“互聯網+”時代下高職院校檔案資源建設與服務研究

陳揚芳+謝小軍

摘 要：在“互聯網+”時代背景下，檔案信息化成為高職院校檔案事業發展的重要方向。本文針對目前高職院校檔案資源信息化建設進程中存在的問題進行闡述，在此基礎上提出加強高職院校檔案資源信息化建設的措施，以期更好的發揮檔案資源價值，服務于各項事業的發展。

關鍵詞：“互聯網+”；高職院校檔案；資源建設；資源服務

高職院校檔案信息真實而又完整地記錄了學院發展歷程，蘊含了學院的辦學理念、文化內涵、發展戰略規劃等等，可以為學校的發展提供有效的憑證。同時高職院校檔案管理工作，它是一項涉及范圍廣、跨越時間長、落腳點細致、要求嚴謹的一項工作。2014年12月23日在全國檔案局（館）長會議上，國家檔案局局長楊冬權指出，要“給傳統檔案工作插上網絡這一現代翅膀”[1]。隨著“互聯網+”時代的到來，信息公開共享更受關注，毫無疑問給高職院校檔案管理工作帶來新的變革和生機。如何在這一時代背景下，更好地開發高職院校檔案信息資源價值，更好地服務于高職院校發展是當前每一名高校檔案工作者思考的問題。

1 高職院校檔案資源建設與服務研究意義

（一）有利于高職院校各項工作的開展和提升

檔案管理是每個高職院校管理工作不可缺少的組成部分，高職院校檔案是學校歷史發展的憑證，是教學評估工作的基礎和依據，將有助于校領導作出科學的決策，服務于高職院校的各項改革，同時是學校宣傳教育的生動素材，是促進自身不斷發展的重要資源。

（二）有利于高職院校檔案管理工作的發展

高職院校檔案服務工作是建立在夯實的檔案基礎之上，如果檔案的基礎工作沒有做好，檔案的服務工作就無從談起。隨著“互聯網+”時代到來，對檔案資源建設和服務帶來了新的機遇，推進了檔案管理工作的發展。一方面，它促使高校檔案工作者改變傳統觀念和工作模式，在做好基礎檔案工作的同時，在互聯網的支持下實現檔案數據管理升級轉型[2]。另一方面，為檔案管理工作提供技術支持，促使各高校合理高效搭建數據平臺，進行信息系統的建設，暢通檔案利用渠道，實現檔案信息資源共享，更好的服務于學校和社會的發展。

2 高職院校檔案資源建設與服務工作中存在的問題

（一）信息化建設滯后

在“互聯網+”時代下，隨著信息化、自動化、智能化程度不斷加深，要求檔案數據管理工作在質量、效率、作用等方面都有所改善，在優化數據管理的同時，增加數據信息的應用價值。然而，要做到這點必須有現代化的設施和技術進行支持，但是就目前的情況看來，高職院校在檔案管理及信息化建設方面投入較少，導致技術設備落后，很多學校信息化程度較低，這直接影響檔案數字化、管理智能化、資源共享化，使得檔案資源難以得到進一步開發利用。

（二）規范與標準欠缺科學

由于高職院校信息化建設涉及的標準、體系相對較為繁雜，再加上信息技術發展迅速，其始終處于動態發展的進程中，因此導致各高職院校在橫向管理上對各種通行技術標準的兼容性難以科學統一，而在縱向上，信息技術的發展留下的空間可能又存在難以兼容以往的標準規范[3]。正是這種現實情況，大部分高校“各自為政”，缺乏科學的統一的規范和標準，因此使得檔案管理人員在工作中執行起來，遇到現實的困難。

（三）人才應用不足

目前，高職院校普遍存在缺乏檔案管理專業人員，部分工作人員存在臨時被安置在該崗位上，缺乏一定的專業素養和技能。而另一方面，隨著檔案資源重要性日益凸顯，檔案專業的發展，一批具備專業知識背景的人員走上工作崗位，他們具備相應的專業背景，但是在實際應用過程中，能夠掌握現代化互聯網技術的檔案數據管理人員卻少之又少，難以對互聯網中的優勢資源進行應用。

