新時期事業單位檔案管理工作現狀與發展前景

摘 要：社會局勢的變化表示著國內多項事業正處在積極發展的階段，而檔案管理就是其中的重點項目。只是現在事業單位檔案管理的環境沒有達到預期的想象效果，實際還有很多尚未處理好的問題存在，在現實操作里面它們會不斷抑制公司成長[1]。這篇論文就是結合了新時代環境下的事業單位檔案管理情況和成長愿景所涉及的問題采取詳細的研究，并在上述問題中實行。

關鍵詞：新時期；事業單位；檔案管理；工作現狀；發展前景

現在的社會中，國內公司大部分處于革新階段，并且在公司轉變體系、架構、組成與形式的時候，都會出現大規模的員工協調，這時沒有相關事業單位資料是不能確保高效、穩定的完成協調工作的。所以，必須要加強事業單位檔案管理的完善，促進檔案管理員工自身的素質與責任感的養成，融入當下先進的管理實力，讓國內的事業單位創造與成長可以得到深層次優化。

1 事業單位檔案管理的價值所在

這里說到的事業單位檔案其實就是整合企業員工多方面資料的數據儲存室，它促進了國內人力資源管制事務的穩定發展。完善事業單位檔案的相關事宜，不但能優化事業單位檔案資料所涉及的相關工作，還能給未來階段的成長給予大力的支持。我們也可以這樣去理解，事業單位檔案的出現所起到的作用，主要是推動了人力資源工作的完成度，并加大了國內部分公司的主要競爭實力。

2 事業單位檔案管理工作現狀

2.1 缺乏充足的事業單位檔案管理技術人員

第一，因為員工的不固定性和架構部門重新組建的多重因素，就很容易導致事業單位檔案管理技術員工的工作出現變化。并且新出任工作的人員都是沒有接受高級檔案理論學習的，只知道把對應文件放入檔案架，沒有基礎的檔案工作的認知，更別說對于檔案學、管理學和檔案的一系列過程的相關檔案概念的熟知了，關于檔案資料的一系列流程認知甚少，使得檔案管理達不到期望的水準[2]。那部分管理工作者，差不多都沒有了解過檔案管理的完整計劃，導致該單位檔案管理的成長發展。第二，因為檔案管理的信息科技的革新，所屬工作者應該具備當下流行的管理技能，主要是電腦使用和軟件使用，這也是升級為高級檔案管理者的必經之路，為后續的高效檔案管理提供了技術支持。

2.2 缺少優質的事業單位檔案管理體系

根據現如今的相關數據分析，很多單位缺乏專業的檔案管理團隊，也沒有在規定時間內進行相關工作的檢驗與管制，也包括檔案資料的審核與修改內容。并且，很少有單位會建立完善的事業單位檔案管理體系，內容主要包括檔案的整合、分類放置、檢查更替的這幾部分給予名門限定，會有些許單位建立了體系但是最終都沒有將其落實，檔案管理不清不楚，沒有詳細裝訂，也無法直接反映出一個人的完整信息。

2.3 缺少事業單位檔案的相關嚴密保護觀念

現在是信息科技高度發展的新時代，很多管理檔案的軟件都普遍走向完善與科技化，但是出現了很多管理者太過于依靠電腦科技的現象，而完全不使用傳統檔案材料的方法，缺乏對于檔案資料的嚴密保護觀念。還要說到的就是，倘若該檔案是非常嚴密或者重要的，那么就應該使用傳統檔案材料再進行備份，如果電腦上的檔案信息因為某些因素永久性丟失，還可以找回[3]。并且，雖然現代互聯網發展迅速，但是檔案管理人員還是需要有嚴密保護的觀念，才能抑制重要檔案在電腦上被盜竊的現象出現。

3 新背景下事業單位檔案管理工作的發展前景

3.1 信息技術的應用

隨著科技的進步，信息技術的應用也滲入到檔案管理中，人們已經不再像以前一樣翻閱檔案，而是利用電腦登來實現對檔案的查閱。所以，作為管理檔案的工作人員必須有一個技能要求，那就是熟練掌握信息技術，在保留紙質檔案的同時，也將檔案信息錄入電腦中，這樣就體現了多元化。

