現代企業檔案管理工作現狀及優化策略探討

魏志成

摘 要：檔案不僅是企業實際發展狀態的客觀真實反映，也是企業管理、經營、發展不可或缺的信息資源，因此，檔案管理工作是企業管理中一項重要的內容。面對自動化工作模式的更新與應用及信息化管理趨勢，傳統的檔案管理方法已經不適應于現代企業發展現狀，需要在原有管理基礎上進行調整和創新，有針對性地采取措施進行優化，從根本上來進一步提高企業檔案管理工作效率。

關鍵詞：企業檔案;檔案管理;優化策略

企業檔案管理現存不足

管理意識不足

就企業檔案管理現狀來看，大部分的企業并未意識到檔案管理的重要性，這就在根本上限制了檔案管理工作效率的提升。對于企業的運營發展來講，更多的是將重點放在獲取更多經濟效益上，企業的檔案管理體系并不完善，存在較多的漏洞和不足。再加上管理意識不足，檔案管理工作因不直接產生經濟效益而無法得到應有的重視，相關投入較少，無法為檔案管理提供足夠支持，使得管理工作效率低下。現代企業之間的競爭越來越激烈，企業想要保持自身競爭優勢，必須在提高業績的同時，重視內部檔案管理的重要性，擺正工作態度，對原有的粗放式管理模式進行調整和創新，形成統一完善的管理體系，為檔案管理工作的進一步優化提供保障[1]。

制度規范缺失

所有管理活動的開展均需要有一套完善的規章制度作為支持，為管理方案的制定以及管理措施的落實提供保障。現代企業檔案管理在執行中存在隨意性和盲目性強的問題，缺乏系統性，即便是投入一定人力資源與物力資源，也無法達到預期的高質量管理效果[2]。專業制度規范的缺失，成為限制企業檔案管理工作進一步優化的重要因素。目前我國針對檔案管理工作已經出臺了相關法規，用以指導企業檔案管理工作的開展。但是企業自身意識不足，專業管理制度缺失，直接限制了下一環節管理行為的落實，進而會影響企業檔案管理效果。

基礎設施落后

在計算機技術和信息化技術的支持下，現在大部分的企業均已經實現了不同程度的自動化辦公，對提高工作效率具有重要意義。在此背景下來進行檔案管理工作模式的創新，必定可以大幅度地提高管理效率，利用更少的人力資源來達到更加高質量的管理效果。但是就實際情況來看，多數的企業并沒有針對檔案管理工作制定優化方案，物力和財力方面的投入更是不足，導致老化設備無法及時更新或缺乏設備，完全無法滿足檔案管理信息化要求。

企業檔案管理優化策略

正確看待檔案管理工作

想要在大范圍內實現企業檔案管理工作模式的創新和優化，首先要做的就是轉變思想，正確看待檔案管理工作的重要性，并總結以往工作中存在的缺陷和不足，制定明確的優化目標，為整個管理工作的創新和優化提供可靠指導;其次，在企業內應從上到下地進行意識創新，在日常工作中要做好各項檔案信息的收集、整理和保存，為檔案管理工作的開展創造堅實基礎;再次，要落實責任制度，對不同部門以及人員的責任和義務進行明確劃分，積極配合企業檔案管理工作的開展與落實。最后，要制定和完善配套的檔案管理制度，在業務上提供技術指導，對人員的行為進行約束，將各類負面影響因素排除在外，構建一個科學可行的檔案管理體系。

加強信息化建設

企業長期的運營發展過程中產生的檔案資料會越來越多，如果仍然采用傳統的管理方法，不僅管理難度越來越大，且難以發揮其所具有的利用價值，更無法將其轉化為企業發展的資源優勢，因此必須重視檔案管理信息化建設的必要性，充分利用現代信息化手段，實施文檔一體化管理，并將紙質檔案數字化，建立檔案信息資源數據庫，通過網絡技術實現檔案信息線上傳輸，不僅在管理上對人力資源需求更少，管理保存更為便捷，同時也能夠提供更高效的服務。新時代背景下加強企業檔案管理信息化建設，是全方面發揮檔案資料社會價值和經濟價值的關鍵。

重視專業人才培養

企業檔案管理工作具有較強的專業性與系統性特點，需要由具備專業知識且經驗豐富的人員來負責，面對繁雜的檔案資料，能夠完全按照專業規范來將其歸檔管理，為后期打好基礎。現實情況是，檔案管理人員往往身兼數職，且專業能力不強，導致管理質量低下。在新形勢管理模式下，需要重視檔案工作者的專業化教育，進一步來提高其檔案意識和專業素養，使其具備在檔案管理工作中發現不足的能力，且根據實際條件來進行優化創新，為提高企業檔案管理工作效率的提供支持。企業檔案管理人員應重視自身的學習，在不斷積累工作經驗的同時，積極學習和掌握新的工作方法，及時更新自己的知識結構，尤其是要學習新型信息技術和管理手段，獲取成熟的檔案管理理念，應用到實際管理工作中，不斷提高自身能力，為企業檔案管理工作創建優秀的人才隊伍。

結語

企業檔案管理優化對推動企業自身的經濟發展具有重要意義，傳統的檔案管理模式存在較多的漏洞和缺陷，無法滿足現代企業發展要求。綜合實際條件來對管理模式進行創新，采取可行的優化策略，最大程度上來對檔案資料進行安全存儲和管理，為企業經營發展提供支持。

【參考文獻】

[1]王麗華.新時期企業檔案管理工作優化策略探討[J].城建檔案，2017（10）.

[2]楊亮.淺析企業檔案管理工作的優化[J].黑龍江檔案，2016（01）.