3 高職院校檔案資源建設與服務的對策與建議

（一）加強高職院校檔案資源信息化建設

在互聯網技術普及的今天，高職院校檔案得以開發利用，服務社會，實現檔案資源信息化是關鍵。首先，需要使檔案資源由紙質載體轉變為電子載體，那么高職院校盡可能地要把紙質文件和電子文件同時歸檔，將不是電子文本的文件掃描成電子文件，并做好保存備份，并將電子目錄整理打印，當查詢檔案時，可以利用電子文件目錄進行簡單快捷查詢。其次，加強學院網絡建設。檔案資源建設服務不是一項簡單的工作，是一項非常繁瑣、復雜的的工程，充分利用網絡平臺實現檔案信息的形成、傳遞、保存、利用，網絡環境是高職院校管理工作的信息傳遞渠道與空間定位平臺[4]。因此高職院校應從檔案管理和檔案服務需求角度出發，大力堅強網絡平臺建設，完善基礎設施，深入擴大網絡應用，強化網絡環境，為檔案資源建設服務提供信息環境保障。再次，搭建學院檔案信息共享平臺。建立設置電子文件集中地，將電子文件上傳到系統后臺，由系統管理員分配各學院用戶名和密碼，檔案管理員定期對電子文件進行鑒定、歸類、上傳。另外設置平臺使用權限，需要查詢檔案者可以通過在線申請待管理員審核后，方可查詢，這樣在一定程度上保護了檔案的安全，也可以較好的提升檔案利用率，發揮檔案資源價值。

（二）建立健全檔案管理體制標準

高職院校檔案資源建設和有效利用離不開統一規范的檔案管理工作體系。首先，應在學校內部建立統一的歸檔目錄標準，能夠針對復雜的信息源進行有效的規范，符合學校實際情況進行檔案的歸檔整理，并且便于檢索利用。其次，建立健全檔案管理規章制度，完善檔案查詢、鑒定、借閱等相關制度，同時綜合參考其他高校現實需求以及“互聯網+”時代檔案管理發展趨勢，在橫向和縱向上制定兼容性較高的制度標準。

（三）注重培養檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員隊伍的綜合素質直接決定高校檔案工作的好壞，根據目前高校檔案管理隊伍情況來看，要加強管理人員的培訓教育。首先，學校應該高度重視檔案管理人員綜合素質的培養，制定繼續教育、業務考核等相關工作機制，比如委培學習、知識講座等形式，開展教育事業知識、檔案管理知識以及計算機知識方面的教育，進一步提升檔案管理隊伍的綜合素質[5]。其次，制定科學合理的晉升機制，充分調動檔案工作人員的積極性，吸引很多綜合素質過硬、信息技術專業能力強的專業人才加入，充實檔案管理隊伍。

參考文獻

[1]陳媛華.高校人事檔案管理信息化建設的價值、困境及其對策[J].人力資源管理，2015（5）：269-270

[2]劉玉蘭，韓海濤，騰水蓮.大數據時代檔案工作面臨的挑戰與機遇[J].蘭臺世界，2015，4（12）：17-18

[3]石新城.輪“互聯網+”時代高校檔案信息資源的開發利用[J].工作指導.2016（6）：182

[4]吳君君.信息公開背景下高職院校檔案服務的研究[D].福建師范大學，2012：37-38

[5]鄭奇茹，互聯網時代高校檔案數據管理面臨的機遇與挑戰[J].城建檔案，2016 （7）：70-71

作者簡介

陳揚芳（1990-），女，漢族，湖南湘潭人，湖南理工職業技術學院圖書館科員。

謝小軍（1797-），女，漢族，湖南益陽人，湖南理工職業技術學院圖書館科員。endprint