電子檔案在公園檔案管理中的價值探究

蔣景麗

摘 要：電子檔案是當(dāng)前信息時代的產(chǎn)物，其優(yōu)勢一目了然。公園檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極使用這種新型的檔案，將其應(yīng)用到工作之中，不僅能夠提高公園檔案管理工作的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，還能保證公園檔案信息的保密性，為我國和諧社會的構(gòu)建作出重要的貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：電子檔案；公園檔案管理；應(yīng)用

公園建設(shè)的發(fā)展給公園檔案管理帶來了較多的挑戰(zhàn)。在公園業(yè)務(wù)經(jīng)營中，公園檔案管理發(fā)揮著重要的作用，能夠有效反映出公園的經(jīng)營狀況和管理水平。電子檔案屬于一種新型的檔案，在公園檔案管理中發(fā)揮著重要作用。

1 公園檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1 公園檔案的載體具有多樣性

公園的檔案在保存時不只是局限于文字和圖表，還有錄音帶和圖像等。而伴隨著信息化技術(shù)的不斷更新和發(fā)展，公園檔案的保存形式和載體越來越多元化，尤其是影視資料，體現(xiàn)出了一種聲形并茂的完美狀態(tài)，并在很大程度上為公園檔案的管理工作提供了便利性。

1.2 公園檔案的來源具有廣泛性

公園的檔案并非只是公園本身，也來自于其他相關(guān)的各類不同資料?？梢哉f來源十分廣泛，這不但增加了公園檔案的收集和整理工作的難度，還給公園檔案管理工作的進(jìn)行帶來了一定的挑戰(zhàn)。

1.3 公園檔案的保存具有針對性

公園檔案本身具有很高的使用價值，這主要是由檔案的內(nèi)容決定的，其中很多公園檔案內(nèi)容一旦遭到嚴(yán)重破壞，就再也無法得到彌補(bǔ)，尤其是錄音和音響等，受到損壞之后就不能再復(fù)制了。所以說公園檔案的保存具有針對性，必須引起管理部門的高度重視。

2 建設(shè)公園檔案信息化中存在的各種問題

2.1 數(shù)字檔案結(jié)構(gòu)簡單且形式單一

目前，我國公園檔案資源大多都是使用紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案結(jié)構(gòu)簡單、形式單一，這是建設(shè)檔案信息化過程中所存在的一個關(guān)鍵問題，這個問題直接阻礙了信息化質(zhì)量和進(jìn)程。在建設(shè)公園檔案管理中，雖然配備一些信息化的專業(yè)人才，但是從總體上來講，在公園信息檔案建設(shè)中，并未結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況，導(dǎo)致檔案數(shù)字化很多方面的工作都無法進(jìn)行，即使開展了信息數(shù)字化工作，也無法保障工作是否能夠順利進(jìn)行。

2.2 缺少統(tǒng)一的規(guī)劃

從公園檔案整體上來講，信息化并未形成協(xié)調(diào)推進(jìn)和統(tǒng)一安排的局面，在建設(shè)信息化檔案中，并未考慮到信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，普遍存在著各取所需的情況；公園檔案信息化完善和建設(shè)中，也沒有制定出統(tǒng)一的使用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致使用數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式缺乏合理性和標(biāo)準(zhǔn)性；沒有建立起簡單快速的檢索系統(tǒng)，所以在管理公園信息檔案中出現(xiàn)雜亂無章的局面，也直接影響了傳輸檔案和接受檔案的效率。

2.3 信息檔案管理體系不夠健全

與發(fā)達(dá)國家相比較而言，我國在建設(shè)公園檔案信息化立法與規(guī)范中，與其他國家存在著很大的差距，尤其是立法工作具有滯后性和盲目性，如果將相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)直接應(yīng)用到公園檔案信息建設(shè)中，肯定會出現(xiàn)不適宜的情況，已經(jīng)制定好的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)體系之間很不協(xié)調(diào)。建設(shè)公園檔案信息化，不但可以推動公園管理的發(fā)展，而且也能促進(jìn)公園信息的公開和公示。但從我國各地區(qū)的公園檔案建設(shè)情況來講，并未形成開發(fā)和利用公園信息資源的形勢，缺少相應(yīng)的組織和方法。

2.4 公園檔案在管理方面缺少相應(yīng)的人才

公園檔案管理工作不僅具有針對性，還具有廣泛性。公園檔案管理不僅需要必要的硬件條件，還要配備專業(yè)管理人員。有些公園檔案具有一定機(jī)密性，因此管理人員除了要有較高的管理專業(yè)水平，還要有較強(qiáng)的責(zé)任意識。除此之外，我國目前高等院校也沒有關(guān)于公園檔案管理這方面的教育內(nèi)容，因此在公園檔案管理方面缺少相應(yīng)的管理人才。

