食品藥品監管檔案管理現狀及對策

◎ 張翠萍

（內蒙古自治區食品藥品監督管理局，內蒙古 呼和浩特 010010）

目前，添加在食物中的食品添加劑種類繁多，越來越多的食品安全問題被曝光，因食品藥品質量問題而導致的延誤病情、致死等情況時有發生，所以人們對于食品、藥品安全性的重視度也隨著自身安全意識的提升越來越高。因此，為了增強人民的生活幸福感，必須加強檔案管理，只有認真做好檔案管理工作，才能打好食品藥品安全的基礎。

1 食品藥品監管工作的重要性

作為生活必需品，食品、藥品在人們日常生活中扮演重要角色，其安全性對于使用者的身體健康和心理健康有直接的關系。但是，近幾年來，部分生產商過于重視金錢，在很多食品的生產加工過程中會添加一些食品添加劑，其作用是增強食品的美觀，延長食品的存儲時間或者增強食物的口感。如果人們長期食用這些食品，就極容易發生食物中毒，如果超出規定標準的幾倍、幾十倍甚至幾百倍，很有可能會導致食用者中毒甚至死亡。在這樣的大環境下，食品藥品監管部門應該更好地發揮自己的監管職能，盡力確保食品藥品安全，使廣大群眾能吃上放心的食品和使用上安全的藥品[1]。

檔案管理工作作為食品藥品監督管理的基礎工作，應該引起食品藥品監督局的重視。通過對食品藥品正常的日常監管及專項檢查，將檢查情況逐一記錄在案，建立全面的檔案，告知公眾企業的信用安全等級，讓公眾自行選擇使用哪家產品，從而實現食品藥品監管工作有效開展的目的，保證人們能夠買到綠色、安全的食品和藥品。

2 加強檔案管理以推動食品藥品監管工作有序開展

2.1 明確工作目標

明確工作目標，才能制定相應的工作計劃。根據制定的計劃和當前工作的實際狀況，建立食品藥品監管檔案室，逐步完善檔案管理系統，加強檔案管理工作。針對檔案升級整理過程中出現的問題，要及時總結和分析，建立問答庫，或者通過相應的專家小組來幫助解決工作中遇到的各種問題，提高檔案室工作的效率及質量。部分監管部門可以設立專門的監督小組，其主要職能是負責檔案監督管理工作，進一步加強對檔案工作的統一管理[2]。

2.2 規范檔案管理制度，增強工作人員的檔案意識

在檔案管理工作的各個環節，如監管工作方面相關檔案的收集、檔案歸類整理、檔案的鑒定、保密以及查閱、銷毀等工作，每一項工作內容都應該針對這項具體工作制定相對應的管理制度，對食品藥品監督局的檔案管理工作不斷進行規范和完善，從而保證檔案內容的完整性、及時性和準確性。相關部門制定好食品藥品監督檔案管理制度之后，要組織工作人員及時學習，增強檔案意識。盡量培養部門內每個工作人員養成良好的檔案收集、歸類整理、保管的習慣，從小事做起，真正落實部門的檔案管理制度。為確保檔案管理工作順利進行，更多需要工作人員的自覺和努力；另外，還可以定期邀請相關專家開展關于檔案管理重要性的講座，進而幫助工作人員養成好的檔案使用習慣，認識到檔案管理工作對于開展食品藥品監督管理工作的重要作用。為了進一步提高檔案管理工作的有效性，監管部門可以考慮在工作人員升職或者年末考核中加入這一項，從而提高工作人員對檔案管理工作的重視程度[3]。

2.3 提高檔案管理人員的素質

食品藥品監管檔案管理工作人員的素質和業務水平存在較大差異，針對這種情況，要著重提高檔案管理辦公室的軟實力，切實提高檔案管理人員的素質。①向社會公開招聘，引進專業對口的人才，壯大檔案管理隊伍。②創新人才培養方式，在單位內部挑選有發展潛力的人員進行深造，培養他們成為優秀的檔案管理人員。③加強對相關人員的培訓和教育，提升其業務水平，使其更好地為檔案管理服務。④時刻培養他們的檔案意識，使其真正認識到檔案管理對食品藥品監管工作的重要性，增強檔案管理人員的責任感[4]。

2.4 促進檔案管理工作環境升級

隨著社會經濟不斷發展，科技水平不斷提高，大部分檔案管理部門都采用了辦公軟件、計算機以及相關管理系統來協助檔案管理工作的開展，計算機的使用在很大程度上提高了工作效率，食品藥品監管檔案管理室也不應落后，要及時利用計算機及相關辦公軟件來幫助辦公，建立電子數據庫。計算機時代，工作人員需要對紙質檔案資料管理進行改革，加強對電子檔案的使用，以便于資料的保存、查閱[5]。根據實際情況，在現有條件下，對檔案室進行劃分，可以劃分為庫房、辦公區以及查閱區等多個職能區域，防止不相干的人隨意翻閱檔案，進而確保檔案資料的安全。從自然環境對檔案的影響來考慮，為了保證室內濕度不會導致檔案資料潮濕、發黃等，可以在室內放置溫度、濕度記錄裝置。因為檔案室紙質文件比較多，滅火器也是必需的，在管理經費足夠的條件下，也可以選擇安裝空調和除濕機等設備，通過改善檔案室的各項硬件設施，升級檔案管理的環境條件。在閱讀區，可以考慮安裝數碼照相機、掃描儀等設施，并且利用檔案查閱網絡管理系統，提高檔案資料的查閱效率。總之，要從硬件、軟件兩個方面同時入手，逐漸提升檔案管理的工作質量[6]。

3 結語

對食品藥品進行監督，是保障人民飲食用藥安全的一項重要舉措。為了能夠合理地解決食品藥品管理過程中出現的問題，相關部門應努力構建一個嚴格的執法體系，完善食品藥品相關法律法規，合理配置資源，確保飲食用藥安全，強化檔案管理人員的思想道德和專業素質，從多個方面入手，為保障公眾飲食用藥安全作貢獻。

[1]陳偉啟.藥品質量檔案的管理與利用[J].中國藥事，2015，16（2）：93-94.

[2]張海春，滑小民，王化芳，等.藥品質量檔案管理初探[J].青海檔案，2016（1）：31.

[3]張明蘇.藥品質量檔案的管理與利用[J].中國藥事，2015，16（2）：88-90.

[4]焦玉紅.藥品質量檔案信息化管理探析[J].藥學研究，2016，30（7）：424-425.

[5]郭星妤.事業單位檔案的信息化管理探析[J].黑龍江史志，2014（1）：92.

[6]陳麗英.探析廣電事業單位檔案管理的改進措施[J].城建檔案，2014（2）：59-60.