力和年限的教學秘書，允許其通過規范化選拔或考試，實現職業發展的規劃：往教學管理方向發展；往專業研究發展；往教學崗位轉變。

2.2 教學秘書缺少學習培訓交流機會，缺乏發展平臺和發展空間，建議打破傳統思維，重視教學秘書工作價值，為其提供系統性業務培訓

由于教學秘書工作的繁雜和瑣碎，經常呈現出繁忙狀態，教學秘書成為學校運轉中必不可少的基層力量，但尷尬之處又在于其為學校最不受重視的群體之一。除了按正常渠道走職稱評聘，獲得職級和待遇的提升，對于教學秘書長遠職業規劃并無太大意義。醫學本科院校對教學秘書崗位設置招聘條件時，基本都要求研究生學歷。但入職之后，原本經過專業系統訓練的本專業知識基本處于荒廢狀態，無論課題申報、學習交流、專業培訓、訪學等，教學秘書都處于被忽視的地位。學校對教學秘書發展平臺和發展空間缺乏制度或政策上支持，教學秘書只能“自謀出路”，久而久之，會打消對工作的積極性和創造性。

大力提倡管理人員參與教學教研，以教研帶工作，以工作促教研，使教研活動成為改進工作的必要手段。教學秘書要不斷探討教學管理工作的規律和改革教育教學管理工作的途徑，尋找新的管理措施和辦法；留心積累資料，善于發現和吸收新知識、新觀念、新信息，積極開展人才培養模式、教學內容、課程體系及教學方法的教改研究和學術研究，培養創新精神與創造能力[2]。