2.5 公園檔案在管理方面缺少社會的支持

在公園文體活動中，人們的注意力一般都集中在娛樂設(shè)施上面，人們的日常文娛活動都需要使用這些設(shè)備。公園的檔案管理作為一個隱形項(xiàng)目，不被人們重視，得不到人們?nèi)罕娪行У闹С郑簿蜎]有足夠的資源和動力，因此當(dāng)前公園檔案在管理中存在滯后的現(xiàn)象。

3 電子檔案在公園檔案管理中的價值探究

3.1 電子檔案有利于公園檔案的保密性

公園檔案具有一定私密性，因此要做好保密工作，而電子檔案則能夠有效加強(qiáng)公園檔案的保密性管理。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，人們在尋找某一文檔的時候需要翻閱整個檔案的資料袋，并且在查閱的同時可能還需要旁人協(xié)助，這個過程難免會造成一些保密性文件的信息泄露。而電子文檔則不同，公園管理人員或者其他信息使用者如果要使用檔案信息，必須要進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)，而登陸這個系統(tǒng)需要輸入相關(guān)的用戶名和密碼，并且在信息查詢的過程中，不需要其他人進(jìn)行協(xié)助，這樣就有效保證了公園檔案信息的保密性。

3.2 電子檔案能夠有效提高公園檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，無論是在信息查詢還是在信息的錄入方面，都耗時耗力，尤其是在信息的錄入方面，很多信息錄入都要靠管理人員個人的理解。電子檔案在信息的統(tǒng)計(jì)、整理和分類方面有著統(tǒng)一和規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就能夠有效提高公園檔案信息的客觀性、準(zhǔn)確性和科學(xué)性。電子檔案則能夠有效改善工作效率低的狀況，公園檔案管理人員可以借助計(jì)算機(jī)上的檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，有效節(jié)約了人力物力，提高了檔案的管理效率。除此之外，錄入到檔案中的信息經(jīng)常面臨著修改的問題，隨著公園的發(fā)展，資源信息也發(fā)生著相關(guān)的變動，可能需要增添新信息，也可能需要對原信息進(jìn)行修改，以往的過程需要耗費(fèi)大量的人力物力，而電子文檔也不一樣，無論是修改原信息，還是在原信息基礎(chǔ)上增加新的信息，操作起來都是極其方便的，而且電子檔案還能在查缺補(bǔ)漏方面發(fā)揮有效作用。

3.3 電子檔案能夠有效提高公園檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量

電子檔案的應(yīng)用在提升公園檔案管理工作質(zhì)量方面有著重要意義。最近幾年，為了落實(shí)相關(guān)法律法規(guī)，并且提升當(dāng)前的企事業(yè)單位檔案管理水平，湖北省出臺了《湖北省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等級評審辦法》，其中就講到了相關(guān)企事業(yè)單位需要依據(jù)原本的考評方法所獲取的“AAA級”“AA級”“A級”，依次對應(yīng)最新考評方法的“省特級”“省一級”“省二級”，如果考評對象是建筑工程相關(guān)的單位，還需要關(guān)注相關(guān)檔案的可追溯性，所以說公園必須提升相應(yīng)的檔案管理工作質(zhì)量。對公園檔案進(jìn)行有效管理，可以方便后續(xù)階段相關(guān)人員對信息的查詢，因此，加強(qiáng)公園檔案的管理，實(shí)際上就是為了給信息使用者提供更好的服務(wù)質(zhì)量。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案能夠?qū)崿F(xiàn)資源信息的電子化。大量的信息被存儲在計(jì)算機(jī)介質(zhì)中，不僅能夠方便信息使用者進(jìn)行查詢，而且還能通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，實(shí)現(xiàn)資源信息的地域移動和共享，并且電子文檔能夠讓信息使用者能夠在海量信息中快速找到自己所需要的信息資源，有效提高了公園檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。通過這種形式，游客可以快速檢索公園歷史信息以及游覽線路。

4 結(jié)束語

公園檔案作為國家檔案的一個重要組成部分，不僅能夠反映公園工作人員各方面的工作情況，還能反映出公園的建設(shè)和經(jīng)營情況。當(dāng)前公園檔案管理中還存在缺少相應(yīng)人才、社會支持以及理論依據(jù)的問題，而電子檔案的應(yīng)用，能夠有效改善公園檔案管理現(xiàn)狀，提高公園檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量和工作效率，公園管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)利用，將其優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。

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