3.2 檔案信息電子化

信息技術很大程度上方便了人們的生活和工作，提高了人們的工作效率，解放了一定的勞動力，并且節約了成本，工作人員只需要有一臺電腦即可完成工作，只要將文字，圖片等錄入到計算機中就可以了。

3.3 檔案文件一體化

一般文件都需要進行四個步驟，第一是制作，第二是對其的使用，第三是對其進行短暫性的保存，最后就是永遠的保存。發達國家對檔案的管理有一個值得借鑒的地方就是他們會將文件和檔案進行整合，這樣就可以節省很多的精力財力和人力。事業單位也不需要再增加相關的部門。

3.4 對檔案的查閱和使用范圍的增大

隨著現代技術的不斷發展，新的技術手段也在不斷增加，這也體現在對檔案的閱讀和使用上，人們可以以更多的方式對檔案進行了解和使用，而且會有更多的人可以接觸到檔案并且使用檔案的信息內容。

4 促進檔案管理工作提高效率的措施

根據上述的論述，特提出以下建議：

4.1 創建檔案網絡體系

將事業單位的檔案及時輸入系統，并且根據情況及時更正信息，使檔案呈現出一定的體系。并且還有隨時將競爭對手的信息進行了解，也將其錄入系統，這樣可以讓事業單位及時地調整競爭戰略。事業單位要想在市場中得到長遠的發展，最首要的就是要掌握大量的信息，無論是單位內部，還是外部，要建立一整套的數據庫。有了數據庫，事業單位才能把市場的動態都掌握，才能為事業單位的發展提供決策依據。

4.2 有效配置資源

有效配置資源的方法就是實現檔案的分級管理，這樣就使得檔案的管理趨于結構化，一旦要查閱使用信息，就會顯得十分方便，提高了效率[4]。并且要讓檔案的整體結構更為簡單，不能太繁瑣，這樣也能方便檢索。

4.3 增加服務內容

現在對檔案的管理呈現出很多新模式，并且在這過程中，檔案的現代化管理也實現了創新。舉個例子，現在網絡社會十分發達，網絡讓世界連成一體，足不出戶就可以掌握世界動態，所以事業單位可以利用網絡的優勢掌握世界最新發生的事件，并把這些事件通過分析后列入檔案，這樣日后若事業單位出現類似情況就可以借鑒經驗，事業單位也可以因此得到發展。與此同時，還可以創建事業單位的相關網站，網站的設計不能一味地模仿，要融入本事業單位的特色，可以定期將檔案管理工作信息放置在網站上，以供查閱，這樣還可以提高社會群眾對檔案管理的關注，有利于檔案管理工作的進行。

5 小結

事業單位檔案管理的主要特征便是全面性、現代性與技術性的，不管是在任何一個單位里面，領導與高層都需要加強對其的認知，這種做法可以提升事業單位檔案管理后期的穩定發展與給單位帶來的價值。并且，對相關的管理部門給予充分的人員、物品與金錢的幫助，促進事業單位檔案管理的專業提升，促進后期工作的穩定完成。現在社會中人事革新體系持續變化，不管是內部、互相還是之外的員工都出現了不停的離職，因此就要加強對于事業單位檔案管理事宜的重視度。并且，要明白怎么樣才可以將單位關注人員的主要信息進行存檔與使用，是每一個檔案管理者需要考慮的。其實我們應該不斷創新，有一顆探索與開拓的真心，并運用到實際操作中，相信未來的事業單位檔案管理肯定會越做越好。

參考文獻

[1]劉智勇；張學文；；對我國現行檔案行政管理體制的反思與完善[J]；檔案學通訊；2008年03期

[2]鐘素英；；淺析企業檔案管理信息化[J]；蘭臺世界；2012年S1期

[3]司臻；；現代企業檔案管理的信息化建設與發展[J]；中國管理信息化；2012年09期

[4]張學利；；事業單位檔案管理存在的問題[J]；才智；2013年09期

作者簡介

冉桂仙（1975-），女，土家族，重慶市酉陽人，大學專科，檔案館員，重慶市酉陽自治縣統籌城鄉戶籍制度改革辦公室，研究方向：檔案管理。endprint